文書情報管理士とは？資格の概要と実務での活かし方| OPTiM

近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進や電子文書の普及により、企業や自治体における「情報管理」の重要性は急速に高まっています。

紙の文書をファイルに綴じて倉庫に保管する時代から、クラウドやデータベースを活用した電子的な文書管理へと移行する流れが加速する中で、「誰が、どのように情報を整理・保存し、活用するのか」という視点が欠かせなくなりました。

こうした背景で注目されている資格が文書情報管理士 です。

まだ知名度は高くないものの、文書情報管理士は文書の保存・検索・廃棄といったライフサイクル全体を体系的に理解し、法令遵守や業務効率化に役立てられる専門資格です。たとえば、契約書の保存期間を適切に管理したり、電子帳簿保存法や個人情報保護法といった法律に対応した運用ルールを整備したりと、実務に直結する知識を身につけることができます。

「この資格を取得すると、具体的にどんなメリットがあるのだろう？」と疑問を抱く方も多いでしょう。

文書情報管理士を取得することで、

社内の文書管理規程を整備し、監査やコンプライアンスに強い仕組みを作れる
文書管理システムやAI-OCRの導入時に、運用設計の知識を活かせる
総務・経理・法務など幅広い部門で評価され、キャリアアップにつながる

といった効果が期待できます。

本記事では、「文書情報管理士とは何か？」をわかりやすく解説するとともに、資格区分や試験内容、学習方法、そして実務やキャリアでの活かし方を詳しく紹介します。また、電子帳簿保存法や文書管理規程との関連性についても触れながら、資格取得の価値を多角的に整理していきます。

この記事を通じて、文書情報管理士が「単なる資格」ではなく、DX時代における情報管理のキーパーソンとなる存在であることを実感していただけるでしょう。

1. 文書情報管理士とは？資格の基本概要

「文書情報管理士」とは、文書のライフサイクル（作成・保存・活用・廃棄）に関する体系的な知識を持ち、企業や行政機関における情報管理を適切に行える人材であることを証明する資格です。

現代の企業活動では、契約書・稟議書・マニュアル・報告書といった膨大な文書情報が日々発生しています。それらを正しく分類し、保存期間を守り、必要なときに迅速に検索できるようにすることは、業務効率化だけでなく、コンプライアンス（法令遵守）やリスクマネジメントの観点からも極めて重要です。

このような背景から生まれたのが「文書情報管理士」という資格であり、近年はDX推進や電子帳簿保存法対応の流れの中で、注目度が高まっています。

1.1. 文書情報管理士が生まれた背景と目的

企業や行政における文書管理の課題

従来の文書管理は、紙のファイルを倉庫に保管し、必要に応じて担当者が探し出すという方法が主流でした。しかし、このやり方には多くの課題があります。

検索性の低さ 契約書や申請書を探すのに時間がかかる。属人的な保管ルールにより、担当者が変わると資料が見つからない。
保存期限管理の不徹 法律で定められた保存期間を過ぎた書類が残ってしまう。逆に、期限前に誤って廃棄してしまう。
コンプライアンス違反のリスク 電子帳簿保存法や個人情報保護法に対応できず、監査や行政調査で指摘を受ける可能性がある。
コストの増大 保管スペースの確保や紙資料の維持に膨大な費用がかかる。

こうした課題を解決し、効率的かつ安全な文書管理を推進するために求められたのが、専門的知識を持つ人材＝文書情報管理士です。

電子化・法令遵守・DXとの関連性

文書情報管理士の目的は、単に「文書を整えること」ではありません。以下の観点から、資格の役割が明確になります。

電子化対応

紙から電子への移行に伴い、スキャンやOCR処理後の文書をどう管理するか。
電子文書の真正性・可視性・可読性をどのように担保するか。

法令遵守

電子帳簿保存法：帳簿や契約書の電子保存に関する要件を理解する。
個人情報保護法：顧客データや従業員情報の適切な管理。
ISO 9001などの品質マネジメント規格：文書の改訂履歴や承認記録の管理。

DX推進

文書を単なる記録から「経営資産」へと変える。
AIやクラウド文書管理システムの導入を推進し、業務効率化を加速する。

つまり、文書情報管理士の存在は「紙から電子へ」という単なる移行作業にとどまらず、組織全体の情報活用力を高め、企業価値を向上させることに直結しているのです。

1.2. 文書情報管理士の資格区分（1級・2級・3級）

文書情報管理士には、レベルに応じて 1級・2級・3級の区分があります。それぞれ対象者や試験範囲が異なり、初学者から実務経験者まで幅広く対応できる仕組みになっています。

【図1 :文書情報管理士の資格区分と概要】

初学者と実務者の違い

初学者（3級） → 「文書情報管理士って何？」を理解し、基礎を固める
実務者（2級・1級） → 「資格知識を実際の業務改善に応用する」役割を担う

このように、段階的にスキルを高めていける点が文書情報管理士の特徴であり、キャリア形成の道筋を描きやすい仕組みになっています。

2. 文書情報管理士試験の内容と合格のポイント

文書情報管理士の資格を取得するには、まず「どのような試験が実施されているのか」を理解することが大切です。受験を検討する方の多くは、「試験範囲は広いのか？」「難易度はどの程度か？」「どんな勉強法が効果的か？」といった疑問を抱いています。

ここでは、文書情報管理士試験の出題範囲と学習のポイントを詳しく解説し、効率的に合格を目指すための方法を紹介します。

2.1. 試験範囲（法令・文書管理・情報システム）

文書情報管理士試験の出題範囲は大きく分けて以下の3つに整理されます。

関連法令に関する知識
文書管理そのものに関する知識
情報システム・技術に関する知識

【図2 : 文書情報管理士の試験範囲】

それぞれを具体的に見ていきましょう。

試験では、企業活動や行政文書管理に関わる主要な法令について出題されます。特に以下の法律が頻出です。

電子帳簿保存法
帳簿・契約書・請求書を電子的に保存するための要件を定めた法律。タイムスタンプ付与や検索機能の確保など、実務に直結する知識が問われます。
個人情報保護法
顧客データや社員情報を安全に取り扱うための基本ルール。アクセス制御や利用目的の明示など、情報漏洩リスクを防ぐ観点での理解が必要です。
会社法・商法
株主総会議事録や取締役会議事録の保存義務、契約関連書類の保存期間などが出題範囲に含まれます。
知的財産関連法
特許文書や著作権資料の管理に関する基礎知識。

これらの法律は、実際の業務で文書を扱う際に必ず直面する内容です。そのため、単なる暗記ではなく、具体的な文書の事例と結びつけて理解することが合格のポイントです。

文書情報管理士の中心的テーマは「文書ライフサイクル」の理解です。ライフサイクルとは、文書が発生してから廃棄されるまでの一連の流れを指します。

【図3 : 文書ライフサイクルと具体例】

試験では、この流れを理解しているかどうかが問われます。特に「保存期間の根拠を法令に基づいて説明できるか」「検索性を高めるためのルールをどう設計するか」といった応用的な知識が重要です。

文書情報管理士の試験範囲には、ITやシステム関連の知識も含まれます。

文書管理システム（DMS）の仕組み アクセス制御、全文検索、承認ワークフローなどの機能を理解する。
AI・OCRの活用 紙文書を電子化する際の自動文字認識技術。精度や活用方法に関する知識が求められる。
クラウドストレージとセキュリティ クラウド上で文書を保管する場合のセキュリティ要件、暗号化、権限設定。
バックアップと災害対策
データ消失リスクを防ぐためのバックアップ設計やBCP（事業継続計画）との関連。

この分野はIT部門でなくても必須知識になりつつあり、実務での活用度も高い内容です。

2.2. 学習方法とおすすめ教材

試験範囲が広いため、「効率的に学習する方法」を押さえることが合格の鍵になります。ここでは代表的な学習方法と教材を紹介します。

過去問題集や公式テキストの活用

公式テキスト 文書情報管理士の試験に対応する公式テキストが販売されています。出題範囲を体系的にカバーしているため、最初の学習教材として必須です。
過去問題集
出題傾向を把握するには過去問演習が最も効果的です。特に、法令関連や用語理解は繰り返し出題されるため、過去問を通じて自然に知識が定着します。

eラーニング・通信教育の選択肢

働きながら資格取得を目指す方には、eラーニングや通信講座がおすすめです。

メリット

自分のペースで学習できる
音声や動画解説により理解が深まる
模擬試験で弱点を把握しやすい

おすすめ活用法

出勤前や通勤中にスマホで学習
定期的に小テストを受けて復習
法令部分は「図表化」して覚える

効率的な合格のためには、以下のような学習プランを推奨します。

インプット期（1か月）

公式テキストを通読
法令や文書ライフサイクルを理解

演習期（1〜2か月）

過去問題集を繰り返し解く
間違えた部分を重点復習

仕上げ期（1か月）

模擬試験を受ける
苦手分野を集中的に補強

【図4：文書情報管理士試験の出題範囲マップ】

文書情報管理士試験は、法令・文書ライフサイクル・情報システムの3分野をバランスよく問う内容です。決して暗記だけで突破できる試験ではなく、実務に即した理解が必要になります。

合格のポイントは、

公式テキストで基礎を固める
過去問で出題傾向を把握する
eラーニングや模擬試験で弱点を補強する

この3ステップを繰り返すことです。

【表1 ：おすすめ学習法とメリット比較】

学習法	特徴	メリット	向いている人
公式テキスト	出題範囲を網羅	試験範囲を体系的に理解できる	初学者
過去問題集	実際の出題形式に慣れる	出題傾向が掴める	全受験者
eラーニング	動画・模擬試験付き	時間の有効活用	社会人

文書情報管理士の資格取得は簡単ではありませんが、実務に直結する知識を得られるため、努力に見合う価値があります。

3. 文書情報管理士の知識は実務でどう活かせるのか？

文書情報管理士の最大の特徴は、学んだ知識が机上の理論にとどまらず、実務に直結するという点です。資格を取得したことで「どのように仕事に役立つのか」「組織にどんなメリットがあるのか」を具体的にイメージできるかどうかが、受験を検討する人にとって重要なポイントです。

ここでは、企業や自治体における実務活用の代表例を3つの観点から紹介します。

3.1. 企業における文書管理業務での活用

文書情報管理士が持つ知識は、日常の文書管理業務を効率化し、属人化を防ぐために大いに役立ちます。

文書分類と検索性の向上

企業では、契約書、稟議書、議事録、マニュアル、報告書など多種多様な文書が存在します。これらを整理せずに放置してしまうと、必要なときに必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が著しく低下します。

文書情報管理士は、

文書の種類に応じた分類ルールを作成する
文書の命名規則を設計し、検索性を高める
電子文書と紙文書を統合的に管理する仕組みを整える

といった具体的な改善策を実務に落とし込むことができます。

保存期限管理の徹底

法律や規程に基づいた保存期間の設定も重要です。

【表2 ：保存期間の代表例】

文書種別	保存期間	根拠法令・規程例
契約書	5〜10年	商法、会社法
会計帳簿	7年	法人税法
人事関連文書	3〜5年	労働基準法

保存期限を守らなければ、監査で指摘されるだけでなく、不要な書類を保管し続けるコスト増にもつながります。

文書情報管理士の知識を活かせば、文書ごとに保存期間を一覧化し、システム上で期限アラートを出す仕組みを導入できます。これにより「捨てるべき書類は捨てる」「残すべき書類は残す」というメリハリの効いた管理が可能になります。

文書管理規程との関連性

多くの企業は「文書管理規程」という内部ルールを設けています。しかし、規程を作成しても運用が不十分であれば意味がありません。文書情報管理士の知識を活かすことで、実際の規程を実務に即して見直し、ルールを形骸化させない取り組みが可能になります。

「文書管理規程の作り方や整備方法」については、別記事「文書管理規定の基本とは？作成手順と必須項目を解説」で詳しく解説しています。文書情報管理士の知識とあわせて確認すると、規程整備がより実践的になります。

3.2. コンプライアンス対応での活用

文書情報管理士は、単に業務効率を高めるだけでなく、企業のコンプライアンス体制を強化する役割も果たします。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法は、税務署が求める電子文書の保存要件を定めた法律です。要件を満たさなければ法令違反となり、税務調査で不利益を被る可能性があります。

文書情報管理士を取得すれば、

「検索機能」「タイムスタンプ」「真実性の担保」といった保存要件を理解できる
実際のシステム選定時に要件を満たしているか判断できる

といった実務的な対応が可能になります。

ISOマネジメント・監査への備え

ISO9001（品質）、ISO27001（情報セキュリティ）といった国際規格を導入する企業にとって、文書管理は欠かせない要素です。

改訂履歴の記録：いつ、誰が、どの部分を改訂したかを残す
承認プロセスの明確化：責任者による承認記録を保存
監査対応：要求文書を即座に提示できる体制を構築

文書情報管理士の知識は、これらのISO対応をスムーズにし、監査準備の負担を大幅に軽減します。

不正防止・情報漏洩リスクの低減

文書管理が曖昧な状態は、不正や情報漏洩を誘発します。たとえば、契約書が適切に管理されていない場合、社外に持ち出されたり、改ざんされたりするリスクが高まります。

文書情報管理士がいれば、

権限ごとのアクセス制御を導入
機密文書には閲覧・編集ログを残す
保存・廃棄のルールを徹底する

といった体制を実現でき、不正防止やリスク低減につながります。

3.3. DX推進とAI文書管理システム導入での活用

現在、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として文書管理システムを導入しています。ここでも文書情報管理士の知識が大きな武器になります。

システム選定やルール設計の知識を補完

文書管理システムを導入する際に陥りがちな失敗は「システムを入れても活用されない」ことです。原因は、業務フローや社内ルールに即していない設計にあります。

文書情報管理士の資格を持つ担当者なら、

文書ライフサイクルに基づいて必要機能を整理する
規程に沿ったフォルダ構成・アクセス権限を設計する
利用部門の意見を反映し、現場で使いやすいルールに落とし込む

といった補完的な役割を果たすことができます。

AI-OCRやクラウド管理との親和性

最新の文書管理システムは、AIやOCR技術を活用して紙文書を自動で電子化し、検索可能な状態に変換できます。また、クラウドでの保存によりテレワーク環境からでも安全にアクセス可能です。

文書情報管理士は、

AI-OCRで読み取ったデータをどう活用するか
クラウド環境でのセキュリティリスクをどうコントロールするか
システム導入後の運用ルールをどう設計するか

といった課題に対応できるため、DX推進の中核人材としても期待されています。

【図5：文書情報管理士の実務活用分野マップ】

【表3 :実務における活用事例と効果】

活用分野	活用例	効果
企業業務	文書分類・保存期限管理	検索時間削減・保管コスト削減
コンプライアンス	電帳法対応・ISO監査	法令遵守・監査対応の効率化
DX推進	AI-OCR・クラウド管理	テレワーク推進・業務自動化

文書情報管理士の知識は、

日常の文書管理を効率化し、規程に基づいた運用を実現する
コンプライアンス体制を強化し、監査や法令対応のリスクを軽減する
DX推進を後押しし、AIやクラウドシステムを最大限に活用できる

といった実務に直結します。

単なる資格取得にとどまらず、組織全体の生産性向上とリスクマネジメントを担う存在として、文書情報管理士は今後ますます重要な役割を果たすでしょう。

4. 文書情報管理士資格のメリットとデメリット

資格取得を検討する際に最も気になるのは、「この資格を取ることで何が得られるのか」「逆に、どんな負担や制約があるのか」という点です。文書情報管理士も例外ではなく、メリットとデメリットを正しく理解したうえで判断することが大切です。

ここでは、実務で活用するうえでの利点と注意点を整理し、読者が「本当に受験するべきか」を考える材料を提示します。

4.1. メリット（信頼性・専門性・キャリア強化）

専門家としての評価

文書情報管理士の最大のメリットは、「文書管理の専門家」として社内外から評価されることです。

企業内では「文書管理に詳しい人材」として信頼を得られる
プロジェクトやシステム導入の際に知識を活かせる
社外との折衝や監査対応で説得力が増す

文書情報管理士という肩書きは、単なる「業務経験者」ではなく「体系的な知識を持つ有資格者」であることを示すため、専門性の証明として有効です。

内部統制・監査に関わる業務での強み

文書管理は内部統制や監査業務に直結します。たとえば、

会計帳簿や契約書の保存期限を守る
承認フローや改訂履歴を残す
電子帳簿保存法やISO規格に対応する

といった業務は、監査で必ずチェックされるポイントです。

文書情報管理士の知識があれば、監査に必要な書類を即座に提示できたり、規程に沿った管理体制を整備できたりするため、企業にとって大きな強みとなります。

キャリア強化につながる

資格取得は、キャリアの選択肢を広げる効果もあります。

文書情報管理士がシステム知識を持つと、まず社内では昇進や評価につながります。さらに転職市場では「システム導入に強い人材」として差別化でき、将来的にはDX推進のリーダーとして社外からも求められる存在となるのです。

特に、DX推進や法令対応を進める企業では「文書情報管理士を持っている人がいるかどうか」が導入プロジェクトの成否を左右することすらあります。

4.2. デメリット（難易度・費用・活用の場の限定性）

コストと時間の負担

文書情報管理士資格を取得するには、試験勉強の時間と受験費用が必要です。

学習時間
公式テキストや過去問題集を活用して学ぶ必要があり、業務と並行する場合は数十時間〜100時間以上の学習が必要になることもあります。
受験費用
受験料やテキスト代、講座を利用する場合はさらに追加費用がかかります。社会人にとっては金銭的・時間的な負担が無視できません。

難易度の高さ

文書情報管理士の試験は「暗記すれば合格できる」という性質のものではなく、法令と実務を結びつけて理解する力が求められます。

電子帳簿保存法や個人情報保護法の要件を事例に即して答える問題が出題される
文書ライフサイクルや文書管理規程の設計に関する応用的な知識が必要
上位級（1級・2級）は実務経験を前提とした出題が多く、難易度が高い

そのため、初学者が独学で挑戦すると挫折しやすく、効率的な学習計画を立てることが不可欠です。

活用の場が限定される

文書情報管理士の知識は非常に有用ですが、すべての企業や職種で必須というわけではない点も理解しておく必要があります。

文書管理が徹底されていない中小企業では、資格保有のメリットが理解されにくい
逆に、既に強固なシステムや規程を導入している企業では、資格よりも実務経験が重視されることもある
ITエンジニアや営業職など、文書管理と直接関係の薄い職種では効果が限定的

つまり、資格を取得しても「活かせる環境」にいなければ効果は発揮されにくいのです。

【表4：文書情報管理士のメリット・デメリット比較】

観点	メリット	デメリット
信頼性	専門家として評価される	活用の場が限定的
実務	監査・内部統制に強み	法令知識の理解が必須
キャリア	昇進・転職で有利	受験費用と学習時間が負担
DX対応	システム導入で役立つ	上位級は難易度が高い

文書情報管理士資格には、

専門性の証明として信頼を得られる
内部統制や監査対応で強みを発揮できる
キャリアアップや転職市場で差別化できる

という大きなメリットがあります。

一方で、

学習時間や費用の負担
上位級の難易度の高さ
必須ではない業種もある

といったデメリットも存在します。

結論として、文書情報管理士は「文書管理を担う実務者」「DX推進に関わる担当者」「監査や法令対応を求められる部門の社員」にとって大きな価値を持つ資格です。

自身の業務内容やキャリアプランと照らし合わせ、「この資格を活かせる環境かどうか」を見極めることが、受験を決めるうえでの最重要ポイントと言えるでしょう。

5. 文書情報管理士と文書管理システムの違いとキャリア価値

文書情報管理士は、文書管理に関する体系的な知識を身につけ、組織内でルールを整備したり、監査に耐えうる仕組みを作成する役割を担います。一方、文書管理システムは、日々発生する大量の文書を効率的に処理し、検索や保存を自動化するためのツールです。

両者は似ているようでまったく異なる領域を担っており、それぞれに強みと限界があります。資格とシステムの役割を整理するとともに、両者を組み合わせることでどのようにキャリア価値が高まるのかを見ていきましょう。

5.1. 資格が担う領域（人によるルール設計とコンプライアンス強化）

文書管理規程の策定・保存期限管理

文書情報管理士は、法律や規制に基づいて保存期間を正しく設定し、社内規程に落とし込む力を持ちます。契約書、稟議書、会計帳簿、人事関連文書などは、それぞれに保存期間が異なります。資格者が関与することで、「何を、どのくらい保存し、いつ廃棄するのか」を明確化でき、組織全体のルールが徹底されます。

監査対応・内部統制の強化

監査や内部統制の現場では、「誰が承認したか」「どの版が最新か」といった情報が求められます。文書情報管理士はこうした要件を理解し、規程や運用に反映できます。結果として、監査対応の準備にかかる負担を軽減し、企業の信頼性向上に貢献します。

社内評価・昇進・転職市場での信頼性

資格を持つことで「文書管理の専門家」として認知されやすくなり、総務・法務・経理などの部門で評価が高まります。また、転職市場ではコンプライアンスやガバナンス強化に強い人材として差別化でき、キャリア形成の武器となります。

5.2. システムが担う領域（効率化・自動化・検索性向上）

大量文書の分類と検索性強化

文書管理システムは、紙や電子で膨大に発生する文書を自動的に分類し、必要なときにすぐに検索できる環境を提供します。全文検索やメタデータ管理によって、担当者の負担を大幅に減らします。

AI-OCR・クラウドでの電子化

紙文書をスキャンしてAI-OCRでデータ化し、クラウドに保存することで、検索性が飛躍的に向上します。テレワークや複数拠点での業務もスムーズになり、業務効率化だけでなく柔軟な働き方の実現にも貢献します。

場所を問わない業務環境の提供

クラウド型の文書管理システムは、オフィス・自宅・出張先を問わずアクセス可能です。場所に依存しない業務環境を提供し、組織全体のスピードと柔軟性を高めます。

5.3. 資格だけ／システムだけの限界

資格だけの限界

規程やルールを作れても、実際の文書処理や検索効率は人手に依存する
業務負担が担当者に集中し、属人化のリスクが残る

システムだけの限界

導入しても「どの文書をどう扱うか」というルールが曖昧だと形骸化する
操作方法が統一されず、定着しないまま使われなくなるケースがある

【表5 ：資格／システムの強みと限界】

領域	資格だけの場合	システムだけの場合
強み	法令・規程を整備できる	処理効率・検索性が高い
限界	実務処理が追いつかない	ルールが不明確だと定着しない

つまり、資格とシステムは互いに補完関係にあり、どちらか一方では十分な成果を得られないのです。

5.4. 資格者がシステムを理解すると高まるキャリア価値

資格とシステムの役割を理解したうえで、文書情報管理士がシステムの知識を身につけると、個人のキャリア価値は大きく高まります。

システム導入プロジェクトの推進役になれる

文書管理システムの導入は、「機能の選定」だけでなく「運用設計」が成功の鍵です。文書情報管理士がシステム知識を持っていれば、保存期限や承認フローなどの規程をシステム設定に落とし込み、導入プロジェクトをリードできます。

DX人材として評価される

DX推進には「技術」と「業務知識」をつなぐ人材が不可欠です。資格者がシステムに精通すれば、両方を理解する橋渡し役となり、DX人材として社内外で高い評価を得られます。

「資格＋システム知識」で市場価値が向上

文書情報管理士がシステム知識を身につけると、まず社内での評価や昇進のチャンスが広がります。さらに転職市場では「システム導入に強い人材」として差別化され、最終的にはDX推進のリーダーとして業界全体から求められる存在となることができます。

【図6 ：システム理解後のキャリア価値の推移】

資格とシステム知識を組み合わせることで、キャリアの選択肢と市場価値が飛躍的に高まるのです。

【表6：文書情報管理士と文書管理システムの役割分担と相乗効果】

領域	文書情報管理士	文書管理システム	相乗効果
ルール設計	保存期限・承認フロー策定	システム設定で反映	実務と規程が連動
コンプライアンス	内部統制・監査対応	アクセス制御・ログ管理	監査負担軽減
業務効率	属人化リスクあり	自動化・検索性向上	効率化と標準化
キャリア	専門性の証明	DX推進人材の需要	市場価値向上

6. 実務での資格とシステムの補完関係

文書情報管理士の知識と文書管理システムの機能は、それぞれ単独でも一定の効果を発揮します。しかし、実務において最大の成果を得るには、両者を組み合わせることが欠かせません。ルール設計を理解する資格者と、効率化を担うシステムが補完関係にあることで、文書管理の運用は初めて「機能する」ものになります。

以下では、規程とシステムの連動、保存期限管理や監査対応の実務事例、そして資格者が関わることでシステム導入が成功しやすくなる理由を解説します。

6.1. 文書管理規程とシステム設定の連動

多くの企業では「文書管理規程」を定めています。たとえば「契約書は10年間保存する」「稟議書は5年間保存する」「退職関係書類は労基法に基づき3年間保存する」といったルールです。しかし、規程があるだけでは不十分です。現場では以下のような問題が起こります。

担当者が保存期間を理解しておらず、適切に廃棄できない
文書フォルダの命名規則が守られず、検索できない
ルールをシステムに反映できず、結局「形骸化」してしまう

ここで重要になるのが、文書情報管理士の知識を持つ人材が、規程をシステム設定に落とし込むことです。

保存期間をシステムに設定し、自動的にアラートを出す
文書種別ごとに分類ルールを作り、システムのメタデータ項目に反映する
アクセス権限や承認フローを規程に基づいて設定する

これにより、規程とシステムが一体化し、「紙の規程だけが存在する」状態から「規程がシステムに生きる」状態へと進化します。

文書管理規程の整備方法については、別記事「文書管理規定の基本とは？作成手順と必須項目を解説」で詳しく解説しています。資格知識とシステム導入をつなげる際にぜひ参考にしてください。

6.2. 保存期限管理・監査対応の実務事例

文書管理の難しさは「日常業務の中でいかにルールを守れるか」にあります。保存期限や監査対応はその代表例です。

事例1：保存期限の自動アラート

ある製造業の企業では、契約更新漏れによるコスト発生が課題でした。文書情報管理士が保存期間のルールを整理し、システムに反映したところ、期限が近づくと自動アラートが発生する仕組みを構築できました。結果、契約更新漏れがゼロになり、不要なコストを削減できました。

事例2：監査対応での即時検索

金融業界の企業では、監査時に「特定の取引に関する契約書を提示してください」と求められる場面が頻繁にあります。従来は担当者が紙ファイルを探すために半日かかることもありましたが、システムに全文検索を導入し、文書情報管理士が検索キーワードや分類ルールを定義したことで、数秒で契約書を提示できる体制が実現しました。監査の効率化に大きく寄与した事例です。

事例3：ISO監査における改訂履歴管理

ISO9001やISO27001では、「誰が、いつ、どの文書を改訂したのか」を明確に残す必要があります。文書情報管理士は規程で改訂履歴のルールを設け、システムにワークフローとして実装しました。結果、ISO監査の準備時間が半分に短縮され、監査員からも「整備された管理体制」と高評価を得られました。

これらの事例は、資格とシステムが連動することで初めて実現できる成果です。

6.3. 資格者が関わると成功率が高まるシステム導入

文書管理システムの導入が失敗に終わるケースは少なくありません。その多くは「システムは導入したが、実務と噛み合わない」ことが原因です。

システムは高機能でも、現場の保存ルールに合わない
アクセス権限や承認フローが不明確で、使われなくなる
導入初期に教育不足で定着しない

ここで文書情報管理士が関与すると、以下のような成功要因を提供できます。

保存期限や分類ルールをシステムに適切に反映
規程と現場業務をつなぐ橋渡し役
導入後の運用ルールを教育・定着させるリーダーシップ

つまり、資格者が関わることで「システムを導入するだけ」から「システムを活かす」へと転換できるのです。結果として導入の成功率が高まり、企業のDX推進も加速します。

【図7 ：資格とシステムの補完関係（実務フロー図）】

文書情報管理士と文書管理システムは、規程と運用を結びつけることで初めて実務に根付く関係にあります。

文書管理規程をシステムに反映させることで形骸化を防げる
保存期限管理や監査対応は「資格＋システム」でこそ真価を発揮する
資格者がシステム導入に関与すると、プロジェクト成功率が格段に高まる

このように、実務における補完関係を理解し、両者を活かすことこそが、組織の効率化とキャリア価値向上の鍵と言えるでしょ

7. DX時代の展望｜資格者にシステム知識が求められる理由

企業における文書管理は、ここ数年で大きく変化しています。紙中心の管理から電子文書への移行が進み、さらにクラウドやAIを活用したシステムが普及することで、文書の扱い方そのものが変わりつつあります。こうしたDX時代においては、文書情報管理士が持つ資格知識だけでなく、文書管理システムに関する理解が不可欠です。

以下では、その背景と展望を「AIシステムの普及」「資格者に求められる役割」「今後のスキルセット」という3つの観点から整理します。

7.1 .AI文書管理システムの普及と業務の変化

かつては紙文書を人が分類・保存していた時代から、今ではAIとクラウドを活用する時代へと大きくシフトしています。AI文書管理システムが普及することで、現場の業務は次のように変化しています。

AI-OCRによる自動データ化 紙の契約書や稟議書をスキャンすれば、AIが文字を認識して自動的にデータ化。人の入力作業が大幅に削減される。
自動分類・タグ付け機能 AIが文書の内容を解析し、「契約書」「請求書」「議事録」といったカテゴリに自動で振り分ける。検索効率が格段に向上。
全文検索・自然言語検索 文書タイトルだけでなく本文中の単語やフレーズでも瞬時に検索可能。さらに「◯年の◯◯契約書」など曖昧な質問でも結果を返せる。
クラウド活用による柔軟な働き方 オフィス・自宅・出張先のどこからでも安全にアクセス可能。リモートワークや拠点分散型の業務に適応。

【図8 ：AI文書管理システムでの業務フロー】

このように、システムが日常業務の大部分を効率化してくれる一方で、「どのようにルールを設計し、システムに反映させるか」は依然として人にしかできない領域です。ここに文書情報管理士の知識が必要になります。

7.2. 資格者が求められる「情報管理の設計者」としての役割

DXが進む時代、文書情報管理士は単なる「文書の整理担当」ではなく、**「情報管理の設計者」**としての役割が期待されます。

システム導入時の要件定義

保存期限や承認フローを規程に基づいて定義する
監査対応やコンプライアンスを意識した設計を行う
システムに実装する際の要件を整理し、ベンダーに伝える

運用ルールと教育

システムを導入しても、ルールが守られなければ形骸化する
文書情報管理士が中心となり、利用部門に対して運用教育を行う
継続的なレビューでルールを改善し、システム設定に反映する

ガバナンス強化

「誰が、いつ、どの文書を作成・改訂・承認したのか」を記録する仕組みを設計
システムのログ管理やアクセス制御を規程とリンクさせ、内部統制を強化

このように、システムが「処理」を担い、資格者が「設計」を担うことで、企業全体の文書管理が持続可能なものとなります。

7.3. 今後のキャリア形成に不可欠なスキルセット

DX時代において、文書情報管理士が市場価値を高めるためには、資格知識に加えてシステムへの理解を持つことが不可欠です。今後必要とされるスキルセットを整理すると以下のようになります。

資格知識（基盤スキル）
- 文書ライフサイクル（作成〜保存〜廃棄）の理解
- 文書管理規程の策定能力
- 電子帳簿保存法・個人情報保護法・ISO規格などの法令知識
システム知識（応用スキル）
- 文書管理システムの基本機能（検索、アクセス制御、ログ管理）
- AI-OCRやクラウドストレージの活用方法
- システム導入における要件定義・テスト・定着化の知識
DX人材としての総合力
- 「資格＋システム」を橋渡しする力
- 部門横断的な調整能力
- DX推進の中心人材としてプロジェクトを牽引するリーダーシップ