「ドキュメント管理を効率的に行うためにツールを導入したい」

「自社に合うドキュメント管理ツールを知りたい」

自社にドキュメント管理ツールを導入することになったけれど、種類が多すぎてどれを選べば良いのか分からないとお悩みではありませんか？自社にとって本当に必要なツールを選べなければ、導入の決定権を持つ上司を説得することも難しくなりますよね。

結論からいえば、本記事でおすすめするドキュメント管理ツールは以下の16選です。

保管・保存管理に適したドキュメント管理ツール10選
株式会社オプティム 「OPTiM 文書管理」	リーズナブルながら高性能な検索機能・OCR機能を搭載
株式会社Fleekdrive 「Fleekdrive」	AWSを基にした高いセキュリティ性にこだわりあり
インフォコム株式会社 「MyQuick」	細やかなチェック機能の設定で入力ミスを低減
住友電工情報システム株式会社 「楽々Document Plus」	幅広い業務・ドキュメント管理に対応できる柔軟性がキモ
株式会社デジタルマリックス 「ASTRUX 文書管理システム」	申請機能が充実・承認待ちが発生しにくく業務をスムーズにできる
株式会社イングカワモト 「booMo」	シンプルで見やすい画面、文書の閲覧が非常に高い
NECソリューションイノベータ株式会社 「PROCENTER/C」	ファイル単位など柔軟な権限設定でセキュリティを底上げできる
ウイングアーク1st株式会 「invoiceAgent 文書管理」	帳票への対応に特化、3つの電子帳簿保存法でJIIMA認証を取得済み
株式会社日立ソリューションズ 「活文 Contents Lifecycle Manager」	丁寧なヒアリングで導入企業に合わせた柔軟な導入形態を提供
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 「EIMANAGER」	業務・業界合わせた高いカスタマイズ性が大きな特徴
文書作成や社外とのやり取りに強いドキュメント管理ツール6選
株式会社Stock 「Stock」	チームの情報共有・情報管理に特化。1ファイルだけへのゲスト招待で社外との情報共有も簡単
株式会社プロジェクト・モード 「NotePM」	ドキュメント作成・活用リポートでドキュメントの活用傾向が分かる
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 「DocuWorks」	実際に机の上で紙の書類を編集しているような直感的な操作性が売り
株式会社Box Japan 「Box Business/over VPN」	ストレージの容量は無制限、大容量のドキュメントも手軽に保存できる
Dropbox Japan 株式会社 「Dropbox」	他のシステム・ツールと連携することなくPDFの編集が可能
株式会社ビーガル 「WisebookONE」	PDFをアップロード、簡単な設定だけでデジタルブックが作れる

上記で示したドキュメント管理ツールは、それぞれにおすすめの理由があります。

しかし、企業によって、ドキュメント管理ツールを導入する目的や必要な機能は異なります。そのため、より自社に合ったツールを選ぶには、正しい選び方も把握しておかなければなりません。

万が一、導入後に自社に合わないと分かれば、下記のような事態に出くわす恐れもあります。

• 導入コストが無駄になる
• 新しくドキュメント管理ツールを選びなおさなければならない
• ドキュメント管理ツールの利用自体を見送られる可能性も

せっかく効率を上げようと考えて行った行動が、逆効果になることも考えられるのです。

そこで本記事では、用途別で厳選したおすすめのドキュメント管理ツール16種を詳しく紹介します。併せて自社に合うドキュメント管理ツールを選べるようになるため、以下について解説していきます。

この記事を読むことで、おすすめのドキュメント管理ツールはもちろん、自社に合ったドキュメント管理ツールを選ぶためのポイントを理解できるはずです。ツールの選び方に迷っているのであれば、ぜひ最後まで参考にしてください。

1. ドキュメント管理ツールを用途別で16種類紹介！

最初に、本記事で紹介するドキュメント管理ツールの情報について比較表を用いて紹介します。

自社で導入したいと考えている機能や特徴、基本機能を比較しやすくなっているため、表を見るだけでも自社に合ったドキュメント管理ツールの見当がつくはずです。

【おすすめドキュメント管理ツールの基本情報比較表】

※2024年12月現在の価格です

続いては、おすすめツールに搭載されている機能についても見ていきましょう。

【おすすめドキュメント管理ツールの機能比較表】

さまざまな面から比較してみましたが、気になるツールは見つかったでしょうか？実は、この時点で既に自社に合ったツールを見つけられたという方もいらっしゃるかもしれません。

次の見出しからは、より自社に合ったドキュメント管理ツールを選択できるよう、選ぶ際のポイントに触れていきます。ぜひ続けてご確認ください。

2. 自社に合ったドキュメント管理ツールを選ぶポイント

ドキュメント管理ツールに限らず、ツールやシステムを導入する際には、自社に合ったツールであるかが大切です。コストや知名度だけで選んだ場合、導入後に不具合が起こる可能性が否定できないからです。

安価でコストを抑えられるからと導入した後で、

「必要な機能が付いていないから、他のツールも必要になってしまった」

「結局、ツールを選びなおさなければならず、導入コストが無駄になった」

このような状態になってしまえば、コストを抑えた意味がありません。

もちろん、選ぶポイントはコストだけではなく機能面やサポート面など、多方面から見定める必要があります。後悔しないツール選びを行うためにも、ここからドキュメント管理ツールを選ぶポイントについて見ていきましょう。

2-1. 自社に必要な機能が備わっているか

最も重要なポイントは、自社に必要な機能が備わっているかどうかです。今感じている課題を解決できる機能が備わっていないと、ドキュメント管理のあり方を改善することが難しいからですね。

ツール導入の効果を最大化するためにも、しっかり機能を確認しましょう。具体的には以下のような機能があると、ドキュメント管理の効率を向上しやすいといえます。

ドキュメント管理ツールで基本必要となる機能
全文検索	ファイルやフォルダ名だけではなく、ドキュメントの本文から検索できる機能。必要な情報へのスムーズなアクセスを実現
期日管理	指定期間の事前通知を行う機能。書類の期日を把握しきれていない場合は必須の機能
OCR 機能	紙の書類に書かれた内容を、デジタルデータに変換する機能
権限管理機能	管理者以外のユーザーに対するドキュメントへの閲覧・編集などの権限を設定できる機能
関連紐づけ機能	関連文書を紐づけることで、仕様書とマニュアルなど、関連性が高い文書の参照をスムーズにする機能
管理台帳入力の補助	書類をアップロードするだけで、必要な項目を抽出したり自動で振り分けたりする機能
対象ファイル	Word・Excel・画像など扱えるデータの種類

上記の他にも、製品によってさまざまな機能が存在します。自社のドキュメント管理で必要になる機能が何かを明確にした上で、製品の機能面を確認していきましょう。

2-2. 自社に合った提供形態か

自社に合った提供形態化の確認も重要です。

ドキュメント管理ツールの提供形態は大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つに分けられます。

クラウド型	ネットワーク上で利用するシステム。サービスを提供している会社が保守しているサーバー上でツールを用いる。ネット環境があればどこからでもアクセスできる。
オンプレミス型	自社内で用意したサーバー内にシステムをインストールして利用するシステム。自社内だけで完結するため、セキュリティの観点から大企業や公的機関で用いられるケースが多い。

それぞれ特徴が異なり、導入する企業によって向き不向きも異なります。それぞれの特徴を以下から確認してみましょう。

	ネット環境の有無	セキュリティ	コスト	導入までにかかる手間
クラウド型	必須	〇 高めだが、オンプレミスに比べると低い	〇 初期費用・保守費用が基本的に必要ないため、サービス利用の月額料金のみ	〇 最短の場合即日からの利用も可能
オンプレミス型	不要	◎ インターネットにアクセスしなくても運用可能なため、外部からの攻撃にとても強い	△ 初期費用・サーバーの保守費用が必要	× サーバーなどシステム運用のために準備が必要

すぐにドキュメント管理ツールを使いたい場合はクラウド型、機密性の高いドキュメントを扱うことが多いなど、よりセキュリティ要件の厳しい企業はオンプレミス型が向いています。

自社の業務内容や、管理したいドキュメントの種類に合わせて選んでみましょう。

2-3. セキュリティ対策は充分か

企業が扱うドキュメントの中には、機密性が高いドキュメントも存在します。顧客情報や契約書、企画書、帳簿関係の書類などは、万が一外部に漏洩すれば大きな信用問題になるでしょう。

そのため、ドキュメント管理を行うツールには、高いセキュリティ性能が必要とされます。

セキュリティ対策の高低を判断するには、以下の項目を確認する方法がおすすめです。

【セキュリティを確認するためのポイント】

権限管理機能	社員ごとにドキュメントへのアクセス権や、操作の範囲を決める機能。管理者Aは全てのドキュメントを閲覧・作成・編集・破棄ができるが、社員Bは閲覧・編集しかできないなどの権限を決められる
アクセスログ	閲覧・編集など、ドキュメントへのアクセス履歴を残す機能。誰がいつ、どのドキュメントに何をしたのかが分かるようになる
データの暗号化	ドキュメントを送信する際など、データの内容を不規則な文字列に変換し、第三者に内容を見られないようにする機能。データセキュリティにおける基本
ISMSの認証有無	財団法人・日本情報処理開発協会が定めた、情報セキュリティに関する評価制度。認証されていることで、情報セキュリティが高いことを示す

また、先述したように、高いセキュリティ性が必要な場合は、クラウド型ではなくオンプレミス型を選ぶという選択肢もあります。

2-4. 直感的に使えるかどうか

ドキュメント管理ツールを選ぶポイントとして、直感的に使えるかどうかも重要です。

なぜなら、ドキュメント管理ツールを利用する社員全てが、ITツールを得意とするとは限らないからです。

せっかく性能の良いドキュメント管理ツールを導入しても、使いこなせなければ宝の持ち腐れになるだけ。

ドキュメント管理ツールは、日常的な業務で活用すべきツールです。誰でも使いやすいツールや、UIがシンプルなツールを選ぶと良いでしょう。

なお、ドキュメント管理ツールの使いやすさを確認するには、製品の口コミをチェックする他に無料トライアルの利用がおすすめです。実際に製品を使ってみることで、使いやすさを簡単に確認できるはずです。

目当てのドキュメント管理ツールが決まったら、無料トライアルを実施しているかもチェックしてみましょう。

2-5. 無理なく利用できる価格・料金プランか

ドキュメント管理ツールに限らず、無理なく利用できる価格・料金プランかも大切なポイントです。

せっかく導入をしても、自社に合わない料金プランでは、長期での利用が不可能になってしまうからです。

ドキュメント管理ツールの料金体系は、クラウド型かオンプレミス型かで異なり、基本的にクラウド型の方が安価な価格設定をしている傾向にあります。目安としては、以下のように考えられるでしょう。

提供形態	費用目安
クラウド型	初期費用：基本無料 月額料金：ツールによりさまざま 例） 1ユーザーごとの課金制度：500～1,000円 1アカウントごとの課金制度：1,000円～ ユーザー数無制限・サブスク方式：約10,000円～
オンプレミス型	初期費用：300,000円～ 月額費用：30,000円～

クラウド型の月額料金について、一番多いのはユーザーごとの課金です。

たとえば月額500円なら、ドキュメント管理ツールを使う人が2人なら1,000円、3人なら1,500円と、ドキュメント管理に関わる人数が多くなれば、それだけ月額料金も高くなるイメージです。

ただ、他にもアカウントに対して課金されたり、容量に対して課金されたり、というケースもあります。

何に対して課金されるかはツールによるため、その点もしっかり確認しておきましょう。

2-6. サポート体制が整っているか

最後は、サービス提供会社がどのようなサポートを行っているかも確認してください。

手厚いサポート体制を取っていれば、その分安心してドキュメント管理ツールを利用できるからです。

ドキュメント管理ツールは日常的な業務で利用するツールです。だからこそ、トラブルがあったときや使い方が分からないときなど、どれだけスムーズに問題を解決できるかで、業務の進み具合が変わってきます。

例えば、朝一でドキュメント管理ツールを立ち上げたのに、上手く動かなかったとしましょう。社内で問題を解決できない場合は、サポートに相談するしかありませんよね。しかし、サポートがメールのみの場合、返事が返ってくるまで業務を進めることができなくなります。

一方、電話対応のサポートがある場合は、すぐに困った状況を伝えることも可能です。

問題がないときは必要ないため、意識から外れがちですが、手厚いサポートはいざというときに非常に頼りになります。導入前から、サポート体制についてもしっかり確認しましょう。

3. 保管・保存管理に適したドキュメント管理ツール

ここからはおすすめのドキュメント管理ツールを【保管・保存に適している】【文書作成・社外とのやりとりに強い】の2つに分けて紹介します。

まずは、【保管・保存に適している】ドキュメント管理ツール10選を見ていきましょう。

3-1. 株式会社オプティム「OPTiM 文書管理」

サービス名	OPTiM 文書管理
料金	公式Webサイト
提供形態	クラウド型
無料トライアル	あり
サポート	カスタマーサクセスによる電話・メールのサポートあり カスタマーサポートによる無料導入サポートあり
機能	全文検索 AI-OCR AIによる書類解析 期日管理 通知機能 IPアドレス制限機能 閲覧権限 シングルサインオン ファイルの自動アップロード CSV 出力・取り込み機能 定型・非定型フォーマット解析 管理台帳入力サポート

「OPTiM 文書管理」の強みは、リーズナブルな価格設定ながら、高い精度を誇るAI-OCRを搭載した文書管理サービスである点です。

ユーザー数に制限なく比較的リーズナブルに利用でき、基本機能に以下が備わっています。

機能	機能の特徴
高い検索性	全文検索が可能なため、ファイル名だけではなくドキュメントの内容からも必要な情報をピックアップ。曖昧なキーワードで検索するだけでも、求める情報を一覧で示してくれます。
便利な期日管理	確認が必要なドキュメントは、実際にファイルを開いて確認するまで毎日アラートでお知らせ。書類の確認漏れを防げる。
精度の高いAI-OCR	テキストはもちろん、手書きやゴム印の文字も認識可能な高性能なOCR機能。AI機能によって、アップロードした書類から指定情報を取得・仕分けなど台帳記入のサポートも実現しました。なお、1ファイル20円から自動で台帳化も可能になっています。

アラートの開始は90日前から選べるため、早めの対応が必要な書類の確認にも最適です。また、破棄すべき書類の期日管理にも有効。

「必要なドキュメントがどこにあるのかいつも分からなくなる…」

「書類の確認をしたつもりになって、対応ができていなかった…」

「できるだけツール導入のコストを抑えたい」

このようなお悩みがある企業にとって、ピッタリなドキュメント管理ツールといえます。導入サポートにも対応しているため、ITツールを初めて導入する企業であっても安心です。

さらに、無料トライアルも実施しているため、精度の高いAI-OCRの使い心地を確かめてみましょう。

無料トライアル

3-2. 株式会社Fleekdrive「Fleekdrive」

出典：Fleekdrive

サービス名	Fleekdrive
料金	月額660円（税込）～※1ユーザーあたりの料金
提供形態	クラウド型
無料トライアル	あり
サポート	電話・メール・サポートフォーム お客様専用のサポートサイト
機能	ファイル名検索 全文検索 ファイルの自動管理 メタタグ ファイルの更新通知 スマートルール 自動ワークフロー ファイルのライフサイクル管理 ユーザーの一括登録 グループ設定 アクセス権限 権限の一覧表示　など

※2024年12月現在の価格です

「Fleekdrive」は、企業向けに特化することで高いセキュリティ性を備えつつ、便利なオンラインストレージな点に大きな強みを持つドキュメント管理ツールです。

そもそもがドキュメント管理機能を備えた「企業向けのオンラインストレージ」であるため、保管・保存に特化したツールなのです。以下、特徴を見てみましょう。

機能	機能の特徴
クラウドならではの大容量	プランに関わらず、保存できるファイル数に制限なし。1ファイルのサイズ上限は40GBと大容量ファイルの保存も簡単。
高いセキュリティ性	AWS（Amazon Web Services）を基とした強固なセキュリティを構築。ファイルをアップロードした時点で国内3か所に分散保存、データ消失のリスクを低減しました。 また、出先からも利用できる便利なモバイルアプリは、端末単位でリモート管理が可能です。利便性の高さとセキュリティ性を両立しました。

他にもウイルスチェック、データの暗号化、IPアドレス制限、オプション機能による24時間体制の監査など、徹底したセキュリティへのこだわりが見られます。

「管理すべきドキュメントが大量だから、できればクラウド型の方が使いやすい」

「ただ、機密文書も多いため、セキュリティにもこだわりたい…」

このような要望を持つ企業にこそ、おすすめできるドキュメント管理ツールです。より高いセキュリティを望む場合は、オプションの導入も考えてみると良いでしょう。

サービスの詳細はこちら

3-3. インフォコム株式会社「MyQuick」

出典：MyQuick

サービス名	MyQuick
料金	月額22,000円（税込）～
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
無料トライアル	無料お試しデモあり
サポート	サポートデスク Web面談カスタマーサポート
機能	入力必須項目設定 プルダウン選択 検索アシスト チェックボックス設選択 日付入力カレンダー選択 項目情報一括登録 項目情報・添付ファイル一括登録 自動OCR処理 公開期間指定 登録時通知設定 ディスカッション 項目値の自動入力 自動発番 AIによる入力支援 電子契約サービスからの締結済み文書取込 全文検索 詳細検索 階層検索 検索条件メニュー化 期限アラート 自動分類 お気に入り登録 関連文書ツリー表示 バージョン管理 レポート表示　など

※2024年12月現在の価格です

「MyQuick」は、販売実績30年以上の培ってきたノウハウにより、入力ミスを低減する仕組みを実現！また、クラウド版ではGPTと連携してデータ登録時の負担を大幅に軽減してくれます。以下、MyQuickにおける機能の特徴を見てみましょう。

機能	機能の特徴
入力ミスの低減機能	利用企業ごとで異なる、ツール操作時のチェック機能を作成可能。登録内容・どのボタンを押下したのか、操作の流れなど細かなチェック条件を指定し、条件と異なる操作をした場合はポップアップなどで正しい操作へ導ける。
GPT連携	GPTと連携することで、ファイルの内容を自動で抽出。データ登録にかかる時間を大幅に削減できます。また、検索時のキーワード補正などにも対応、間違えたキーワードで検索するリスクを低減します。

MyQuickの提供形態は、クラウド型・オンプレミス型の2種類があります。GTP連携は、現在クラウド版のみになるため。GPT連携を利用したい場合はクラウド版を選ぶようにしましょう。

入力ミスの低減機能については、提供形態の別を問いません。

「ドキュメント管理における入力ミスが多い」

「情報の検索がうまくできない」

上記のようなお悩みを抱えている企業にとって、大幅に利便性を上げられるドキュメント管理ツールだといえます。また、既製品でありながら、チェック機能を細やかに設定できるため、社員のツール利用率を上げるためにも有効です。

サービスの詳細はこちら

3-4. 住友電工情報システム株式会社「楽々Document Plus」

出典：楽々Document Plus

サービス名	楽々Document Plus
料金	99,000円～（税込）※クラウド型の場合
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
無料トライアル	なし
サポート	専用サポートサイト
機能	属性項目定義 入力エラーチェック 選択入力 文書番号の自動発番 ドラッグ＆ドロップによるファイル登録 登録ファイルの自動PDF変換 スキャン文書の自動OCR処理 まとめ申請 自動登録 属性検索 全文検索 ファイルのヒットページ表示 専用ビューワー 検索結果 フォルダ階層管理 版管理 旧版ファイルとの新旧比較 ISO文書管理 文書の期限管理 電帳法対応 統計情報出力　など

※2024年12月現在の価格です

「楽々Document Plus」は、文書管理・情報共有のどちらにも高いレベルで対応しているため、1つのシステムで社内におけるすべての文書管理を完結させられます。

特筆すべきは書類・業務内容への幅広い対応です。請求書や見積書などの書類はもちろん、契約書管理、ISO文書管理、図面管理まで対応可能。紙ベースの文書やフォーマットが違うドキュメントも一括管理できます。

また、電子帳簿保存法に関わる機能も充実しているため、帳簿管理にも有用です。

機能	機能の特徴
幅広い業務・書類に対応	バックオフィスで用いる請求書・見積書などの書類からリーガルチェックが必要な契約書、ISO文書まで幅広く対応。また営業報告の管理や図面の保存など、業務内容が異なるドキュメントもしっかり作成・保存・社内共有ができます。
電子帳簿保存法への対応	電子取引・電子スキャナ保存のJIIMA認証を取得済み。電子取引・スキャナ保存時に必要とされる要件を満たしています。

電子帳簿保存法に関しては、電子契約サービス連携、タイムスタンプと一括検証などが挙げられます。ドキュメントの適切な管理はもちろん、電子帳簿保存法への対応やペーパーレスを目的としている企業におすすめのシステムだといえます。

ただ、機能が非常に豊富なため、ITツールへの造詣がある程度ないと、使いこなすことが難しいケースも考えられます。初めてITツールの導入を考えた企業より、現在のシステムから乗り換えたい場合に適しているでしょう。

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3-5. 株式会社デジタルマリックス「ASTRUX文書管理システム」

出典：ASTRUX文書管理システム

サービス名	ASTRUX文書管理システム
料金	684,750円～（税込）
提供形態	オンプレミス型
無料トライアル	なし
サポート	サポートセンター 年間保守契約（有料）
機能	拡張属性 アクセス権限 属性検索 全文検索 なんでも検索 サーバーへの一括登録 申請 承認 合議 発行 発行通知 受領確認 ゲストユーザーの設定 PDF文書・DocuWorks文書 持出制限機能　など

※2024年12月現在の価格です

「ASTRUX文書管理システム」は、ドキュメント業務を進める上で大切な、ワークフロー機能が充実しています。設定可能なアクションの一覧は以下になります。

アクション	具体的な内容
申請	文書の新規登録・改定申請などの申請を行う
承認	申請された内容に対するアクション。承認・否認・修正依頼の3つのアクションが行える
合議	申請された文書の合否を複数人で行える機能。全員承認・もしくは代表承認の設定が可能
発行	承認された文書をシステム上で公開する機能
発行通知	文書が発行されたことを、各担当者に通知する機能
受領確認	発行された文書の確認を依頼する機能。確認した文書には履歴が残る

申請・承認の確認はトップ画面からアイコンで表示されるため、ドキュメント管理の進捗状態を視覚的に把握できるはずです。

出典：ASTRUX文書管理システム

また、社内のPCからだけではなく「ドキュメントの参照」「承認」は、iPhoneやiPadからも行えるため、承認すべき上司が出先なため、申請が通るかどうか分かるまでに時間がかかる。ということもありません。

「申請した書類の承認・非承認がなかなか分からなくて業務を進められない」

「もっとスムーズな申請フローに変えたい」

このようなお悩みを持っている、また、よりスムーズに業務を進めたい場合に非常に有用なツールだといえます。

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3-6. 株式会社イングカワモト「booMo」

出典：booMo

サービス名	booMo
料金	年額132,000円～（税込）
提供形態	クラウド型
無料トライアル	あり
サポート	要問い合わせ
機能	カテゴリ検索 横断検索 お知らせ機能 文書登録・管理 お気に入り機能 登録データのダウンロード ブックデータのURL送信 表示順の切り替え サムネイル

※2024年12月現在の価格です

「booMo」の大きな特徴は、なんといっても画面の見やすさです。

出典：booMo

ツールにアップデートされたドキュメントは、本棚を模したリストで管理され、文書自体もデジタルブック形式で開くため視認性はダントツといえるでしょう。また、マルチデバイス対応なため、出先でも手軽にアクセスが可能です。

以下、booMoの機能や特徴を見てみましょう。

機能	機能の特徴
閲覧性を追求した見やすさ	本棚を模したドキュメント保存場所や、ファイル名だけで探すのではなく、サムネイルでドキュメントの内容が分かるようになっているため、視覚的に目的のドキュメントを探しやすい。閲覧時は自動でデジタルブック式のビューワーになるため、内容も読みやすくなっています。
マルチデバイス対応	マルチデバイス対応なため、社内でドキュメント管理を行うことはもちろん、出先でもスマホでドキュメントの確認ができます。また、専用のアプリやソフトを用いず、全ての操作でブラウザを使用しています。画面を見やすいだけではなく、操作性が軽くストレスを感じにくい点も特徴です。

ドキュメントの閲覧性や操作性の快適さを追求している分、多機能とはいえません。しかし、ドキュメント管理の活用・保存を行う上では非常に使いやすいツールだといえます。

ドキュメント管理を始めたいけれど、できるだけ手軽・気軽に行いたいと考える方におすすめです。

サービスの詳細はこちら

3-7. NECソリューションイノベータ株式会社「PROCENTER/C」

出典：PROCENTER/C

サービス名	PROCENTER/C
料金	55,000円～（税込）※クラウド型の場合
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
無料トライアル	なし
サポート	導入支援 導入推進者向け教育 メールによるサポートサービス
機能	登録、参照、編集 属性検索 登録ポリシー管理 キャビネット管理 メールによる通知 操作履歴の表示 承認機能 階層化した管理者権限 履歴管理 重要度・活用度表示 採番機能 メニューの言語切り替え アクセス権設定 （期限指定可） 保管期限管理 掲示板機能 サーバー上のファイル暗号化 エクスポート （アーカイブ） 統計用データ出力 ファイル一括登録機能 一時共有機能　など

※2024年12月現在の価格です

「PROCENTER/C」の強みは、情報共有における権限付与の柔軟性と、他システムとの高い連携性です。ドキュメント管理はもちろん、安心できる情報共有を一手に担ってくれるシステムだといえます。

機能	機能の特徴
柔軟性あるアクセス・閲覧制限	ファイル単位での閲覧・編集権限を設定可能。ユーザーごとのアクセス権限も設定できるため、ドキュメントの機密性を高められる。
他システムとの高い連携性	公開されているAPIを用いることで、さまざまな他システムとの連携が可能です。例えば、自社の基幹システム、Windowsアプリケーション、複合コピー機など。大容量のデータを保存したり、スキャンデータをそのまま取り込んだりできるようになります。

アクセス・閲覧制限と同じように、セキュリティを底上げするため、添付ファイルがあるメールの誤送信への対策にも力を入れています。

メールに直にファイルを添付するのではなく、アクセス権が設定されたURLを添付することで、万が一送信先を間違えても、第三者にファイルを開かれるリスクが低くなるのです。

ドキュメント管理と併せて、機密性の高いドキュメントのやり取りが発生する場合などに便利なシステムです。

サービスの詳細はこちら

3-8. ウイングアーク1st株式会「invoiceAgent 文書管理」

出典：invoiceAgent 文書管理

サービス名	invoiceAgent 文書管理
料金	要問い合わせ
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
無料トライアル	体験デモあり
サポート	電話・メールサポート オンライン相談会 ポータルサイト
機能	閲覧権限設定 編集権限設定 ダウンロード権限 文書一覧のCSVダウンロード 改訂履歴管理 文書の期限管理 ファイルのPDF変換 OCR処理 日付検索機能 全文検索 多言語対応

※2024年12月現在の価格です

「invoiceAgent 文書管理」は、帳票への対応に力を入れているドキュメント管理ツールです。

「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」と3つのJIIMA認証を取得済み、バックオフィス業務の効率化を目指せます。

機能	機能の特徴
アップロードした書類の内容を自動で仕分け・保管	電子帳票、紙の書類をスキャンしたもの。どちらもドキュメントの内容を認識し、自動で仕分け・指定された場所に保管が可能。電子帳簿保存法に対応しているため、タイムスタンプの付与なども自動で行われます。
インボイス制度に対応	受領した請求書が適格請求書であるかの判断ができます。そのため、インボイス対応に必要となる仕分け業務の負担を軽減することも可能です。

税制に関する対応ができるため、特に帳票関係のドキュメント管理を行いたい場合におすすめのツールです。

タイムスタンプの付与なども自動で行われるため、電子帳簿保存法への対応に自信がない、一から学ぶ時間度が取れない場合などにも有用でしょう。

なお、文書共有に関しては、日本語だけではなく英語や中国簡体字を始めとして7か国語に対応。グローバルなドキュメント管理も行えます。

サービスの詳細はこちら

3-9. 株式会社日立ソリューションズ「活文 Contents Lifecycle Manager」

出典：活文 Contents Lifecycle Manager

サービス名	活文 Contents Lifecycle Manager
料金	要問い合わせ
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
無料トライアル	なし
サポート	製品保守サポート
機能	インターフェース かんたん操作 検索機能 クリップ印刷 セキュリティ管理 PDF保護 タイムスタンプ 属性情報の自動抽出・登録 電子契約連携 インボイス制度対応（登録番号の照会） イメージビューア iPad利用 ダウンロード抑止 多言語対応 文書属性分類

※2024年12月現在の価格です

「活文 Contents Lifecycle Manager」は、導入企業に合わせた柔軟な提供姿勢を得意としています。また幅広いドキュメントを扱えるのに、紙ベースの書類を扱うようなシンプルな操作性も特徴的です。

特徴と機能	特徴・機能の特徴概要
ツール導入を実現しやすい柔軟な対応	導入企業に合わせた提供を得意としており、クラウド型・オンプレミス型の別だけではなく、全社導入から部門単位でのスモールスタートまで柔軟な対応が可能です。 より便利に、快適にシステムを使えるようにするため、既存システムとの連携や、活文シリーズの他製品との組み合わせなども丁寧なヒアリングで実現します。
紙の書類を扱うような操作性	ドキュメントの管理は一覧・詳細・サムネイルの3つの表示方法から選べるため、大量の書類を一度に確認するだけではなく、内容を視覚的に確認することも可能です。 また、画面上でファイルを重ねるだけで、紙の書類をクリップで止めるようにまとめることができます。関連書類や参照したい画像などをひとまとめに管理できるのです。

導入相談の時点から丁寧なヒアリングを行ってくれるため、希望のドキュメント管理を行うために活文ContentsLifecycleManagerをどう活用すべきかしっかり把握できるはずです。

大量のドキュメント管理が必要であったり、一般的なドキュメント管理ツールでは管理しきれなかったりする企業におすすめです。

サービスの詳細はこちら

3-10. 伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「EIMANAGER」

出典：EIMANAGER

サービス名	EIMANAGER
料金	要問い合わせ
提供形態	オンプレミス型
無料トライアル	なし
サポート	導入支援サービス 導入教育
機能	日本語・英語表記切り替え パスワード変更 フォルダツリー ドキュメント一覧/表示内容の切り替え お気に入り表示 タグ機能 属性管理/有効期限 URLダイレクトアクセス 属性管理 版管理/改訂管理 改訂履歴 承認依頼/承認依頼取消 公開申請 メール配信 承認依頼/公開通知設定 承認/差戻し 処理待ち一覧 回付状況履歴 自動PDFファイル作成 公開PDF事前作成 ファイル/フォルダ検索 キーワード検索 全文検索 検索結果CSV出力 アクセス権限設定 アクセス履歴

※2024年12月現在の価格です

「EIMANAGER」の特徴は、その高いカスタマイズ性にあるといえます。業務内容に合わせて機能をカスタマイズできるため、よりドキュメント管理や業務の効率を底上げできるでしょう。

業務に合わせたカスタマイズの一例は以下の通りです。

カスタマイズ例	概要
複数のシステムをEIMANAGERで統合	EIMANAGERを基盤に、他システムを統合。1つのシステムとすることでメンテナンス工程を大幅に短縮
申請フォーム・文書のテンプレート	既存のテンプレートから、自社に必要な項目を追加・不要な項目を自由に削除。必要な項目のみにすることで、記入時の迷いを失くせる
ワークフローの流れを自由にカスタマイズ	既存のシステムと同じ流れにできる。またEIMANAGERで設定されているものから、自社特有のフローを追加することも可能
事前登録による書類の自動作成	事前に書類のテンプレートを作成。項目を埋めるために必要な情報が記載されたドキュメントをアップロードするだけで、自動で書類を作成する

ごく一部のカスタマイズから、EIMANAGERを基盤にシステムを構築することまでできるため、業務の幅が広い、または、独自の業務が多い企業におすすめのシステムです。

サービスの詳細はこちら

4. 文書作成や社外とのやり取りにも強いドキュメント管理ツール

続いては「文書作成・社外とのやりとりに強い」ドキュメント管理ツールを紹介します。

ドキュメント管理は、社内だけではなく社外とのやりとりも必須です。流出や間違った相手にドキュメントを送ってしまうなどのトラブルが考えられるからこそ、より適切な管理が求められます。

どのようなツールがあるのか、ここから見ていきましょう。

4-1. 株式会社Stock「Stock」

出典：Stock

サービス名	Stock
料金	月額2,750円（税込）～
提供形態	クラウド型
無料トライアル	フリープランあり
サポート	よくある質問 メールフォームからの問い合わせ 無料の導入相談あり
機能	テンプレート機能 メール自動転送機能 バックアップデータ保持 誤削除防止機能 情報アーカイブ 閲覧のみ権限 データエクスポート 利用状況レポート 制限メンバー 1フォルダゲスト 所属部署名の設定

※2024年12月現在の価格です

「Stock」は、チームの情報共有・情報管理に特化したシステムです。また、情報管理と併せてチャットツールのように、ユーザー間でメッセージを送ることも可能です。

出典：Stock

ただ、他のチャットツールと異なり、必要な情報が流れていかない点が大きな特徴といえます。

機能	機能の特徴
必要な情報をストックできる	ノートと呼ばれる機能に必要な情報をストックできる。ノートの内容はフォルダごとに分けられるため必要な情報が漏れない。また、フォルダごとにメンバーの招待もできるため、複数のメンバーと情報の共有をしつつ、第三者に内容を見られることもありません。
社外メンバーとの連携も無料	1フォルダゲストと呼ばれる機能。情報をストックしている1つのフォルダにのみ、無料でゲストを紹介できる。紹介されたゲストは招待URLをクリックするだけ、他のフォルダにはアクセスできないため、社外の取引先などとも簡単に情報を共有できる。

社外メンバーとも、リアルタイムで情報を共有できるのは大きな利点といえるでしょう。しかも、招待できるゲストは1フォルダにつき無制限です。

他社との協力が必須な業務がある企業など、ストックの機能を使えばスムーズな情報共有ができるはずです。また、チャットツールとしても使えるため、議事録などのドキュメント管理にも便利に使えるでしょう。

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4-2. 株式会社プロジェクト・モード「NotePM」

出典：NotePM

サービス名	NotePM
料金	月額4,800円（税込）～
提供形態	クラウド型
無料トライアル	あり
サポート	ヘルプセンター 無料のWebセミナー
機能	マニュアル作成 全文検索 動画共有 変更履歴の自動更新 レポート機能 アクセス権限 ファイル共有 外部ページの共有 いいね機能 お知らせ通知 マルチデバイス対応

※2024年12月現在の価格です

「NotePM」は、社内・社外の情報共有はもちろん、ドキュメント作成に強みを持つナレッジマネジメントツールです。もちろんドキュメント管理にも活用できるため、情報共有と併せて便利に活用できるでしょう。

ここでは特に便利に利用できる、マニュアル作成・活用状況レポートにスポットを当てています。

機能	機能の特徴
マニュアル作成	テンプレートが豊富、また文字の装飾や色分け、簡単に票が作れる高機能なエディタを搭載しているため、マニュアルを始めとするさまざまなドキュメントを簡単に作成できます。独自テンプレートの設定もできるため、社内で作成するドキュメントのフォーマットを手軽に揃えられます。
活用状況レポート	社内・社外で共有しているドキュメントが、いつどのように活用されているのかをレポート形式で集計可能。活用頻度が高いドキュメントを分析することで、より見やすいドキュメントや、必要とされている情報の傾向をはじき出すことができるでしょう。

ドキュメント作成の手軽さはもちろん、ドキュメントの修正・加筆を行った場合は変更履歴が自動で更新され、変更箇所が色分けされます。

出典：NotePM

不正な変更がなされていないかを、視覚的に確認することもできるようになっているのです。請求書や見積書、契約書のような書類の他に、社内外で活用するナレッジ共有に強いツールです。

直接的な業務外でもドキュメントを作成する機会が多い、知識や情報を社内外で共有したい企業におすすめのツールだといえるでしょう。

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4-3. 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社「DocuWorks」

出典：DocuWorks

サービス名	DocuWorks
料金	月額990円（税込）～※1ユーザーあたりの料金
提供形態	クラウド型
無料トライアル	あり
サポート	電話 メール LINE
機能	PDF加工 OCR機能 大判フォーマット対応 アノテーション サムネイル お仕事スペース デスクの分割表示

※2024年12月現在の価格です

「DocuWorks」の大きな強みは、実際に机の上で紙の書類を編集しているような直感的な操作性です。ITツールの導入が初めて、ITツールの操作に自信がない方でも、比較的早期に慣れることができるでしょう。

機能	機能の概要
仮想のお仕事スペース	PC上に仮想の机（お仕事スペース）を作り、実際に紙の書類を編集しているような直感的な操作が可能です。ドキュメント編集画面に豊富なツールがあり、スタンプを押したり気軽に矢印を引いたりもできます。
PDFの扱いも得意	PDFの取り扱い機能が多く、ファイルを開かなくてもプレビューで内容が確認でき、文書の回転やページの入れ替えなどもクリックだけで完了できます。また、用途に合わせてPDF化ができ、パスワード入りや透かし入りのPDFもDocuWorks上で生成が可能です。
スタンプ機能	日付印を始めとした、紙の書類で使っていたようなスタンプを利用できます。 出典：DocuWorks 「重要」「社外秘」など、紙の書類を扱ってきた方からすれば、なじみ深いスタンプでドキュメントの属性を与えられます。

先述したように、DocuWorksの強みは紙の書類を扱っているときと同じようにドキュメントの管理ができる点です。

「ペーパーレス化を進めたいけれど、デジタル化への反発が強い

「新しくツールのやり方を覚えるには、時間がかかりそうで躊躇している」

このような企業にこそ、便利に利用できるツールといえるでしょう、なお、現在のDocuWorksはバージョン 9.1であり、前作のバージョン8はすでにサポートが終了しています。導入を検討する際には、バージョンを間違えないよう注意してください。

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4-4. 株式会社Box Japan「Box 」

出典：Box

サービス名	Box ※以下、販売代理店伊藤忠テクノソリューションズの場合の情報です
料金	月額9,900円（税込） ※1ユーザー1,980円（税込）、最低利用5ユーザーから
提供形態	クラウド型
無料トライアル	あり
サポート	導入サポート 管理者・ユーザー向けトレーニング
機能	ストレージ容量無制限 バージョン履歴 全文検索 ファイルロック プレビュー デスクトップ同期 アクセス権限設定 など

※2024年12月現在の価格です

「Box」は、容量無制限で利用できる点が大きな特徴です。社外とのファイル共有が多い、出先から情報にアクセスする必要が多い企業でこそ、魅力を十分に発揮できるでしょう。詳しくは以下の通りです。

機能	機能の特徴
容量無制限で使えるストレージ	ファイルサーバーを導入することなく、大容量のドキュメント・データを保存可能です。サーバー管理や運用のコストが不要。社外との情報共有もリンクを発行するだけ、スマホからもアクセス可能なので、出先から必要な情報を確認できる。 最初から容量無制限なため、ストレージの追加購入も必要なし。

豊富な容量を誇るストレージがあるため、社内外で扱うドキュメントを集約させることで一元的な管理を実現できます。

必要なファイルが、社員のローカルディスクに保存されている。このようなことがなくなるため、結果的に検索性も上がります。大量のドキュメントを扱う企業にとって、安心して利用できるツールだといえるでしょう。

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4-5. Dropbox Japan 株式会社「Dropbox」

出典：Dropbox

サービス名	Dropbox
料金	月額1,500円（税込）～※1ユーザーあたり
提供形態	クラウド
無料トライアル	あり
サポート	ヘルプセンター 問い合わせフォーム
機能	大容量ファイルの送信 長い動画の送信 クラウド ストレージに写真を保存 安全なファイル転送 パスワード マネージャー クラウド バックアップ PDF の編集 電子署名 スクリーン レコーダー PDF への変換

※2024年12月現在の価格です

「Dropbox」の魅力として、Dropbox単体でPDFの編集ができる点が挙げられます。またドキュメント作成時に、背景を追加したりグラフに動きを与えたりすることも可能。より分かりやすいドキュメントの共有が叶うでしょう。

各機能の詳細は以下の通りです。

機能	機能の特徴
PDFの編集ができる	Dropbox上で、直接PDFの編集が可能です。OCR処理やAdobe Acrobat Readerの連携が必要ないため、いつでも必要な情報を追加したり、情報のアップデートができたりします。 もちろんPDFファイルの入れ替えや回転、削除も可能です。
ドキュメントにさまざまな情報を追加	ワンクリックでスクリーンショット、画面録画ができ、ドキュメントへの追加が可能。この機能によって、より伝わりやすいドキュメントを作成する他に、最新情報の共有をスムーズに行えるようになります。

他のシステムを併用したり、連携をしたりすることなくDropbox上で簡単にPDFの編集ができるため、スムーズな業務を叶えられます。もちろん、スマホなどPC以外のデバイスでも可能なため、時や場所を選ぶ必要もありません。

ドキュメントに情報を追加できる「Dropbox Capture」は、画面の録画を行いつつ、録画をしている人のWEBカメラ映像やマイク音声の合成もできます。

簡単にいえば、ドキュメント上にテキストでコメントを残すのではなく、動画や声で感想や修正指示を出せるようになるのです。

ドキュメント管理と併せて、新人研修やテレワークなどで、より分かりやすいドキュメント作成を望む場合に非常に有用です。

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4-6. 株式会社ビーガル「WisebookONE」

出典：WisebookONE

サービス名	WisebookONE
料金	月額7,018円（税込）～
提供形態	クラウド型
無料トライアル	あり
サポート	導入サポート ユーザー向けマニュアル 問い合わせフォーム
機能	一般公開 限定公開 ライブラリ設定 動画・音声・画像埋め込み 商品検索 ページ差し替え GoogleAnalytics ヒートマップ 多言語対応

※2024年12月現在の価格です

「WisebookONE」は、デジタルブックの作成に特化しています。PDFをアップロードすれば、社内文書・商品カタログ、社内マニュアルなどさまざまなドキュメントをコンテンツ化してくれるのです。

以下、便利な機能の特徴などを見ていきましょう。

機能	機能の特徴
さまざまなドキュメントをデジタルブックに	PDFをアップロード、任意の設定を行うだけでさまざまなドキュメントをコンテンツ化してくれます。顧客に提供する商品カタログはもちろん、社内マニュアルや社内文書を共有するアーカイブなど、多岐に渡る利用が可能。
ヒートマップで注目度を確認	アクセスログの履歴が残り、ページごとにどこが注目されていたのかをヒートマップで確認できます。どの情報が求められているのかを把握、またはより見やすいドキュメントを作成するためのヒントになってくれるでしょう。

デジタルブックはそれぞれ一般公開・限定公開の設定ができるため、社内文書を間違って社外に持ち出す心配がありません。

出典：WisebookONE

また、社外と情報共有をするだけではなく、プレゼンをデジタルコンテンツで行いたいときなどに有用なツールだといえます。ヒートマップなど、アクセス解析の機能も搭載されているので、純粋にドキュメント管理を行う場合だけではなく、コンテンツ販売会社などにもおすすめできます。

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5. まとめ

本記事では、ドキュメント管理におすすめのツールを16選紹介してきました。何度か触れてきたように、たくさんのツールがあったとしても、自社に合うツールでなければ有効な利用は叶いません。

そのため、ドキュメント管理ツールを導入する際には、まず、自社に合う製品なのかどうかをしっかり吟味しましょう。

おさらいとして、以下に選び方を再掲します。

• 自社に必要な機能が備わっているか
• 自社に合った提供形態か
• セキュリティ対策は充分か
• 直感的に使えるかどうか
• 無理なく利用できる価格・料金プランか
• サポート体制が整っているか

ドキュメント管理は日常的に行う業務であるからこそ、ツールによる効率化を実感しやすいはずです。自社に合ったドキュメント管理ツールを導入して、業務の大幅な効率化を実現しましょう。