AI契約書管理サービス OPTiM Contract特長紹介
–５つの電子契約サービスからのデータ取り込み機能をご紹介–

今回、AI契約書管理サービスOPTiM Contractをご利用中または契約書管理サービスをお探しのお客様より多くニーズを頂いている、紙原本の契約書だけではなく電子契約も含めた一元管理機能、また簡単にシステム間で取り込みを行うための電子契約連携機能についての活用例・特長をご紹介いたします。

電子契約管理の利用シーン

昨今、働き方改革やバックオフィス業務に関するDX・効率化が浸透し紙原本の契約だけではなく電子契約についても利用するシーンが増えております。電子契約を利用している企業の比率は2021年の実績では前年比で約170%増、全体では67.2%^※と日本国内において飛躍的に利用が進んでいることが伺えます。

そのため電子契約の管理方法についても、紙原本の契約書管理と同等の重要度で管理体制、運用を構築する上で欠かせない検討要素となっております。
また、電子契約の保管においては自社で導入を行った電子契約サービス以外に、他の電子契約サービスで取り交わした電子契約ファイルの保管方法についても検討しなくてはなりません。

なぜなら自社と取引相手が異なる電子契約サービスを導入されていることがあり、
取引状況に応じて相手方の利用サービスで締結が求められる機会があるためです。

例えば自社では電子契約サービスAを導入している一方で、契約相手方では電子契約サービスBを導入しており、相手方より電子契約サービスBで締結を希望され取引を進めるようなケースがございます。
また、同一の契約相手企業であっても契約管轄部署や担当者によって利用している電子契約サービスがB、Cと異なるケースも珍しくありません。

このような、多岐に渡る電子契約サービスで締結された電子契約ファイルを、紙原本と同様に契約履行義務を果たすために契約内容や更新・終了期限を管理する必要がございます。

この電子契約サービスの管理課題を解決する機能をOPTiM Contractでは提供しております。

OPTiM Contractの電子契約サービスの取り込みについて

OPTiM Contractでは、以下の5つの電子契約サービスと電子契約ファイルを、簡単・素早く取り込むためのシステム連携を行っております。

• Adobe Sign
• CLOUD SIGN
• Docusign
• GMOサイン
• WAN-SIGN

なお、システム連携対象の電子契約サービスについて順次拡張予定のため、もし本記事をお読みのお客様で自社利用の電子契約サービスが連携済みリストにない場合、OPTiM Contractサポート窓口へお問い合わせいただけますと、システム連携先候補として検討、および対応時期について回答をさせていただきます。お気兼ねなくお申し付けくださいませ。

さて、ここでは電子契約サービスから電子契約ファイルをOPTiM Contractへ取り込む４つの簡単な流れをご紹介いたします。
なお、電子契約についても紙原本の契約書データと同様にAI解析を行い、改正電子帳簿保存法で対応が義務付けられる電子取引保存要件の検索項目である取引年月日・取引金額・取引先の名称、を含む9つの管理項目を自動抽出し管理台帳へ登録をいたします。また、全文検索についても対応しており、紙原本、電子契約に関わらず契約内容から検索することも可能です。

• まず企業アカウントにご利用中の電子契約サービスのアカウント情報を設定します。
  電子契約サービスごとに名称は異なりますが、アカウント情報を識別するためのIDなどをOPTiM Contractの管理者設定から登録を行います。
• 次に紙原本の契約書データと同様に、アップロードボタンからアップロード手順に進みます。
  取り込みを行いたい電子契約サービスを選択します。
• 電子契約サービスを選択すると、締結した日付の新しい順に対象の電子契約が一覧で表示されるため、任意の契約書のみを選択、または全契約書を一括で選択することができます。
  なお、すでにOPTiM Contractへ取り込み済みの契約書は一覧に表示せず重複登録を防止しておりますので、安心してご利用いただけます。
• 最後に紙原本の契約書と同様に、契約書を管理するグループや閲覧権限を設定し、アップロードボタンを押下することで管理台帳へ登録を行います。

このたった４ステップで電子契約の登録が可能です。

これにより電子契約の取り込みが簡単に完了し、所定の解約期限・終了日が近づいたタイミングでアラートが開始され紙原本および５つの電子契約サービスの一元管理を行います。なお、先述の５つの電子契約サービス以外で、締結や電子署名を行った電子契約データに関して、紙原本のスキャンデータと同様に通常のアップロード手順でアップロードすることも可能です。システム連携によってシームレスにアップロードは出来ませんが、PDFファイルであれば、あらゆる電子契約サービスで締結された電子契約書が取り込み可能です。

まとめ

企業の契約書管理において紙原本だけではなく、電子契約についても管理体制を設けることは、自社の大切な情報を守るために欠かせない要素の一つです。管理行わない場合、自社の契約担当者や、取引相手の都合で点在してしまった電子契約によって、不必要な責任負担や費用支出などの損失が生じてしまうこともございます。電子契約の浸透によって、契約締結を行うまでのDX・効率化が行われる傍らで、管理課題について契約書管理の担当者は向き合っていく必要があります。

そこで、企業管理者の手を煩わせずに電子契約を含めて紙原本の契約書データと一元管理を簡単に実現するサービスがOPTiM Contractです。
OPTiM Contractでは電子契約サービスとの連携機能はもちろん、AIによる契約書の解析・台帳作成精度のお試しを含む、全ての機能が1ヶ月無料でお試しいただけるトライアルプランをご案内しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。