AIチャットボットで変わる！教育機関の学生支援と業務効率化の未来

1. はじめに

大学や専門学校の学生窓口を担当されていて、こんなお悩みを抱えていませんか？

「履修や奨学金に関する重要な情報を、学生がちゃんと把握しているか不安…」

「特定の時期になると、問い合わせが増えて、電話や窓口対応に追われる！」

学生側の課題：知りたい情報に、なかなかたどり着けないモヤモヤが発生
- デジタル技術が身近な現代の学生たちですが、学内の複雑なシステム操作や情報収集は苦手…という方も少なくありません。情報収集が苦手な学生は、必要な情報を見つけられないことへのモヤモヤが発生してしまいます。

職員側の課題：問い合わせ対応に追われ、ほかの重要な業務に集中できない状況
- 特定の時期（入学・卒業など）になると、学生や保護者からの問い合わせが集中します。さらに、ほかの業務を圧迫してしまいます。本記事では、こうした教育機関が抱える問い合わせの課題を解決し、学生サポートの質を向上させ、職員の業務効率化も実現するAIチャットボットの活用法を解説します。

教育機関の問い合わせ対応に関する課題を解決・改善を行わないとどのような結果になるのでしょうか。

学生は、Webサイトのさまざまな情報から自分の必要な情報を見つけることができず、モヤモヤを解決できなくなってしまいます。
結果的に、自分のモヤモヤを放置してしまったり、職員が直接対応する対面の窓口対応に向かうことになります。

職員は、緊急性・重要性の高い相談に対して時間を使うことが難しくなることや、学生の課外活動の支援や奨学金の調整など、ほかの重要な業務時間が確保できなくなってしまいます。

教育機関の問い合わせ対応を改善することは、学生と職員の双方にとって大きなメリットとなり、従来の窓口サポートでは解決できなかった課題をAIチャットボットが解決できるのです。

教育機関での利用に適したAIチャットボットは、どのようなことに貢献し、何を解決できるのでしょうか。

AIチャットボットは、「24時間365日対応可能な学生相談窓口」のように機能することが可能です。ちょっとした「モヤモヤ」や学内の複雑なシステムについて、操作手順をAIチャットボットが公開データを用いて分かりやすく案内します。

AIチャットボットは、職員の業務負担を軽減し、蓄積されたデータを分析することで、FAQやWebサイトの情報提供を改善し、サポート体制の質を向上させることが可能です。

AIチャットボットは、学生や職員が情報にアクセスする様々な接点に戦略的に配置することで、その効果を最大限に引き出せます。

学校の公式サイト:
- 学校の公式サイトは、入学希望者、在校生、保護者、卒業生など、幅広いユーザーが情報収集に訪れる「学校の顔」となる玄関口です。公開情報を網羅的にカバーできます。
学生用ポータルサイト:
- ポータルサイトは、在校生が日常的にアクセスする「学生生活の情報ハブ」です。在校生が知りたい情報を提供することが可能です。