「請求書や納品書、契約書など重要な書類はPDFで送られてくる…毎月の処理負担を減らすためにAI-OCRってどうなのだろう？」

「OCR処理の精度が低くてPDFがデータ化できない…最近よく目にするAI-OCRなら解決できるのかな？」

PDF化された書類は、そのままでは必要な情報だけを抽出したり、他システムでデータとして活用したりすることが難しいです。

処理にどうしても時間がかかってしまうため、解決手段として「AI-OCR処理」が気になっているかと思います。

PDFをAI-OCR処理すると、テキストデータに変換できるだけでなく利活用しやすい状態を整えられます。

高い精度で手書き文字や異なるフォーマットの文字を認識できるのはもちろん、その先にあるPDFのデータを活用するという点まで含めて業務環境を整えやすくなります。

実際にPDFをAI-OCR処理したことで、業務効率化を実現した事例もあるのです。

今、PDFの扱いにくさを感じているのなら、AI-OCR処理の強みを把握して自社の課題を改善できそうか判断してみてください。

そこで、本記事では、PDFをAI-OCR処理する強みや実現できること、導入時のコツなどをまとめて解説します。

最後まで読めば、PDFをAI-OCR処理するべきか判断できて、今の業務課題を改善する糸口が見つかります。

PDF化した文書はどんどん増えていくので、一度処理して利活用できる環境を整えることが非常に重要です。今の課題をそのままにしないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

1.PDFをAI-OCR処理するとデータを利活用しやすくなる

冒頭でも触れたように、PDFをAI-OCR処理すると、ただテキストデータに変換するのではなく活用しやすい状態に整えられます。

従来のOCRは、扱いにくいPDFをデータ変換することが大きな目的でした。AI-OCRではそこから一歩進み、データを業務活用して業務効率化、業務改善が目指せるようになります。

このようなことが実現できる背景には、下記の2つの理由があります。

PDFや従来のOCR処理と比較しながら、どのような点が異なるのか把握してみましょう。

1-1.理由1：PDFを認識する精度が高く修正の負担を軽減できる

AI-OCRは、PDFを認識する精度が高いという強みがあります。これは、深層学習（ディープラーニング：情報処理の方法を機械に学習させる手法）により文字の特徴やパターン、規則性を学習して「この文字は何か」を予測しながらデータ変換をしているためです。

例えば、PDFに記載された「0（ゼロ）」と「O（オー）」の違いを判断するとしましょう。

従来のOCRは基本的に登録されている標準的な文字の形とPDFの文字の形を照らし合わせて、どの文字かを判断していました。

そのため、文字の輪郭のつぶれやかすれなどがあると判断がつきにくく、0（ゼロ）とO（オー）を誤認してしまうケースがありました。

一方、AI-OCRは文脈や前後の文字、把握しているパターンなどから、確率が高いものを判断して提示できます。

例えば、「電話番号欄ならOより0の可能性が高い」「bookという単語であれば「o」の可能性が高い」など、文字単体ではなく他の情報を含めて判断できるのです。

なかにはデータベースマッチング機能を搭載している製品もあり、専門性の高い用語であってもデータベースと照らし合わせて判断するなども可能です。

従来のOCRとAI-OCRの精度を比較すると、下記のように大きな差があります。

※1 製品によって精度は異なります。また書類の解像度やフォーマットによっても変動します。

このように、AI-OCRは従来のOCRとは文字を認識する仕組みが異なるので、より高い精度でデータ変換できるようになっているのです。

PDFをAI-OCR処理するときにもこの精度の高さを有効活用できるため、データ変換時の修正負担を軽減できます。

データの利活用においては、正確なデータを活用することが基本です。PDFのAI-OCR処理ではこの基本を押さえやすくなり、PDF内のデータを使うハードルを下げられます。

1-2.理由2：PDF内のデータを利活用しやすい状態に整える

AI-OCRは、PDF内の情報を利活用しやすい体制を整えられる点も大きな強みです。PDFを扱うときには、下記のような課題を抱えることが多いです。

請求書や納品書をPDFとして保管しておくと確かに正しい情報は確認できるものの、必要な情報を他のシステムに連携する、必要な情報だけを抜き取るなどのことが難しいです。

そのため、PDFの内容を確認しながら、他のシステムに同じ内容を打ち込むなどの作業が発生していました。

また、この辺りは従来のOCRでも一部対応はできたものの、異なるレイアウトへの対応や必要情報の抽出、他システムとの柔軟な連携には課題が残っていました。

AI-OCRでは下記のように必要なデータを整えて、他のシステムやツールと連携しながら業務活用していく工夫ができます。

※あくまでも一例です。システムやツールによりできることが異なります

例えば、AI-OCRでデータ変換したものを文書管理システムで管理すると、指定した情報だけを抽出する、必要な情報を検索するなど業務で活用しやすくなります。

また、定型業務を自動化できるRPAと連携すれば、AI-OCRでデータ変換したものを自動で連携して、台帳への転記までを自動化することが可能です。

このように、AI-OCRを活用すれば、PDF内の情報をただ保管しておくのではなく、業務内容に応じて利活用しやすい体制を整えられます。

2.PDFをAI-OCR処理すると実現できること5つ

PDFのAI-OCR処理のイメージが持てたところで、具体的にどのようなことが実現できるのかを解説します。PDFのAI-OCR処理では、主に下記のようなことを実現できます。

※実現できる範囲は使用するツールにより異なります

PDFを扱っていると「コピーして転記できない」「検索できない」などさまざまな課題があるかと思います。AI-OCR処理ではどのような課題を解決できるのか、ぜひチェックしてみてください。

2-1.手書きや印鑑などの文字を読み取りデータに変換できる

1つ目は、手書き文字や帳票内の文字を読み取り、データに変換できることです。「1-1.PDFを認識する精度が高く修正の負担を軽減できる」でも触れたように、AI-OCRは文字を識別する精度が高いです。

従来のOCR処理では苦手だった、下記のようなさまざまな文字を読み取ることが可能です。

※製品によって精度や対応の有無が異なります

よくあるのは

• 取引先の手書きのFAX
• スキャンをするときに少しずれてしまった書類
• 手書きで修正を加えた書類

など、活字とは程遠いPDFです。AI-OCRなら癖のある文字や歪んでいる文字も膨大な学習データをもとに予測しながら、データに変換できます。

読み取ったデータは、文書管理システムやクラウド、サーバーなどに保存できます。読み取ったデータを他の書類に貼り付けるなども可能なので、業務効率化にもつながるでしょう。

一例として、文書の読み取りから保管、閲覧権限など文書管理を一貫してできる「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」では、下記のように幅広い文字を瞬時にデータに変換することが可能です。

このように、PDFのAI-OCR処理では今までデータ変換を諦めていた手書きや印鑑などにも対応でき、紙や画像として保管されていた文書を検索・編集・共有しやすいデータとして活用できるようになります。

• 手書きのPDFが多い
• PDFの内容や書き方が統一されていない
• 斜めになっているものや癖のある文字を含んでいる

などのお悩みを解消できます。

2-2.異なるフォーマットのPDFに自動で対応できる

2つ目は、異なるフォーマットのPDFにも自動で対応できることです。従来のOCRは「この位置に金額がある」「この枠の中に日付がある」など、どこに何の情報が書かれているのかを事前に設定する必要がありました。

そのため、請求書や申込書などでフォーマットが変わると、正しく読み取れないケースがありました。とくに、PDFは内容に応じてフォーマットが大きく変わるため、個別設定をする手間が大きな負担になっていました。

一方で、AI-OCRは、文字だけでなく項目の意味や周辺情報も踏まえて読み取れるため、異なるフォーマットの書類にも柔軟に対応しやすくなっています。

例えば、請求書や納品書、注文書など異なるフォーマットのPDFがあったときに「金額のみ」を読み取るように指定して、自動で抽出することもできます。

一例として「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」では、より高度な言語処理ができるLLM（AIモデルの1つ）を搭載して、下記のように非定型フォーマットを解析できます。

必要な情報を指定すれば自動でデータを抽出できるため、膨大なPDFのなかから必要な情報を指定して抽出する手間がかかりません。

また、フォーマットから取得した情報の指定に、事前知識は不要です。「～まで取りたい」「～は除きたい」などカジュアルな言葉で指示するだけで、さまざまなフォーマットから必要な情報だけをデータ変換できます。

とくに、PDFはさまざまなフォーマットの書類を扱います。1つずつ必要な情報を見つけて入力・指定するなどしていると、膨大な時間がかかります。

AI-OCR処理ならフォーマットを限定せず必要な情報を抽出できるため、データ入力、抽出の手間の削減に貢献できます。

• 請求書や納品書、発注書などのフォーマットが統一されていない課題がある
• PDFのなかから特定のデータのみを抽出したい

というお悩みを解消できます。

2-3.必要なデータを他のシステムに連携できる

3つ目は、必要なデータを他のシステムに連携できることです。PDFをAI-OCR処理してデータ変換したものはそのまま保存して終わるのではなく、他のシステムと連携してデータを受け渡すことが可能です。

例えば、PDFの発注書から金額や発注商品名、発注先の情報を台帳に転記する場合を想定します。従来はPDFの情報を確認しながら手動で台帳に転記していたので、時間がかかっていました。

場合によっては転記ミスなど、属人化ならではの課題を抱えることもあるでしょう。

一方で、PDFの発注書をAI-OCR処理すると「2-2.異なるフォーマットのPDFに自動で対応できる」で触れたように、必要な情報を自動で抽出して、データ変換できます。

続けて、転記先の台帳と連携することで、自動でデータを共有できます。共有先の台帳がRPA（定型業務を自動化できるツール）に対応していれば、共有したデータを登録して台帳を完成させるところまで自動化することが可能です。

一例として、「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」では、PDF内の指定した情報を自動で抽出できます。それだけでなく、CSV出力や他サービスへのデータ連携をして、PDFから得たデータを利活用していくことも可能です。

このように、PDFから取得した情報をただ貯めていくのではなく、活用できるように橋渡しができる点はAI-OCR処理の大きな強みです。

• PDFの情報を複数のシステムに転記していて時間がかかっている
• PDFから抽出した情報を効率よく他のシステムでも使いたい

お悩みを解消できます。

2-4.自動でタグ付け、分類ができる

4つ目は、自動でタグ付け、分類ができることです。PDFのまま保管しておくと「先月の請求書はどこに保存したのだろう？」「A社からのFAXはどこにあるのだろう？」と、データを整理できないことが大きな課題でした。

AI-OCRでは、AIがPDF内の文字やレイアウト、文書の内容を識別して自動で分類ができます。PDFを管理できる文書管理システムなどと組み合わせれば、自動で分類して保存、タグ付けなどの管理が可能です。

例えば、請求書や発注書、注文書といった文書の種類が異なるPDFがあると想定します。これらを適切に管理するためにタグ付けし、ファイル別に保存したいです。

AI-OCRと文書管理システムを組み合わせると請求書や発注書、注文書を自動で判別して、それぞれ指定のフォルダへ保存できます。「請求書」などのタグ付けも行えるため、「何のPDFデータがどこにあるのか」探す必要がありません。

一例として、「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」では、アップロード時に「AI解析」を選択することで、アップロードしたデータを自動で分類することが可能です。

AI-OCRでは文書をデータ変換するハードルが下がるため、さまざまなPDFをデータに変えて活用できるようになります。

データが貯まって手がつけられなくなる前に、文書管理システムなどを連携して適切に管理できる環境を整えておくと

• PDFをデータ化したもののどこにデータがあるのか分からない
• 社名や文書の種類、年度などでPDFデータを分類するのに手間がかかっている

などのお悩みを解消できます。

2-5.必要なデータをすぐに抽出できる

5つ目は、必要なデータをすぐに抽出できることです。PDFをAI-OCR処理すると、そのデータは使用している文書管理システムやサーバー、クラウドなどに保存されます。

紙ではなくデータなので検索機能を使って、必要な情報をすぐに抽出できます。例えば「〇〇会社 請求書」といったPDFのタイトルで検索すると、該当する請求書をすぐに見つけられます。

それだけでなく、文書管理システムなどと組み合わせれば、「2-4.自動でタグ付け、分類ができる」で設定したタグ、分類での検索も可能です。

「〇〇株式会社」というタグ付けをしていれば、〇〇株式会社の請求書や注文書、発注書などのデータをすぐに抽出できて情報の確認、活用がしやすくなるでしょう。

一例として、「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」では、文書に含まれるキーワードから必要なファイルを探せます。指定キーワードが含まれる部分は、マーキングして表示されるため、必要なファイルを認識しやすくなっています。

PDFをデータ化しても、情報を資産として活用できなければ、働き方や業務の改革へとつながりません。PDFをAI-OCR処理して検索できる環境を整えれば、必要なときに必要な情報を抽出できて、データの活用の幅が広がっていきます。

• PDFをデータ化したものの情報活用ができていない
• 膨大なPDFの中から必要な情報を探すことに時間がかかっている

などのお悩みを解消できます。

3.PDFをAI-OCR処理して業務改善をした事例

PDFをAI-OCR処理するとPDFの扱い方が変わり、属人化の防止や業務効率化、業務改善などを実現できます。ここでは、実際にPDFをAI-OCR処理して業務改善をした事例を2つご紹介します。

どのような課題がありAI-OCR処理を導入したのか、どのような成果を得たのか分かるので、ぜひ参考にしてみてください。

3-1.事例1：請求書の管理に費やしていた時間を月間約5時間削減

全国各地のレストラン・カフェやスイーツショップなど飲食店経営や食による地方創生を手がける「株式会社バルニバービ」では、契約締結前の審査から押印、締結後の契約管理までの法務業務を1人で行っていました。毎月70～80件ほどの契約締結があり、扱う書類もさまざまです。

運用方法としては、紙の契約書をPDFにスキャンしてExcel台帳に転記をして情報を整理していたそうです。問い合わせがあるとExcelを開き該当契約書の情報を確認して、PDFの格納先フォルダを確認します。

必要があれば管理台帳には記載がない情報も含めて原本を見ながら情報を抜き出してメール送付していたので、少し負担を感じている状態でした。

また、Excel台帳に管理項目を打ち込む作業は職種上注意が必要で、期限管理に誤りが発生しないように、いつも神経をすり減らして作成していました。賃貸借契約など内容が長い場合は、一契約書あたり10分程度の時間がかかっていました。

そこで、AI-OCRを用いたExcel台帳作成の効率化を目的に現状を見直すことになり、AI-OCRを搭載した契約書の管理に特化したシステム「OPTiM Contract」を導入。下記のような改善が実感できたとのことです。

PDFをAI-OCR処理して利活用できる形にしたことで、業務効率化、業務改善へとつながった事例だと言えるでしょう。

参考：OPTiM Contract「1人法務における契約管理属人化からの脱却問い合わせ対応の作業工数が1/10に」

3-2.事例2：AI-OCRとRPAの組み合わせで経理部門の業務負担の削減に貢献

この企業では、経理部門で毎月発生する下記の業務の負担が課題になっていました。月末・月初はそもそもの業務量が多く非常に忙しいうえ、支払業務は絶対にミスができないので、精神がすり減り負担が大きいものでした。

そこで、AI-OCRとRPAを組み合わせて、下記のような処理をできる体制を整えました。

AI-OCRとRPAを組み合わせてPDFのデータ変換から支払依頼入力までを自動化したことで、工数削減に貢献しました。また、ミスの削減や繁忙期の負荷軽減などの成果も得られました。

PDFの請求書から脱却し、RPAとのデータ連携で一部作業を自動化したことで、業務負担を削減できた事例だと言えます。

参考：株式会社ビジネスブレイン太田昭和「【プチ事例】電子請求システムとRPA、AI-OCRの組み合わせによる自動化編」

4.大量のPDFがあるならAI-OCR処理をしてデータとして利活用できる状態にすることが大切

ここまで、PDFをAI-OCR処理するとできることを具体的に解説してきました。繰り返しになりますが、AI-OCRはデータ変換の精度が高いだけでなく、データを利活用できるように次の一歩をサポートしてくれる点が大きな強みです。

PDFのまま保管していても「PDF内の情報を有効に活用していく」ことは難しく、下記のような課題が残ったままになるでしょう。

とくに、PDFはフォーマットを維持しつつ内容の改変を防ぐという側面があり、請求書や納品書、契約書などの重要な書類で活用されることが多いです。

そのため、PDFのままの管理を続けると年々PDFの量は増えていき、より管理が煩雑になっていきます。その結果、属人化された業務はさらに増えて、一部の社員に大きな負担がかかることも考えられます。

このような状況を脱却するには、少しでも早くPDFをAI-OCR処理して、データとして利活用できる状態を整えることが非常に重要です。

AI-OCR処理ならPDFのフォーマットや文字の形式を問わず、高精度でデータ変換できます。

データの形式を整えたうえで、他のシステムと連携して「データの二重入力を避ける」「データ検索ができるようにする」などの活用を検討できるようになるのです。

PDFのデータ変換は1年遅れるだけでも、AI-OCR処理しなければならない書類が一気に増えます。少しでも早い段階から始めたほうが手間を減らせるので、今この瞬間から利用を検討していくことがおすすめです。

5.PDFのAI-OCR処理はデータ管理まで視野に入れたシステム選定が大切

PDFをAI-OCR処理していくと決めたなら、データ管理まで視野に入れてシステムを選定することが大切です。

PDFをAI-OCRでデータ化できても、どのような環境で保管・管理するかによって、その後の利活用のしやすさは大きく変わります。

データ量が少ないうちは、特定のフォルダに保管するだけでも必要な情報を探せるでしょう。しかし、データが増えていくと、下記のような管理機能が重要になります。

• キーワード検索ができる
• タグ付けができる
• アクセス権限を管理できる
• データのライフサイクルを管理できる

このような基盤を整えることで、大切なデータを安全に管理しながら、有効活用しやすくなります。

また、データ管理の仕組みを整備しておくことで、他のシステムとも連携しやすくなるメリットもあります。必要性を感じたときに、データの自動入力やメールの自動配信などの業務自動化も、進めやすくなるでしょう。

PDFをAI-OCR処理するときに「データ変換だけできればいい」と考えるのではなく、データ変換した大切な情報を活用できる基盤を整えていく視点を持ちAI-OCR処理を始めるようにしましょう。

6.「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」ならPDFをデータ変換するだけでなく管理まで一貫してできる

PDFをAI-OCR処理するときに求められるのは、高精度なAI-OCRとデータを管理できる環境です。

「この双方が揃っているシステムなんてあるの？」と感じたかもしれませんが、「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」なら実現できます。

「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は次世代LLM-OCRを標準搭載しており、高精度なAI-OCR処理ができます。それだけでなくAIを活用してデータを管理する環境までオールインワンで提供しています。

※LLM-OCR利用プランの場合（LLM-OCR利用プランとクラウド文書管理利用プランを用意しています）

例えば、「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」ではPDFはもちろんのこと、フォーマットを問わずデータ変換をして自動で分類、台帳を作成するところまで自動化できます（LLM-OCR利用プランの場合）。

PDFのまま保管しているだけでは実現できない、PDFのデータを利活用していく体制を簡単に整えられるのです。

また、データ変換した後の管理もしやすくなるので、文書管理過程において80％以上の業務を削減できる状態を整えられます。

PDFをAI-OCR処理するには、単に文字を読み取れるだけではなく、「必要な情報を正確に抽出できること」と「抽出したデータを安全かつ活用しやすい形で管理できること」の両方が重要です。

「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」では、AI-OCRによる高精度なデータ変換から、その後の分類・検索・管理・活用までを一貫して実現できます。

「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」の詳しい機能や強みは、無料資料でより詳しくご紹介しています。ぜひお気軽にダウンロードしてみてください。

7.まとめ

本記事では、PDFをAI-OCR処理すると実現できることや事例などをまとめて解説しました。最後に、この記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇PDFをAI-OCR処理するとデータを利活用しやすくなる理由は下記のとおり

• 理由1：PDFを認識する精度が高く修正の負担を軽減できる
• 理由2：PDF内のデータを利活用しやすい状態に整える

〇PDFをAI-OCR処理すると実現できることは下記のとおり

• 手書きや印鑑などの文字を読み取りデータに変換できる
• 異なるフォーマットのPDFに自動で対応できる
• 必要なデータを他のシステムに連携できる
• 自動でタグ付け、分類ができる
• 必要なデータをすぐに抽出できる

〇大量のPDFがあるならAI-OCR処理を少しでも早く利活用する

〇PDFのAI-OCR処理はデータ管理まで視野に入れたシステム選定が大切

PDFをAI-OCR処理すると今まで利活用しにくかったデータを簡単に使えるようになり、業務効率化や業務改善などが実現できます。

この記事を参考にただ単にPDFのAI-OCR処理をするのではなく、中長期的な利活用を前提に管理しやすい環境を整えていきましょう。