【総務必見!】OPTiM Contract 無料ウェビナー【総務必見!】無料ウェビナー

6/18(火)11:00より開催!

よくあるご質問

  • サービス
  • プラン
  • セキュリティ
  • 機能・ご利用

サービス

  • OPTiM Contractとは、どのようなサービスですか?

    OPTiM Contractは、締結済みの契約書データをアップロードするだけでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日などの管理項目を取得し、契約書一通ごとの情報を管理できるサービスです。

    終了日以前の自動通知機能、検索機能など一連の契約書管理業務を支援する機能を全プラン共通で搭載しています。

  • AIで抽出できる項目を教えてください。

    契約書のタイトル・当事者名(企業名)・取引金額・契約自動更新の有無・契約締結日・契約開始日・契約終了日などを自動抽出します。

  • OPTiM Contractはどのような課題を解決できますか?

    主に以下の課題解決をご相談いただくケースが多く、いずれもOPTiM Contractで解決可能です。

    • 管理台帳への契約書情報の手入力や、情報の仕分けに工数がかかってしまっている
    • 部署や担当者ごとの閲覧権限設定が課題。部署異動・担当変更に工数がかかってしまっている
    • 紙・電子の契約書を一元管理したい。利用する電子契約は取引先要望でまちまちなので、保管場所を集約したい
    • どの契約がいつ切れるかを毎月人がExcelでチェックしているので、システムで自動通知してほしい

    など。

  • OPTiM ContractはJIIMA認証を取得していますか?
    (JIIMA認証=電子帳簿保存法に対応したシステムであることの認証)

    義務化要件である電子取引保存とスキャナ保存要件のJIIMA認証を取得済みです。

  • OPTiM Contractの利用開始手順を教えてください。

    まずは当社営業担当に問い合わせいただき、有料プランの2週間お試しプランをご活用ください。
    こちらのトライアルプランは貴社の組織体制に合わせて当社側で管理機能等の調整を行いますので、
    有償契約後と同等の活用ができます。

  • サポート体制について教えてください。

    お問い合わせフォームをご用意しております。対応時間に関しては以下の通りです。

    • 土日、祝日および当社休業日を除く9:30 - 18:30
    • (上記対応時間外のお問い合わせは、翌営業日以降の対応となります。)
    • 平均1、2営業日以内に回答しますが、ご質問によってはお時間をいただく場合がありますので、あらかじめご了承ください。

  • 管理できるデータの容量に上限はありますか?

    データ容量の上限は一切ありません。

  • 紙で管理している契約書もOPTiM Contractで管理できますか?

    はい、可能です。
    紙媒体でもオフィスプリンタ等でスキャンデータ化を行うことで、電子と同様にOCR処理が可能です。

  • 他社のAI契約書管理サービスと比べて、OPTiM Contractの強味を教えてください。

    初期費用無しで月額9,980円からAI解析をご利用できる点が強みです。
    また、従量費用も無しのため、契約書の件数が増えた場合でも料金は変わらず定額で利用可能です。

  • 連携している電子契約サービスを教えてください。

    以下の電子契約サービスと連携しております。

    • クラウドサイン
    • GMOサイン
    • Adobe Sign
    • DocuSign
    • WAN-Sign

プランについて

  • どのようなプランがありますか?

    スタータープラン(税抜9,980円/月)とビジネスプラン(税抜49,800円/月)をご用意しております。
    エンタープライズプランに関しては要見積もりとなりますので、お問い合わせフォームよりご相談ください。

  • 契約書は何件までアップロードできますか?

    プラン別の月々の上限数に応じてアップロードいただけます。
    プラン毎の上限数は以下の通りです。
    スタータープラン:10件/月
    ビジネスプラン:100件/月
    件数を追加したい方は追加オプションがありますのでご相談ください。

  • OPTiM Contractのユーザーは何名まで作成できますか?

    ユーザー数は無制限で作成可能です。

  • 既存契約を一括アップロードする際、追加費用は発生しますか?

    はい、既存契約を一括で登録される場合、月額費用とは別にオプション費用が発生いたします。
    契約書1件あたり200円で、1,000件分であれば20万円、2,000件であれば40万円がオプション費用となります。

    オプション費用には契約書の登録・AI解析費用だけでなく、ファイルの保管費用も含んでおります。

  • 同時利用制限数とは何ですか?

    同時にサービスへログインいただけるユーザーの数でございます。
    プランごとの同時利用制限数は以下の通りです。
    スタータープラン:1人
    ビジネスプラン:5人

セキュリティについて

  • ユーザーの権限設定について教えてください。

    一般ユーザー・管理者ユーザーからユーザーごとの権限を設定可能です。
    管理者はグループの作成やユーザー追加などの操作が可能です。
    一般ユーザーは担当する契約書の通知のみ受信しますが、管理者は所属するグループの全ての通知を受信することができます。

  • IPアドレス制限はできますか?

    はい、可能です。
    ビジネスプラン・エンタープライズプランのお客様限定でIPアドレス制限機能をご利用いただけます。

  • 契約書を部署ごとに管理し、部署ごとにアクセス権を分けることは可能ですか?

    はい、可能です。
    OPTiM Contractではグループ(部署)単位で契約書を保管しており、契約書を登録する際は必ず保管するグループを選ぶ必要があります。
    契約書を保管しているグループに所属していれば、グループに保管されている契約書にアクセスできますので、
    複数部署の契約書を管理・アクセス権を与える場合は複数グループにユーザーを所属させることで可能となります。

  • セキュリティ対策について教えてください。

    OPTiM Contractでは、以下のセキュリティ対策を施しております。

    • SSL証明書による暗号化通信
    • RDSによるDBの暗号化
    • 第三者機関による脆弱性回避の認証取得
    • オプティムはISMS認証取得企業であり、CIAを徹底した体制での情報管理
      ※CIAとは「機密性(Confidentiality)」「完全性(Integrity)」「可用性(Availability)」のことです。

  • 利用しているサーバーは国内ですか?

    国内です。AWSのS3でデータ保管を行っております。

  • 契約書のアクセス権限管理について教えてください。

    契約書個別にどのグループへアクセス権を付与するか選択いただき、指定のグループ内で契約書を共有いただけます。
    グループはお客様が任意で作成可能であり、所属するユーザーも自由に変更いただくことが可能です。
    例:総務グループ、営業グループを作成し、契約書Aを総務へ、契約書Bを総務と営業に公開する。

  • 推奨利用環境を教えてください。

    Windows/Macに対応しております。
    本サービスはWebブラウザで動作するアプリケーションです。
    最新版のGoogle Chromeでご利用ください。

機能について

  • CSV取り込みを行い台帳情報を一括で編集することはできますか?

    はい、可能です。
    OPTiM Contractで出力したCSVの情報を編集し、再度Contractに取り込みすることで台帳情報を一括編集できます。
    以下のような場合に活用できます。

    • 取引先や自社の企業名が変わったので企業名を一括編集したい
    • 営業担当が退職するので契約書の担当者情報を後任メンバーに変更したい

  • OCRの精度を教えてください。

    精度については書類の解像度やフォーマットによって変動するため、定量的な精度をお答えできませんが
    独自のフォーマットや筆跡の粗い手書きの日付なども含めて精度改善が可能です。

  • アップロードできる契約書ファイルの容量制限はありますか?

    契約書ファイルあたりの容量制限は100MBです。
    累積の容量制限は無く、契約書あたりのファイル容量のみ制限があります。

  • 契約書にファイルを添付することはできますか?

    はい、可能です。
    契約書1件に対して最大10件までファイルを添付可能です。
    添付できる拡張子は(pdf、xlsx、doc、docx、jpg、png)です。
    雇用契約書に履歴書を添付したり、仕入基本契約書にワークフローの稟議決裁画面を添付するなどのケースがあります。

  • どのような形式のファイルをアップロードできますか?

    PDF、Word(doc・docx)、Excel、画像(png・jpg)形式のファイルをアップロードでき、AI解析の処理が可能です。

  • 解析精度を向上させることはできますか?

    はい、可能です。
    解析精度の悪かった契約書のフォーマット(機密情報を含まないもの)を提供いただくことで、
    フォーマットを分析し解析精度を向上させることができます。

  • 契約書にタグを付けることは可能ですか?

    はい、可能です。
    契約書を管理する支店・事業所の情報や関連する製品の名称をタグとして登録するケースが多いです。

  • 契約書のPDFデータ、台帳データは一括ダウンロード等可能ですか?

    はい、可能です。
    台帳データは任意のタイミングで、CSV形式で一括ダウンロード可能です。

  • 検索機能について教えてください。

    フリーワードやタグのキーワード検索と契約書の条文を直接検索する全文検索、条件検索がございます。
    ■キーワード検索
    契約書のタイトルや企業名、担当者名などの他にも、書類個別に付与したタグを対象に検索可能です。
    ■全文検索機能
    契約書の内容、条文に対して直接検索いただくことが可能です。
    ■条件検索
    タイトルや企業名、担当者名以外にもさまざまな項目を条件指定し検索することが可能です。

  • 取込後のデータの補正等を行う仕組みはありますか?

    はい、ございます。
    当社オペレーターによる入力補正はございませんが、提携事業者をご案内しサービス提供可能です。

  • 通知機能について教えてください。

    契約書の終了日が近づいた際に、契約の担当者とグループの管理者ユーザーに通知が発信されます。
    担当者だけでなく管理者にも通知が及ぶので、契約更新の作業漏れなどへの対策が可能です。

  • 複数ファイルを一括でアップロードすることは可能ですか?

    はい、可能です。
    ローカルからのアップロード、電子契約からのアップロード共に一括アップロードに対応しております。

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