契約書管理とは？
契約書管理における課題とシステム導入のメリットを簡単解説

企業活動にあたり必ず発生する契約書の管理業務において、総務・法務担当者の方々を悩ませる以下のような課題はございませんか？

• 管理台帳に契約書情報を入力するのが手間
• 契約書の期限を台帳で逐一確認するのが面倒
• 紙と電子の契約書が各部署に混在している

上記の課題を、契約書管理の運用体制を改善することで解決できる可能性があります。
本記事では、契約書管理の必要性と課題、また運用体制の改善・構築方法を紹介します。
また契約書管理システム導入のメリットも解説します。

契約書管理の必要性

企業活動にあたり必ず発生する契約書、企業により、年間で数千～数万件ほど締結されており、その種類は秘密保持契約書、売買基本契約書、保守契約書など多岐に渡ります。不適切な管理を行うことで企業活動における収益に対して平均９％の損失が発生しているとの報告もあがっております^※1。
不適切な契約書管理の例として、「変更・更新などの契約内容の管理不備」「契約と実態の不一致」「契約の不履行」などが挙げられます。これらの管理を適切に行うことで、貴重なビジネス機会の損失や、平均９％の目に見えにくい収益の損失を防ぐことができます。

契約書管理の課題

会社のリスクや損失に繋がる契約書管理の課題として、具体的に以下のような例が挙げられます。

• ◇契約書の改ざん

  取引先と日々やり取りする契約書には、改ざんのリスクがつきまとっています。
  
  リスクの一例として、メーカーから仕入れた物品を再販する際に、営業担当がメーカーとの契約を改ざんしトラブルに発展するなどが挙げられます。リスクの回避策として、契約担当者の情報や契約内容を改ざんできないシステム導入などが挙げられます。

• ◇契約終了日の管理不備

  エクセル台帳で契約書を管理している場合、契約終了日を担当者自身で把握し管理する必要があります。また自動更新のある契約書の場合、契約終了日の経過後に新たな終了日にエクセル台帳の記載を更新する必要があります。上記の作業を手間に感じるため更新作業を自動で行いたいとの要望を、総務・法務部の担当者の方からよく伺います。

• ◇契約内容の登録不備

  エクセル台帳での契約書管理だと、担当者によって記載に表記揺れが生じるケースもあります。半角・全角や、カタカナ・英語表記が統一されていないと、後から別の担当者が契約書を検索し見返そうとしたときに、検索にヒットしない場合があります。参照しづらい状態のまま契約書の情報が管理されていることで、担当者の手間がかかり不便との声も総務・法務部の担当者の方から挙がっています。

• ◇契約書管理の属人化

  企業によっては、一部の契約書を現場の担当者や部署が保持してしまっているケースがあります。法務部から各部署へ承認済みの契約書ファイルをメール送付した後、製本済みの契約書原本を現場担当者が保持してしまい、法務部まで返送されない場合があります。法務部で管理できていない契約書が生まれることで、契約書の所在や情報が負えなくなり、企業のリスクに繋がる可能性があります。

• ◇契約書管理のリソース不足

  企業によっては法務部がなく契約書管理に十分な人手やリソースを割けない場合もあります。一人の担当者が数百名分の契約書情報をエクセル台帳で管理しなければならない状況に陥り、担当者の業務負荷が大きくなることも珍しくありません。場合によっては契約期限の管理漏れや担当者の離職に繋がる可能性もあります。

  以上のようにさまざまなリスクや損失が生じる恐れがあります。上記のような事態を未然に防ぎ、事業を円滑に進めるためにも、契約書をより適切に管理する必要があります。

契約書管理の運用体制の改善

契約書をより適切に管理するには、各企業でどのような運用体制をとればよいのでしょうか。ここでは契約書管理の運用体制を改善する方法の一例を解説します。

• ◇契約書の改ざん：訂正・削除ができないシステム導入・タイムスタンプの付与

  製本された紙の契約書に関しては改ざんのリスクは低いと考えられます。一方で、電子化された契約書データに関しては、紙の契約書に比べ改ざんを容易に行えてしまいます。改ざんのリスクを低減するには、契約書データを訂正・削除できない契約書管理サービスにアップロードし保管する、契約書データにタイムスタンプを付与する、などが考えられます。
  上記のような対策をとることで、貴重なビジネス機会の損失を未然に防ぎ、自社の利益向上につなげることができます。

• ◇契約終了日の管理不備：期限管理を自動化するシステム導入

  エクセル台帳での終了日、自動更新の管理に限界を感じる場合は、自動で期限管理を行うシステムの導入を検討してみても良いかもしれません。契約の終了日、自動更新日が近づいた際に担当者へ自動で通知を飛ばし、期限をリマインドする機能が搭載されたシステムを導入することで、人手での期限管理が不要になり管理負荷が軽減できる可能性があります。

• ◇契約内容の登録不備：管理・運用ルールの規定

  記載箇所・形式・内容などを台帳上で細かく規定し、担当者へ周知することで、表記揺れなどの軽微な課題は改善できる可能性があります。また規定された記載でないと入力を受付けない設定・仕様を施すことで、システムを導入せずに登録不備を改善することも可能です。
  
  一方で、規定策定・社内通達には工数がかかる、台帳設定には専門性が必要、などを懸念される方は、運用体制の改善のタイミングで登録不備が起きにくい契約書管理システムの導入を検討しても良いかもしれません。

• ◇契約書管理の属人化：契約書管理規定の策定

  特定の担当者、部署で契約書を保持したままにならないよう、契約書の管理規定を策定し、社内通達しながらルール浸透させていく必要があります。管理規定とは、契約書の作成→承認→保管→破棄などの、契約のライフサイクルに則った規定を指します。規定策定や社内通知には法務部だけでなく総務・人事・営業部など全社の協力が必要となるため、推進担当者を決め、各部署の関係者を巻き込みながら期日を切ってルール浸透を図ると良いでしょう。

• ◇契約書管理のリソース不足：アウトソーシング・契約書管理システムの導入

  自社で担当しきれない契約書の管理業務の一部を、法律事務所やアウトソーシング事業者に委託する方法などが考えられます。また法務支援や契約書管理システムを導入すれば、アウトソーシングよりも費用を抑えて契約書管理のリソース不足を補える可能性もあります。

契約書管理システム導入のメリット

ここまで契約書管理の課題とその改善方法について確認してきました。

「契約書管理の属人化」「契約内容の登録不備」のように契約書管理システムを導入せずに解決できる課題もあります。一方で「契約書の改ざん」「契約終了日の管理不備」のような課題は契約書管理システムを活用することで、人手に頼るよりも効率よく、人件費などの費用を抑えて契約書管理の運用体制を改善できる可能性があります。自社の契約書管理を改善するにはシステム導入が必要か不要か、上述の「契約書管理の運用体制の改善」を参考にまずは検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

本記事では、契約書管理の必要性と課題、運用体制の改善方法を紹介しました。また運用体制を改善する上で導入検討する契約書管理システムのメリットについても解説しました。

企業活動において欠かせない契約書ですが、リスクマネジメントや業務効率化のためには、契約書管理も重要になります。自社にあった契約書管理の改善に本記事が参考になれば幸いです。