会社に山積みになっている紙の文書から情報を探す、転記作業をするなど、途方に暮れる業務をするたびに「電子化ってどうなんだろう？」と頭によぎる担当者は多いのではないでしょうか？

年々増えていく紙の社内文書をこれから先も扱っていくのかと思うと、他の方法を検討したくなるのも無理がありません。

社内文書の電子化とは、紙の文書を複合機やスキャナーでスキャンして、PDFにしてパソコンやスマートフォンから閲覧できるデータに変換することです。

紙の社内文書を電子化することで、下記のような紙の文書で起こりやすい課題を解決できます。

しかし、このような課題は紙の社内文書をPDFにして「閲覧できる」という状態で止めてしまうと効果を実感できません。その先にある電子化した文書の利活用を踏まえて体制を整えていく必要があるのです。

そのため、社内文書の電子化を考え始めたタイミングでメリットを理解するのと併せて、最適な進め方も把握しておくようにしましょう。

そこで本記事では、社内文書を電子化するメリットを成功事例、電子化の始め方など、電子化を検討し始めたときに知っておきたい基礎知識をまとめて解説します。

最後まで読めば、社内文書を電子化することに納得したうえで、適切なステップを踏めるようになります。社内文書の電子化には、多くの企業が取り組んでいます。「あのとき電子化すればよかった」と後悔しないためにも、参考にしてみてください。

1. 社内文書の電子化とは文書をデータに変換すること

冒頭でも触れたように、社内文書の電子化とは、文書をデータに変換することです。紙の文書を電子化することで、保管場所や閲覧場所に囚われず、文書を利活用しやすい環境を整えられます。

社内には、請求書や契約書、マニュアルなどさまざまな文書があります。これを紙のまま保存し続けると「劣化が進み読めなくなる」「保存場所が足りなくなる」「紛失してしまう」など、さまざまなリスクがあります。

そこで、社内文書を複合機やスキャナーでスキャンして、PDFにしてパソコンやスマートフォンから閲覧できるデータに変換することが文書の電子化です。

しかし、あらゆる社内文書を電子化しただけでは、社内で活用しやすい状態を作れません。例えば、文書をPDFにするところまで進めても、下記のような課題を抱えることが多いです。

そこで、社内文書の電子化では「紙の文書を電子化する」で終わらずに、利活用しやすい環境整備までを含めて取り組むことを目指します。

例えば、PDFにした文書を管理システム（文書の作成・閲覧・保管・廃棄のサイクルを管理できるシステム）で保管して、検索や必要な情報の抽出ができるようにするところまでを行い「電子化した文書を使える」状態にします。

ここまで実施して初めて社内文書を電子化して「業務効率化した」「ミスが減った」などの変化を実感できるようになるのです。

このように、社内文書の電子化とは今ある紙の文書をデータに変換して「データで見られる状態」にすることではありますが、その先の利活用まで含めて取り組むことが電子化の本質になります。

2. 84.2%の企業が何らかの社内文書の電子化を進めている

社内文書の電子化とはどのような取り組みなのかイメージが持てたところで「企業がどの程度取り組んでいるのか」気になるところでしょう。

「株式会社日立ドキュメントソリューションズ」が従業員規模500名以上の企業に勤めている方を対象に実施した調査では、84.2%の企業は何らかの社内文書の電子化を進めていることが分かっています。

社内の全文書を電子化できていなくても一部の文書を電子化している企業の割合は、非常に多いと言えるでしょう。

電子化の進捗状態	回答者の割合
電子文書のみを扱っている	9%
電子文書のほうが多い	36.6%
電子文書と紙の文書は同じくらい	20.6%
紙の文書のほうが多い	18%
紙の文書のみ扱っている	4.8%
分からない	11%

参考：株式会社日立ドキュメントソリューションズ「文書の電子化はどのくらい進んでいると思いますか？」をもとに作成

また、社内文書を電子化して利活用するために文書管理システムを導入しているかどうかについては、37.2%の企業が導入していると回答しています。

文書管理システムの導入状態	回答者の割合
文書管理システムを導入している	37.2%
文書管理システムを導入していない	26.4%
分からない	36.4%

参考：株式会社日立ドキュメントソリューションズ「文書の電子化はどのくらい進んでいると思いますか？」をもとに作成

この点からも、単に社内文書を電子化するだけでなく、その後の利活用を視野に入れている企業が一定数いることが伺えます。

このように、社内文書の電子化を進めている企業は非常に多く、その背景には電子化するからこそ解決できる課題がたくさんあります。次の章では、社内文書を電子化すると、どのような変化が起こるのか詳しく解説していきます。

3. 社内文書を電子化するメリット5つ

ここでは、社内文書を電子化するメリットをご紹介します。紙の文書で起こりやすい課題を、電子化することでどのように改善できるのかが分かります。

社内文書を電子化するべきか判断するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

社内文書を電子化するメリット5つ
社内文書を保管、検索しやすくなる 社内文書の更新、バージョン管理がしやすくなる 社内外をまたぐ共有がしやすくなる 社内文書の内容を転記する負担を減らせる 災害に備えた体制を整えられる

3-1.社内文書を保管、検索しやすくなる

1つ目は、社内文書を保管、検索しやすくなることです。社内文書を紙で管理している場合、どうしても保管場所が必要になります。書類保管箱の幅は、約42cm（A4を3,500～4,000枚程度収納）が目安です。

文書の種類や年度などに応じて増やしていくと、社内の倉庫や外部の保管庫などそれなりの広さが必要になっていきます。例えば、年間3.5万枚の文書を保管したい場合、書類保管箱を横並びにしようとすると幅約420cmものスペースを必要とするのです。

そして、何とか紙の文書を保管できたとしても、課題となるのが「必要な文書を必要なときに取り出す」ことです。

例えば「去年の〇〇会社の見積りの原本がほしい」となったときに、膨大な紙の文書のなかから探す負担は非常に大きいです。場合によっては特定の社員しか保管場所を理解しておらず、必要なときに取り出せないケースもあるでしょう。

実際に、下記のように紙の文書の保管と検索が課題になっている企業も見受けられます。

社内文書を電子化すると、物理的な置き場が不要になります。下記のようなシステム、サーバーに保管していくため、社内外の保管場所を確保する必要がありません。

必要な書類を保管場所まで取りに行かなくても、社内文書の保管先にアクセスできるパソコンやスマートフォン、タブレットがあれば、どこからでも必要な文書を確認できます。

また、社内文書を電子化するとインターネットで情報を検索するような感覚で、必要な文書を探せるようになります。

例えば、社内文書を保管しているフォルダの検索窓に「〇〇会社 契約書」を入力して検索をすると、該当する文書を抽出することが可能です。

文書管理に特化したシステムなどを活用すれば、システム内の全文書を対象にキーワードで検索するなどより精度の高い検索をすることもできます。

このように、社内文書を電子化すると、紙の文書で課題になりやすい保管と検索が最適化できて、必要なときに必要な文書をすぐに使える状態を整えられます。

3-2.社内文書の更新、バージョン管理がしやすくなる

2つ目は、社内文書の更新、バージョン管理がしやすくなることです。紙の文書では「誰がいつ更新したのか」「最新版はどれなのか」など、更新情報とバージョンの管理が難しい側面があります。

例えば、取引先に受領してもらうまで5回仕様書の内容を変更したとしましょう。軽微な調整が続き内容をしっかり読まないと変更が確認できない場合、書類の順序が入れ替わる、日にちを更新し忘れるなどがあると「どれがいつの仕様書なのか」見極めるのに時間がかかります。

また、マニュアルや手順書なども更新を重ねていくと、いつ、どのような更新が行われたのか管理することが難しくなっていきます。その結果「古い手順書だと思わずに参考にしてしまった」「古いマニュアルが残っていて参考にしてしまった」などのトラブルにつながるのです。

実際に下記のように、業務を遂行するうえで文書の更新、バージョン管理が課題になっているケースは意外と多いです。

社内文書を電子化すると文書の更新、バージョン管理がしやすくなります。紙の文書では更新履歴やバージョン管理を文書と切り離して管理することが多いですが、電子化することで紐づけた管理がしやすくなるのです。

例えば、契約書を電子化すると、下記のように更新、バージョン管理がしやすい状態を整えられます。

管理項目	紙の契約書	電子化した契約書
バージョン管理	紙に直接バージョンを記載する 別途バージョン管理をする台帳を作成する	変更履歴を自動的に保存する 異なるバージョンの契約書を紐づけて保存する 文書管理システムを使いバージョンを登録する
更新	更新した内容、更新日時などを文書に記載する 更新前の文書を破棄する	更新履歴を自動的に保存する 文書管理システムを使い最新版以外表示されないようにする

※電子化の方法によりできる範囲が異なります

電子化した契約書を保存する環境によっては、自動で更新履歴を残せます。いつ、誰が、どこを更新したのか分かるため、バージョンの確認がしやすくなるでしょう。

また、文書管理システムなども導入すれば、異なるバージョンの文書を紐づけて管理する、古いバージョンが表示されないようにするなどの工夫も可能です。

その結果、誰がどのタイミングで社内文書を手にしても「どのバージョンか」「更新されているのか」「旧バージョンはどこにあるのか」が分かり、情報の誤認が起こりにくくなるのです。

文書のバージョン・更新を紐づけて保存する→利用者はどのような文書なのか分かる→情報の誤認、バージョン間違いが起こりにくい

社内文書は1枚で完結する場合のほうが少なく、更新を重ねてバージョンアップしていきます。この過程を適切に管理して、トラブルを未然に防げるようになるのは社内文書を電子化する大きなメリットだと言えるでしょう。

3-3.社内外をまたぐ共有がしやすくなる

3つ目は、社内外をまたぐ共有がしやすくなることです。紙の文書の場合は物理的な移動を伴うため、すぐに共有できないケースがあります。

例えば、営業が持ち出しを制限している仕様書を閲覧する場合は、社内に戻らなければならないのはもちろん、管理場所から探してもとに戻す手間が発生します。

また、取引先が「過去の〇〇の書類が見たい」「図面を閲覧したい」などと話したときも同様で、膨大な紙の文書のなかから探して、コピーやスキャンをして共有する手間がかかるでしょう。

社内文書を電子化すると、社内文書にアクセスする権限がある人であれば、どこからでも必要な情報を閲覧できます。

• 会議中に話題にあがった文書の内容を確認する
• 出張中に取引先の発注書や報告書を確認する
• 監査前にデスクにいながら必要な文書を複数人で確認する

など、紙での文書管理では難しかった文書を共有して、業務を効率化していくことができます。

また、社外への共有が許可されている文書であれば、下記のような方法ですぐに情報を共有できます。紙の文書を郵送する、FAXするなどの手間が発生しません。

必要なタイミングで素早く情報共有できれば、意思決定や業務スピードの向上にも貢献します。紙の文書は保管するだけで終わりがちですが、その後の共有がしやすくなる点も大きなメリットだと言えるでしょう。

3-4.社内文書の内容を転記する負担を減らせる

4つ目は、社内文書の内容を転記する負担を減らせるところです。社内文書のなかには、管理上下記のように他の台帳やシートに転記をするケースが多々あります。

このときに紙の文書だと情報をコピーして貼り付けることができません。情報を確認しながら、入力先に手作業で入力していく必要があります。

そのため、誤入力や同じ情報を複数箇所に入力する負担が課題になっているケースが見受けられます。

社内文書を電子化して利活用できるデータに変換しておけば、コピーをしてそのまま転記する、必要な情報だけ抽出するなどが可能です。

例えば、毎月50件手入力していた契約書の金額も、契約書の原本から金額をコピーできれば入力時間を大幅に削減できます。金額を手打ちしているわけではないため、誤入力などのリスクも軽減できるでしょう。

このように、社内文書を電子化してデータとして利活用できる環境を整えることで、転記作業の負担を大幅に削減できます。

日々多くの文書を扱う企業ほど、転記作業の削減は業務効率化の効果が大きく、現場負担の軽減や生産性向上を実感しやすいでしょう。

3-5.災害に備えた体制を整えられる

5つ目は、災害に備えた体制を整えられることです。昨今は企業に対して、地震やテロなどの予期せぬ事態に対する備えが求められるようになってきています。

なかでも、社内文書は企業にとって重要な情報資産なので、さまざまな脅威から守る必要があります。しかし、紙の社内文書は環境変化に弱く、下記のような被害が起きています。

紙の社内文書は一度破れる、濡れるなどの被害に遭うともとに戻すことが非常に難しいです。そのため、上記の事例でも、復旧までに時間と労力がかかったと述べています。

社内文書を電子化すると災害が起きても大切な文書がダメージを受けず、事業を継続できる状態を整えられます。

社内の個人パソコン内だけにデータを保管している場合は、パソコンが壊れたらデータも破損してしまう可能性はあるでしょう。それは保管ルールに誤りがあるケースです。

下記のように同じ文書を異なる場所に保管して、原本をしっかりと守る運用をしていれば、文書に関する全データを紛失してしまうリスクを最大限抑えられます。

また、文書管理の電子化では物理的なサーバーだけでなく、クラウド上のサーバーにも保管できます。そのため、地震や水害などで社内の設備が被害を受けても、データを守ることができるのです。

このように、いざという時に自社の情報資産を守り事業を継続させるためにも、社内文書の電子化は重要視されています。

4. 社内文書を電子化した事例

社内文書を電子化するメリットが把握できたところで、社内文書を電子化した事例を見てみましょう。

社内文書を電子化した企業は、情報の利活用や業務時間の短縮など「電子化をしてよかった」と感じる成果を得ています。自社ではどのような成果を実感できそうかイメージしながらチェックしてみてください。

社内文書を電子化した事例	電子化した成果
製造業の経緯報告書の例	手入力だと1件2時間かかっていた転記作業が10分で完了 必要な情報を探す時間も短縮
建設業の点検票の例	必要な情報を探す時間が平均15分から30秒に短縮 情報の利活用を推進

4-1.製造業の経緯報告書の電子化事例：転記作業にかかる時間を92%削減

ある企業では経緯報告書を作成、保管するときに下記のような課題を抱えていました。

とくに、報告書の作成とシステム入力では同じ情報を入力しており、大きな負担になっていました。そこで、社内文書の電子化と文書管理がまとめてできるシステム「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」を導入しました。

紙の文書をアップロードするだけでAIが自動で読み取り、台帳を作成してくれる機能があるため、手入力だと1件2時間かかっていた転記作業を10分（作業時間92%削減）で実施できるようになったのです。

また、文書に記載された文言で検索できるため、必要な情報を探す時間も短縮できました。このように、文書を電子化して利活用しやすい環境を整えることで、業務効率化を実現できるようになります。

参考：保管スペース不足とデータ転記ミスを同時解決！経緯報告書（インシデントレポート）管理のAI革命

4-2.建設業の点検票の電子化事例：必要な情報を探す時間を30秒に短縮

ある企業ではあらゆる現場の安全と品質を支えるために不可欠な点検票の作成、保管に、下記のような課題を抱えていました。

とくに、どんどん増えていく点検票の内容を追いきれずに、フォローアップができないことが懸念点になっていました。そこで、社内文書の電子化と文書管理がまとめてできるシステム「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」を導入しました。

アップロードして電子化、保存した文書にごとに指定したタイミングで自動通知をする機能が備わっているため、従業員の負担を増やさずフォローアップのタイミングを見逃さなくなりました。

また、大量の点検票を対象にキーワードなどで絞り込み検索ができるため、必要な情報を探す時間が平均15分かかっていたところ、30秒に短縮できたのです。

このように、社内文書の電子化では必要な情報を利活用しやすくなり、従来の紙の保存での課題を解決できるようになります。

参考：点検票管理に潜む重大故障リスクを根本解決！AI管理で予防保全（メンテナンス）をDX

5. 社内文書の電子化はどのような企業でも実施したほうがいい

ここまで、社内文書を電子化するメリットや具体的な事例を解説してきました。社内文書を電子化すると、紙の文書では実現できなかった利活用しやすい環境を整えられることが理解できたかと思います。

どのような企業でも人事・労務関連文書や経理・財務文書、顧客対応文書など多くの文書を扱っています。

そこには「紙の保管にかかる費用」「紙の文書を探す時間」「紙の文書の内容を転記する時間」など、電子化すれば発生しないものが発生しています。

このまま放置をしても紙の文書を扱っている現状が変わらない限り、改善していくことが難しいです。だからこそ「自社は関係ない」「電子化は他社がやることだ」と考えず、一部の社内文書からで問題ないので電子化を進めていくことをおすすめします。

とくに、現在下記のような課題を抱えている場合は、社内文書を電子化することで課題を解消できる可能性があります。

文書の電子化で解決できる課題
紙での文書作成の課題	文書の共有がしにくい（リアルタイムで把握できない） 文書の保管場所が足りない、もしくは個人に委ねている 引き継ぎや退職によって紛失するケースがある
文書の利活用の課題	必要な文書をすぐに探せない 紙の文書の内容を台帳やシステムに転記する時間がかかっている 持ち出しができず情報の活用がしにくい 文書ごとの権限、廃棄期限などが明確になっていない 紙の文書では災害対策、セキュリティ対策を懸念している

「2. 84.2%の企業が何らかの社内文書の電子化を進めている」でも触れたように、多くの企業が既に社内文書の電子化に取り組んでいます。

社内文書の電子化は自社でも実現するべきことだと捉えて「社内文書を電子化するにはどうすればいいのか」を少しずつ考えていきましょう。

6. 社内文書の電子化は少しでも早く始める

社内文書の電子化に取り組むと決めたなら、少しでも早く始めましょう。なぜなら、後回しにすればするほど紙の文書が増えて、電子化に取り組むときに負担を感じやすくなるからです。

企業では1ヶ月1人あたり1,000枚程度の紙を使用していると言われています。全ての文書を保管するわけではないため、そのうち5%を保管するとしても50枚です。

100名社員がいるとすると、年間6万枚も紙の文書が増えることになります。電子化を1年後回しにすると+6万枚、2年で+12万枚も紙の文書が増えてしまうことが分かるでしょう。

そのため「まだ電子化は早い」などの声があっても、今この瞬間から取り組んだほうが

• 複合機やスキャナーでスキャンする負担
• 紙の文書を仕分けする負担

などが最も少ない状態で電子化を進められるのです。

このような背景から、社内文書の電子化は「いつかやるべき取り組み」ではなく、紙の文書が増え続ける前に着手したほうが実践しやすい取り組みだと言えます。

とはいえ、「実際には何から始めればいいの？」「どの文書から電子化すればいいの？」と感じる方も多いでしょう。

次の章では、社内文書の電子化を進める具体的なステップを解説するので、どのように進めていけばいいのか具体的なイメージを掴んでみてください。

7. 社内文書の電子化を進める4つのステップ

実際に社内文書の電子化を始めるときには「紙の文書をスキャンしてPDFにする」という特定の作業だけをイメージするのではなく、社内文書を電子化して活用できる体制を整えることを意識することが大切です。

ここでは、計画的に社内文書の電子化を進めるステップを分かりやすく解説していきます。「社内文書を電子化するにはまず何をすればいいのか」把握するためにも、参考にしてみてください。

▼リンクをクリックすると確認したいステップに移動できます

社内文書の電子化を進めるステップ	概要
ステップ1 どのような社内文書があるのか洗い出す	社内でどのような文書を使用しているのかしっかりと洗い出す
ステップ2 社内文書の電子化に優先順位をつける	社内文書のなかで「どの文書から電子化していくのか」優先順位をつける
ステップ3 電子化する文書を扱うルールを決める	文書のライフサイクルに沿って電子化の対象となる文書を扱うときのルールを決める
ステップ4 対象となる文書を電子化する	対象となる文書を電子化して利活用できるようにする

7-1.ステップ1：どのような社内文書があるのか洗い出す

まずは、社内にどのような文書があるのか洗い出します。社内全体の文書を把握していないと「どこから電子化するべきか」正しい判断ができないためです。

社内文書の種類は業種によって大きく異なりますが、一例として下記のようなものがあります。

社内文書の分類	例
管理系文書	稟議書・社内通知・社内報告書・監査報告書など
人事・労務関連文書	勤怠表・給与明細・人事異動通知・就業規則など
経理・財務文書	領収書・請求書・経費精算書・決算書など
顧客対応文書	見積書・契約書・納品書・クレーム報告書など
技術・業務記録	作業指示書・議事録・報告書・図面・検査記録など
マニュアル	操作手順書・業務フロー図・トレーニング資料など

社内文書を洗い出すときのポイントは、業務ごとに使用している文書を書き出していくことです。

社内文書のなかには特定の業務に携わっていないと把握していないものもあるので、担当者の勘や記憶だけを頼りに洗い出すと抜け漏れが起こりやすいです。

各業務の担当者にヒアリングをしながら、今どのような社内文書があるのか明らかにしていきましょう。

7-2.ステップ2：社内文書の電子化に優先順位をつける

社内文書を整理できたら、電子化する文書に優先順位をつけていきます。膨大な社内文書を一度に電子化しようとすると負担が大きく、中途半端で終わってしまうリスクがあります。

確実に進めていくためにも、まずはどの文書を電子化するべきか決めることが重要です。電子化する文書の優先順位は、下記の項目で判断するといいでしょう。

確認する項目	概要
保存義務がある	契約書や請求書、見積書など法定保存期間があり一定期間保管しなければならない文書
使用頻度が高い	マニュアルや手順書など社員の使用頻度が高く電子化すると利便性が高くなる文書
共有範囲が広い	図面や注文書など共有範囲が広く電子化することで扱いやすくなる文書
頻繁に更新をする	請求書や見積書など何度も作り直す可能性があり、バージョン管理が必要になる文書

例えば、契約書や請求書、見積書は法律で定められた保存期間があり、かつ確認したり転記したりと使用頻度の高い文書です。

更新する可能性もありバージョン管理も必要となるため、電子化の優先度の高い文書となります。

このように、4つの項目のなかで当てはまる部分が多い文書から電子化していくとミスの軽減や業務効率化などの成果を実感しやすくなります。

7-3.ステップ3：電子化する文書を扱うルールを決める

電子化する社内文書が決まったら、具体的な作業をする前に電子化のルールを決めておきましょう。社内のルールが定まっていない状態で電子化をすると紙の管理から脱却はできても、その後の利活用がしにくくなるからです。

必要なルールは扱う文書によって大きく異なりますが、文書のライフサイクルに沿って整理をすると理解しやすくなります。

文書のライフサイクル	決めるルールの例
作成	電子化した文書のファイル名の記載方法を決める 電子化した文書の保管先を決める 電子化した文書によっては共有する前に承認を得る
閲覧	電子化した文書の閲覧権限、ダウンロード制限を設ける 閲覧者による修正の可否を決める
保管	電子化した文書のバージョンを紐づけて管理する 最新版が分かるように保管する
廃棄	電子化した文書を廃棄する時期を決めておく 電子化した文書を廃棄するときのルールを決めて廃棄する

このなかで、しっかり押さえておきたいのが電子化したファイル名の記載方法です。紙の文書にはなかった工程なので「適当にファイル名をつける」「数字のみ記載する」など、個々で簡略化しがちです。

この状態では、バージョン管理や検索時にも影響が出るため、後々管理がしやすくなるように「どのようにファイル名をつけるのか」決めておきましょう。

一例として、下記の4つをセットして記載すると、何の文書なのか分かり、管理しやすくなります。

繰り返しになりますが、社内文書の電子化は文書を保存するのではなく、活用することがゴールです。だからこそ、電子化する前に有効活用を前提としたルールを決めておくようにしましょう。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度」 参考：厚生労働省「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」の概要

7-4.ステップ4：対象となる文書を電子化する

社内文書を電子化するルールが決まったら、いよいよ対象となる文書を電子化していきます。基本的には下記の4つのステップで進めますが、どのステップまで進めるのかは、扱う文書や活用の目的によって異なります。

ステップ1でやめても電子化したことになりますが、電子化した文書を利活用していくことを考えるとステップ3まで進めたほうがいいでしょう。

対象となる文書を電子化するステップ	概要／実現できること
【紙から電子化する】 ステップ1：スキャンしてPDF保存する	・対象となる文書を複合機やスキャナーでスキャンしてPDFとして保存する ＜実現できること＞ ・紙の文書をそのまま電子化できて形式を維持できる ・PDFの状態なので検索や文書の抽出などがしにくい
【データ変換する】 ステップ2：PDFをAI-OCR処理する	・PDFの内容をテキストデータに変換する ＜実現できること＞ ・手書き文書、フォーマット問わずテキストデータに変換できる ・PDFの内容を活用できる状態にする
【管理できる環境を整える】 ステップ3：文書管理システムを導入する	・AI-OCR処理したデータを文書管理システムで保管して検索、バージョン管理などができる状態にする ＜実現できること＞ ・電子化した社内文書を文書管理システムに集約して管理しやすい環境を整える ・システム内でバージョン管理や高度な検索ができる

例えば、マニュアルを電子化するとしましょう。まずは複合機やスキャナーで読み取り、PDFにします。PDFにした文書はパソコンやスマートフォンの画面に表示でき、この段階で電子化ができたことになります。

しかし、PDFは文書内の文字を画像として認識されているケースが多く、このままではコピーして転記したり、キーワードで検索をしたりすることが難しいです。

そこで、PDFをAI-OCR処理していきます。AI-OCR処理とは、AI技術を活用して高精度で文字を認識してテキストデータに変換する技術です。PDFのマニュアルをAI-OCR処理することで、テキストデータとして扱えるようになります。

例えば、マニュアルの一部を抜粋して転記する、マニュアルの一部を修正するなどが可能になります。ここまで行うことで、電子化した文書を自由に扱えるようになってきています。

とは言え、この段階では、テキストデータに変換したマニュアルの保存先、タグ付けなど利活用しやすい環境が整っていません。

そのため、文書をライフサイクルに沿って管理しやすくなる「文書管理システム」を導入して、電子化した文書を一括管理できる環境を構築します。

文書管理システムではタグ付けや台帳への転記、検索機能などが備わっているので、紙で管理していたときよりも利活用しやすい状態を維持できるようになるのです。

このように、社内文書の電子化を進めるなら、まずは優先度の高い文書から取り組み、PDFにする時点で終わるのではなく利活用しやすい体制を整えるところまで意識して進めてみましょう。

紙の書類をPDF化する手順は下記の記事で詳しく解説しています。初めてでも実践できるように解説しているので、参考にしてみてください。

PDFをAI-OCR処理する仕組みは、下記の記事で詳しく解説しています。なぜAI-OCR処理をしたほうがいいか理解するためにも、参考にしてみてください。

8. 社内文書の電子化は電子化した後の活用のしやすさが大切

ここまで、社内文書を電子化する基礎知識をまとめて解説しました。一貫してお伝えしているのは、社内文書の電子化は文書をデータに変換して満足することではないということです。

電子化した文書をスムーズに転記する・電子化した文書を検索するなど、現在の課題を解決できるように利活用できるようになって、初めて社内文書の電子化は成功したと言えるのです。

だからこそ、社内文書を電子化する時点で、電子化した後の活用のしやすさを考え「7. 社内文書の電子化を進める4つのステップ」であったように文書管理システムを導入することをおすすめします。

なかでも、文書のOCR処理から管理までを一貫してできる「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は、社内文書の電子化の強い味方です。

PDFにした文書をアップロードすれば高精度なAI-OCR処理ができます。タグ付けなどをして指定の場所に保管して、検索や情報抽出など利活用できる環境までをすぐに整えることが可能です。

それだけでなく、電子化した社内文書を社内で利活用しやすくするために、管理台帳の自動作成やCSVファイルの作成、全文検索などにも対応しています。

「4. 社内文書を電子化した事例」でも触れましたが、「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」を活用して文書の電子化だけでなく、業務改善を実現した事例もあります。

このように、「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は文書の電子化の先にある社内で利活用できる環境づくりができ、文書を電子化してよかったと思える状態を作れます。

「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」についてもっと知りたいと感じたら、ぜひ無料資料をダウンロードしてみてください。あなたの会社の電子化をしっかりとサポートさせていただきます。

9. まとめ

本記事では、社内文書を電子化するメリットや事例、電子化を始めるステップをまとめて解説しました。最後に、この記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇社内文書の電子化とは、文書をデータに変換すること。実際には「紙の文書をデータにする」で終わらずに社内で保存、管理、活用できる状態までを含めて目指す

〇社内文書を電子化するメリットは下記のとおり

• 社内文書を保管、検索しやすくなる
• 社内文書の更新、バージョン管理がしやすくなる
• 社内外をまたぐ共有がしやすくなる
• 社内文書の内容を転記する負担を減らせる
• 災害に備えた体制を整えられる

〇社内文書の電子化は「自社は関係ない」「電子化は他社がやることだ」と考えず、一部の社内文書からで問題ないので電子化を進めていくことが大切

〇社内文書の電子化は後回しにするとその分、電子化する負担が増えるため、できるだけ早く取り組むようにする

〇社内文書の電子化を進めるステップは下記のとおり

社内文書の電子化を進めるステップ	概要
ステップ1 どのような社内文書があるのか洗い出す	・社内でどのような文書を使用しているのかしっかりと洗い出す
ステップ2 社内文書の電子化に優先順位をつける	・社内文書のなかで「どの文書から電子化していくのか」優先順位をつける
ステップ3 電子化する文書を扱うルールを決める	・文書のライフサイクルに沿って電子化の対象となる文書を扱うときのルールを決める
ステップ4 対象となる文書を電子化する	・対象となる文書を電子化して利活用できるようにする

社内文書は紙のまま保存するのではなく、電子化したほうが利活用できる幅がぐんと広がり紙の文書管理の課題を改善できます。ぜひ本記事で紹介したステップを参考にして、1日でも早く社内文書の電子化に取り組んでいきましょう。