1. 「文書管理？うちはExcelで十分」──本当にそうでしょうか？
多くの企業で、文書管理はExcelや共有フォルダをベースに行われています。
「必要な情報がまとまっていれば、それで十分」「コストをかけてまで新しい仕組みは必要ない」そう考えて運用されている方も多いのではないでしょうか。
確かに、Excelを活用した文書一覧表、共有フォルダによる分類などは、手軽で導入コストもかかりません。少人数の組織や文書量の少ない部署であれば、一定の効果を発揮する方法です。
しかし、以下のようなことが1つでも当てはまる場合、今の方法に見えないリスクや無駄が潜んでいる可能性があります。
- ファイルの保存場所が人によって違う
- 誰が、いつ、どのファイルを更新したか分からない
- 同じ文書が複数の場所に存在している
- 紙の書類も多く、探し物に時間がかかる
- 担当者が退職すると文書の所在が不明になる
これらの状況を放置しておくと、情報漏えいや業務の停滞といった経営リスクにもつながりかねません。
2. 文書管理の“よくあるつまずき”──現場で起こりがちなケースから学ぶ
文書管理に関する課題は、多くの現場で共通しています。
以下に紹介するのは、日常的によく聞かれる課題をもとに再構成した文書管理のケース例です。
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ケース①：最新版が分からないまま、誤った資料でプレゼンを実施
製造業のあるチームでは、月次報告書を複数人で編集しながら共有フォルダで管理していました。ところが、“最新版”と名付けられたファイルが複数存在し、どれが正しいものか判断できない状態に。
結果的に古いバージョンの資料を使ってプレゼンを行ってしまい、顧客からの指摘を受けることになりました。
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ケース②：属人化したフォルダ構造で、退職者の文書が行方不明に
IT企業のある部署では、各担当者が自由にフォルダを作って文書を管理していたため、どこに何の文書があるか全体で把握されていませんでした。
担当者が退職後に重要な提案資料が見つからず、案件対応に支障が出てしまいました。
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ケース③：紙文書が山積みで、稟議の確認に1時間
建設業のある企業では、稟議書や契約書類などが紙で保管されており、デジタル化は一部のみ。
急な監査対応で特定の稟議書を探すことになり、キャビネットから探し出すのに1時間以上かかる事態になってしまいました。このような状況は、特別な例ではなく、多くの企業で起こりうる「文書管理のつまずき」です。「あるある」と思った方も多いのではないでしょうか。
Excelやフォルダ運用を続けていても、こうした小さな問題が大きな手戻りや信頼損失につながるリスクをはらんでいます。
3. 文書管理サービスは「すべての企業に今すぐ必要」ではありません
これまで文書管理の課題について書いてきましたが、実は、すべての企業が今すぐ文書管理サービスを導入すべきだとは限りません。
以下のようなケースでは、導入の優先順位はそこまで高くない可能性もあります。
- 社内文書の種類や件数が少ない
- 少人数のチームでファイル共有がシンプル
- 保存ルールが確立されており問題が起きていない
いきなり“高価なシステム”を導入するのではなく、まずは自社の状況を客観的に知ることが何より重要なのです。
4. 導入の前に、“まず診断”という選択肢。登録不要、無料でできる「はじめての文書管理サービス導入診断」って？
「Excelで管理しているけど不安はある」
「とはいえ、すぐに変えるほどでもない…」
迷いのある方のために、オプティムでは7問で完了する“文書管理サービス導入診断”を提供しています。
この診断では、現在の自社の管理レベルに対して、どれだけサービス導入が適しているかの“適合度（%）”を表示します。スマートフォンからでも診断可能で、3分程度で手軽に診断することができます。
詳細な分析レポートが出るわけではありませんが、自社の状況を簡単に振り返る“きっかけ”として、非常に有効です。
5. 「文書管理サービス導入診断」の診断結果はどう使うのが良い？
文書管理サービス導入診断の結果はどのように使うのが良いでしょうか。
文書管理サービスの導入を進めるためには、情報システム部門に依頼することや、上司または経営層への説得が必要になりますが、「なんとなく不便」という感覚に頼った状態では、うまく進めることはできません。
そんな時、「文書管理サービス導入診断」の７つの質問は現場で起きている問題を言語化するのに役立ちます。
文書管理におけるどんな作業に時間がかかっているのか？どんなところにリスクがあるのか、診断の質問に回答することで、現場で実際に困っていることは何なのか、言語化・数値化するための気づきを得ることができます。
6. 今のやり方を続けるか？見直すか？判断する第一歩を
Excelや共有フォルダによる文書管理に慣れている状態だと、文書管理サービスの導入に踏み出すのは難しいと感じるかもしれません。
しかし、属人化・検索性・セキュリティなどに課題が出始めたら、それは「見直しのタイミング」です。
文書管理サービスの導入が最適かどうか、もし、迷っているなら、「まず診断」してみましょう。