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製品別プライバシーポリシーはこちら

個人情報の取扱いに関する会社方針

株式会社オプティム（以下、「当社」といいます。）では、お客さま・お取引先さまより取得する、個人を特定できる情報（以下、「個人情報」といいます。）の重要性を認識し、個人情報保護法に基づき適法かつ慎重に取り扱うと共に、より良い製品及びサービスを提供させていただくため、個人情報へのアクセス及び取扱いについて、以下のように取組み、責任を持って個人情報を保護いたします。

  1. 1. （法令等の遵守）

    当社は、個人情報保護法その他関係する法令等を遵守いたします。

  2. 2. （社内体制）

    当社は、個人情報の取扱い及びシステムに関して、社内規程及び必要な場合には業務毎に必要なルールを策定するとともに、管理者を置く等組織を整備し、個人情報保護を遵守する体制を構築いたします。

  3. 3. （個人情報の取得）

    当社が、個人情報を取得する場合には、利用目的を通知又は公表し、利用目的達成に必要な範囲で適正な手段によって取得いたします。

  4. 4. （個人情報の利用）

    当社は、取得した個人情報を、利用目的の範囲で利用させていただきますと共に、お客様の同意なくその目的の範囲を超えた利用はいたしません。

  5. 5. （正確性の確保）

    当社は、個人情報を正確・最新の状態に保つよう、適切な措置を講じます。

  6. 6. （安全管理措置）

    当社は、個人情報を厳重に管理し、不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩等に対する予防措置及び安全対策を講じます。

  7. 7. （社内教育）

    当社は、従業員に対する個人情報保護についての教育訓練を行い、その内容を社内に周知徹底させます。

  8. 8. （第三者提供）

    当社は、以下の場合を除き、当社が取得した個人データを第三者に提供いたしません。

    1. あらかじめご本人の同意を得ている場合
    2. 法令に基づく場合
    3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    5. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

  9. 9. （個人情報の開示・訂正等）

    当社の保有個人データに関する開示・訂正・利用停止・消去（以下「開示等」といいます。）をご希望される場合には、当社の別途定める方法に基づき、合理的かつ必要な範囲内において速やかに対応させていただきます。
    詳しくはこちらをご覧ください。

  10. 10. （社内体制の継続的見直し）

    当社は、個人情報の取り扱いに関する社内規程及びそれを実行するための組織体制について、有効かつ適正な運用が持続的になされるよう継続的な見直し、改善を図ってまいります。

  11. 11. （本方針の改定）

    当社は、法令等の変更その他の理由により、本方針を改定することがあります。その場合は当社Webサイト等での表示その他の適切な方法により周知、またはお客さま・お取引先さまに通知いたします。

  12. 12. （当社の名称・住所・代表者の氏名）

    株式会社オプティム
    〒840-8502 佐賀県佐賀市本庄町１ オプティム・ヘッドクォータービル
    代表取締役社長　菅谷 俊二

  13. 付則

    本会社方針は、2008年1月1日に改定しました。
    本会社方針は、2012年9月14日に改定しました。
    本会社方針は、2014年7月11日に改定しました。
    本会社方針は、2016年2月10日に改定しました。
    本会社方針は、2019年4月1日に改定しました。
    本会社方針は、2023年4月1日に改定しました。

開示等の求めに応じる手続きに関する規定

  1. 1. 開示手続き

    株式会社オプティム（以下「当社」といいます）は､保有個人データに関する開示・訂正・利用停止・消去（以下「開示等」といいます。）の請求があったときは､当社の内部規定に基づき、以下の手続に従い遅滞なく対応します｡

    1. 所定の開示等請求書及び下記指定に基づき１つまたは本人確認書類（代理人によるご請求の場合は代理権限を確認する書類）を所定の方法（以下のメールアドレス宛の提出又は別途当社が指定する方法）にてご提出いただきます。
      • １つの本人確認書類で足りるもの（公的書類かつ顔写真付きのもの）
        運転免許証、運転経歴証明書（平成24年4月1日以降交付のもの） 、パスポート、在留カード、特別永住者証明書、マイナンバーカード（個人番号の記載された面は送付しないようご注意ください）など
      • ２つの本人確認書類が必要となるもの（公的書類で顔写真付きではないもの及び公的書類ではないもの）
        健康保険被保険者証など各種社会保険証、国民年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書、母子健康手帳（母および子に限る）、学生証など
      原則として本人からの申請をお願いしています。代理人による開示の場合の必要書類については、請求時に個別にご案内します。
    2. 当社は上記をもとにご本人様を確認のうえ、当社所定の算定方法に基づく手数料が発生する場合、手数料1000円の振込先をご連絡いたします。ただし、特別な開示・通知手段を求められるなど、追加の費用が必要となる場合には、その費用を勘案した手数料を追加して頂戴する場合があります。手数料の要否・金額は申込後にご連絡いたします。
    3. 前号で手数料が必要となる場合、手数料のお支払いを確認後、開示手続きに対応いたします。
    4. 開示方法は原則として電子データでの開示とし、ご依頼がありましたメールアドレスにデータまたはデータの取得に必要なリンク等をお送りいたします。紙媒体での開示となる場合、所定の送付等の費用が必要となります。
    5. 当社は、上記の規定に基づき本人確認を行った個人情報の開示により生じた結果については、本人の意思であるか否かにかかわらず、開示行為及びこれにより生じた結果について何ら責任を負いません。

  2. 2. 本手続きで取得した個人情報の利用目的

    開示等の請求にともない取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は開示等の請求に対する回答が終了した後、1年間保存し、その後廃棄させていただきます。

  3. 3. 個人データ等の非開示事由について

    次に定める場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申しあげます。

    1. 開示等請求書の記載事項と本人確認書類の記載事項が一致しないときなど、本人が確認できない場合
    2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    3. 所定の申請書類に不備があった場合
    4. 手数料をお支払いいただいていない場合
    5. 開示請求時点において、開示請求がなされた個人情報・個人データを当社が保有していない場合（過去に保有していたが、保管期間を経過して削除された場合や、既に匿名加工情報、仮名加工情報に変換され、個人データを当社が保有していない場合を含みます）
    6. 開示等の請求の対象が個人情報保護法上の「保有個人データ」に該当しない場合
    7. 開示をすることにより、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、違法な行為を助長、誘発するおそれがある場合、その他法令及び規則に基づき開示請求を認めない事由が存在する場合
    8. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    9. 他の法令等に違反することとなる場合

  4. 4. 開示担当窓口

    上記お手続きの詳細については以下までご連絡ください。

    株式会社オプティム　個人情報取扱担当
    [email protected]
    郵送での手続が必要となる場合の送付先
    〒105-0022 東京都港区海岸1丁目2番20号 汐留ビルディング18F
    OPTiM TOKYO（東京本社）　個人情報取扱担当

コーポレートサイトにおけるプライバシーポリシー

  1. 1. （本サイトで収集する情報）

    本サイトでは、以下の情報を収集いたします。

    1. Cookie
    2. 利用者のIPアドレス

  2. 2. （利用目的）

    当社は、1.の情報を以下の目的で利用します。

    1. 本サイトの利用状況の把握のため

  3. 3. （Cookieについて）

    Cookieとは、ウェブサイトのサーバーからお客様のブラウザに対して送信される情報です。本サイトでは上記利用目的のためCookieを用いていますが、これにより特定の個人を識別するものではございません。

  4. 4. （Google アナリティクス™の利用について）

    本サイトではGoogle アナリティクス™を使用しています。
    詳しくは下記のページをご覧ください。
    Google のサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報の Google による使用：https://www.google.com/intl/ja/policies/privacy/partners/

  5. 5. （User Insightの利用について）

    本サイトではUser Insightを利用しています。
    詳しくは下記のページをご覧ください。
    アクセス解析ツールのデータ収集方針：https://info.userlocal.jp/data_policy/

  6. 6. （本ポリシーの改定）

    当社は、利用しているツール、法令等の変更その他の理由により、本ポリシーを改定することがあります。その場合はウェブサイト等での表示その他の適切な方法により周知いたします。

以上

採用活動における採用情報の取り扱いに関する方針

株式会社オプティム（以下「当社」といいます）では、当社の採用活動（正社員、契約社員、アルバイト、インターンシップ等の選考、及びこれらに付随するイベントや面談等を含むものとし、以下、総称して「採用活動」といいます）における応募者及び参加者（以下、総称して「応募者」といいます）から取得する情報（個人情報を含むものとし、以下「採用情報」といいます）に関し、本方針に基づき取り扱うものとします。

  1. 1. 取得する採用情報

    当社は、採用活動において、応募者から以下に記載する採用情報を取得いたします。なお、応募者からの採用情報の提供手段は、応募フォーム、履歴書・職務経歴書等を含む応募・選考に関するすべての手段を対象といたします。

    1. 応募者の情報（氏名、年齢、住所、性別、生年月日、写真、電話番号、メールアドレス、応募者が必要と判断して自ら提供する応募者の情報等）
    2. 応募者の経歴に関する情報（学歴、職務経歴、保有する資格等の情報、職務に関する詳細な説明、その他履歴書、職務経歴書、エントリーフォーム、アンケート等形式を問わず、採用活動への応募又は参加のために応募者が当社に提供した書類等に含まれる一切の情報等）
    3. 応募者の就業に関する希望等に関する情報（現在の年収及び希望年収、就業場所の希望、希望職種等）
    4. 面接、通信、電話等、当社と応募者との間で行われるコミュニケーションから発生した情報（音声、動画、及びそれらを生成AIにより文字起こし・解析・要約したテキストデータ、その他の生成物を含みますが、これに限られないものとします）
    5. 採用選考のための情報（バックグラウンドチェック、リファレンスチェック、確認手続きにより当社が取得する情報等）
    6. 採用活動への応募・参加履歴の情報
    7. その他(1)から(6)に付随する情報

  2. 2. 採用情報の利用目的

    当社は、応募者から取得した採用情報を、以下に記載する目的に必要な範囲において利用いたします。

    1. 応募者の特定のため
    2. 応募者に対する当社及び子会社・関連会社の採用情報の提供のため
      1. 当社の会社説明会やご案内、並びに申込受付
      2. インターンシップやキャリアセミナー等、当社が主催するイベント（オンライン含む）のご案内、並びに申込受付
      3. 当社及び子会社・関連会社の企業情報や社員が掲載されている記事等のご案内
      4. 当社及び子会社・関連会社の採用募集要項のご案内のため
      5. 採用選考申込受付のため
    3. 応募者の選考、適格性の評価のため
    4. 採用活動における分析、データ集計、面接内容等の文字起こし・解析・要約のため
    5. 選考結果の通知、採用内定通知を行うため
    6. 応募者が採用された場合の入社までの間のご案内及び入社手続きのため
    7. 当社の採用計画の策定その他の採用活動の分析・検討のため
    8. 採用活動における応募者の参考情報として、当社のイベント・製品等についての情報を提供するため
    9. 採用後における雇用管理に関する記録として利用するため
    10. その他(1)から(9)に付随・関連して行われる業務に用いるため

  3. 3. 第三者へ送信する採用情報及び目的

    当社は、応募者から取得した採用情報を、以下に記載する第三者に送信いたします。

    1. 送信先―１

      【送信先名称】
      Google LLC

      【送信する採用情報】

      1. 応募者の情報
      2. 応募者の経歴に関する情報
      3. 面接、通信、電話等、当社と応募者との間で行われるコミュニケーションから発生した情報
      4. 採用選考のための情報

      【送信する目的】

      1. 採用活動における分析、データ集計、面接内容等の文字起こし・解析・要約のため

      【送信先に関する情報】

      1. 送信先が所在する外国の名称
        アメリカ合衆国
      2. 上記外国における個人情報の保護に関する制度
        https://www.ppc.go.jp/files/pdf/california_report.pdf
      3. Google LLCが講ずる個人情報の保護のための措置
        https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms

  4. 4. 安全管理措置の実施

    当社は、採用情報の漏洩、滅失、毀損等の防止のために、法令、ガイドライン、社内規程に従い適切な安全管理策を実施いたします。又、役員・従業員（派遣社員等含む）に対しても採用情報の適切な取扱い等についての教育を行い、その保護に万全を期するよう努めるなど、厳重に管理いたします。

  5. 5. 利用者情報の委託先等への提供

    当社は、「2. 採用情報の利用目的」の範囲において、採用情報の取扱いの全部又は一部を業務委託先に委託する場合があります。委託に際しては、当社の定める基準に従い、委託先を適切に管理いたします。

  6. 6. 生成AIの利用

    1. 当社は、採用選考の効率化及び客観性の向上のため、「2. 採用情報の利用目的」の範囲において、生成AIを以下の内容にて利用いたします。
      1. 面接内容の記録とサマリの作成
      2. 採用情報を解析することによる、採用活動の客観的な評価指標の策定、選考精度の向上、および選考プロセスの迅速化
    2. 当社は、生成AIの利用にあたっては以下の運用を徹底いたします。
      1. 最終判断の主体
        生成AIによる分析や要約はあくまで選考の補助として利用し、採用選考の合否の最終決定は必ず当社の採用担当者が行います。当社の採用活動において生成AIのみによって自動的に不採用が決定されることはありません。
      2. データの非学習
        当社が利用する生成AIについては、適切なアクセス制御を行っており、かつ採用情報が生成AIの再学習に利用されない法人向けプラン又はAPI環境を利用するものとし、採用情報の機密を保持します。
      3. 公平性
        生成AIの出力結果や、それを用いた当社の採用決定が差別的または不当な影響を引き起こさないよう、バイアスを認識しその解消に努めます。

  7. 7. 採用情報の第三者提供

    当社は、取得した採用情報を、本方針で定める場合及び以下に記載する場合を除き、第三者へ提供いたしません。

    1. 本人から同意を得た場合
    2. 法令に基づく場合
    3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、応募者の同意を得ることが困難な場合
    4. 公衆の衛生の向上のために特に必要がある場合であって、応募者の同意を得ることが困難な場合
    5. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、応募者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

  8. 8. 採用情報の開示・訂正

    当社は、応募者より応募者本人の情報の開示・訂正・削除依頼があった場合、法令及び当社の定める保管期間に従って遅滞なく対応いたします。但し、次のいずれかに該当する場合には、開示等の対象となりません。

    1. 当社における採用選考に関する情報
    2. 採用の合否の結果等に関わる当社の評価情報

  9. 9. お問い合わせ窓口

    諸手続き等のお問い合わせ窓口は、以下に提示した「採用情報の取り扱いに関する担当窓口」といたします。お問い合わせいただいた際に、採用情報の所有者ご本人であることを確認させていただきます。

    【採用情報保護管理者】
    株式会社オプティム 人事部部長

    【採用情報の取り扱いに関する担当窓口】
    東京都港区海岸1-2-20 汐留ビルディング18階
    株式会社オプティム 人事部 採用担当
    [email protected]

  10. 附則

    本方針は2026年4月1日に改定いたしました。

以上