AI契約書管理サービス OPTiM Contract特長紹介
–フォーマットを問わず契約書を解析し簡単に台帳作成！
AI解析機能をご紹介 –

今回は、AI契約書管理サービスOPTiM Contractの中核機能の１つである「AI解析機能」をご紹介いたします。この「AI解析機能」は、契約書管理台帳作成に要する時間を大幅に短縮する機能として、ご利用中のユーザー様から、その精度の高さとあわせご好評いただいております。
利用シーンやメリット、利用方法などを踏まえ機能について解説いたします。

AI解析機能の利用シーン

契約書管理の担当者が頭を悩ませる業務の一つとして、締結を行った契約書に記載された情報を、後から検索・参照できるように契約書管理台帳を作成する業務が挙げられます。

通常は多くの企業が、取引相手と契約締結を行ったのちに自社で保管を行う契約書の情報を管理するため、Excelなどで契約書管理台帳を作成されています。その際、総務部や法務部の方が、取引先の企業名や契約締結日・開始日・終了日など、契約書に記載された重要な情報を手作業で台帳に入力するケースが多いのではないでしょうか。

契約書一通あたりの入力作業は数分であっても、毎月数十通や数百通など多くの契約が締結される場合は、管理台帳の作成作業だけで管理担当者の大きな負担になってしまいます。また、契約書管理の担当者の退職や部署変更があった場合、管理台帳を作成する際の記載ルールが守られず、表記揺れが発生することで検索性が低下するといった問題が起きる可能性も高くなってしまいます。これら契約書管理台帳の作成業務の課題を解決する機能を、OPTiM Contractでは提供しております。

OPTiM ContractのAI解析機能

OPTiM ContractのAI解析機能では、契約書の類型を問わず、契約書に共通的に規定される９つの項目を自動抽出します。抽出した情報はOPTiM Contractの契約管理台帳に自動登録され、人手を介さずに一定の品質で契約書情報を台帳化し、手軽に契約書を管理することができます。本機能により、Excel台帳へ情報を手動で記入する作業時間・工数の大幅な削減や、入力担当者による表記揺れや作業ノウハウの属人化など、台帳作成に関する課題を解決することができます。

操作方法は至ってシンプルで、どなたでもご利用いただけます。締結後の契約書原本をオフィススキャナ等で電子データに変換した後、電子化された契約書ファイルをOPTiM Contractにアップロードするだけで、以下9つの項目をAIが自動抽出します。

• 契約書タイトル
• 当事者名
• 取引金額
• 自動更新の有無
• 契約締結日
• 契約開始日
• 解約通知期限
• 更新期間
• 契約終了日

アップロードする際は100ファイルや1,000ファイルなど、大量のファイルを一括でアップロード・AI解析をすることができます。そのため、これまで締結した契約書を一気にアップロードしたい、他の文書管理サービスや契約書管理サービスで保管しているデータを移行したい、といったケースにも問題無く対応することができます。

AI解析できるデータの種類

OPTiM ContractでAI解析できるデータの種類は2通りです。紙で締結された原本のスキャンデータ、そして電子契約サービスで締結された電子契約書の保管に対応しております。そのため、OPTiM Contractを利用いただくことで、紙の契約と電子契約の保管場所を統一することができ、企業全体の契約書情報を一元的に管理することが可能となります。

電子契約については連携機能により、電子契約を締結したファイルを重複無くOPTiM Contractに取り込み可能です。（電子契約連携機能の解説記事はこちらをご覧ください）紙原本のスキャンデータに関しては、画像ファイルからテキストデータを取得するOCR処理を行っているため、電子契約ファイルと同様に契約書からテキストデータを抽出し、台帳の自動作成を行うことができます。また、以下のようなスキャンデータであっても、OCR処理をすることで問題無くAI解析を行うことができます。

• 解像度が300dpiなど低い設定でスキャンされている
• 画像形式のPDFにも対応
• 企業名や契約締結日がゴム印や手書きなど、システムフォント以外で入力されている

無料でAI解析精度の向上も対応可能

OPTiM ContractでAI解析機能をご利用いただいた際に、企業名が「株式会社オプティム」と抽出されるはずが「株式会社オブディム」と誤って抽出された、契約締結日が抽出できず空欄になってしまったなど、AI解析に不備がある場合は、対象の契約書から重要情報を削除した契約書雛形を当社に送付いただくことで、お客様にてご利用されている契約書雛形に対するAI解析精度を向上させることができます。もし契約書の解析精度について改善のご要望が生じた場合は、お気軽に当社営業担当までご連絡をいただけますと幸いです。

まとめ

企業の契約書管理において、契約書管理台帳を人が手作業で作成するのではなく、AIなどを活用し手間をかけずに対応していくことは、契約書管理のミスの防止や社内リソースの最適化を図るために欠かせない要素の１つです。人手で契約書管理台帳の作成を続ける場合、契約書管理担当者の負担や、作業の属人化によって担当者の退職や異動があった際に作業ノウハウが失われるリスクを抱えてしまうなど、さまざまな課題が生じてしまうこともございます。そこで、契約書管理担当者の手を煩わせずに契約書管理台帳の作成を実現するのがOPTiM Contractです。

OPTiM Contractでは、契約書のAI解析・台帳作成機能はもちろん、契約期限の管理機能や柔軟な検索機能など、全ての機能が1ヶ月無料でお試しいただけるトライアルプランをご案内しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

＜OPTiM Contract製品紹介サイト＞
https://www.optim.co.jp/optim-contract/