議事録がどこにあるかわからない…を防ぐ文書管理のすすめ

1. 紙・Wordでの議事録管理が抱える課題とは？

会議後の記録として重要な役割を果たす「議事録」。しかしその重要性とは裏腹に、日々の業務に追われる中で、議事録の適切な管理が後回しにされがちという課題を、多くの企業が抱えています。特に、紙ベースやWordファイルでの運用に頼っている場合、「議事録がどこにあるかわからない」「最新の内容が確認できない」といった問題が頻発します。こうした属人的な管理は、組織全体の業務効率を大きく下げる原因にもなり得るのです。

本記事では、紙やWordによる議事録管理の現状と、そこに潜む課題について詳しく見ていきます。

1-1. 管理が人に依存している実態

まず、現状の問題点として大きいのが、「議事録がどのように管理されているか」が人に依存していることです。たとえば、ある部署では部長のPC内の「社内共有フォルダ」に保存され、別の部署では庶務担当が印刷してキャビネットに保管している —— このように統一性がないことが非常に多いのです。

その結果、担当者が異動・退職した際に議事録の保存場所がわからなくなったり、必要なファイルが個人のローカル環境にあってアクセスできなかったりする事態が発生します。

このような体制では、どの議事録が最新版なのか、誰が責任を持って管理しているのかが非常にあいまいになります。

1-2. 書式がバラバラで探しにくい

議事録が紙やWordで管理されている場合、記載形式（書式）がバラバラであることも多く、検索性に大きな問題を抱えています。たとえば、会議のタイトルが「第1回営業会議」と書かれていたり、「2024年4月営業MTG」だったりと、命名ルールが統一されていないために検索ではヒットせず、目的のファイルを見つけるのに多大な労力がかかるのです。

さらに、Wordファイル内で日付や議題、参加者などの記載が抜けていることもあり、後から閲覧した際に「この会議はいつのものだったのか」「誰が出席していたのか」が把握できないケースもあります。

こうした情報の不備や書式のばらつきにより、過去の議論内容を再確認したり、決定事項を別の業務に活かしたりすることが難しく、議事録が“記録のための記録”にとどまってしまうという問題も生じます。結果として、同じ議題を何度も議論する「議論の堂々巡り」や、過去の意思決定が引き継がれずに非効率な対応が発生するリスクも無視できません。

【表1：紙・Word管理による議事録の課題】

課題	内容
管理の属人化	個人のPCやメール内に保存されており、共有体制が不明瞭
書式の不統一	タイトル・フォーマットが各自異なる形式で記載されている
検索性の欠如	保存ルールの統一がなされておらず、キーワード検索が困難
活用の困難性	データベース化されておらず、過去の議論を活かした再利用が難しい

このように、紙やWordファイルを用いた議事録管理には、属人化・検索性の低下・情報の抜け漏れなど、ビジネスにとって重大なリスクが潜んでいます。

1-3. 実例：紛失・検索不能によるトラブル

実際に、多くの企業で「議事録が見つからない」「どこに保管されているかわからない」といったトラブルが発生しています。
たとえば、ある企業では、品質管理に関する会議の議事録が担当者の異動後に所在不明となり、監査対応の際に過去の記録が提出できず、再発防止策の立証が困難になるという問題が発生しました。

これは、議事録が個人任せでローカル保存され、共有ルールが明確でなかったことが原因です。特に紙やWordでの管理では、フォルダ構成や命名ルールが属人的になりやすく、後任者が過去資料を検索・参照できないというケースがしばしば見られます。

こうした問題は特定の企業に限らず、業種・業界を問わず広く見られる共通課題です。

2. 議事録紛失・検索不能が招く重大リスクとは？

議事録は単なる会議の記録ではなく、組織の意思決定の過程や、将来の行動指針を確認するための重要な証拠です。そのため、適切な管理がされていないと、業務上のミスや重大なトラブルに直結する恐れがあります。前章で述べた紙・Wordベースの属人的な管理を続けていると、「紛失」や「検索不能」といった状態が生まれやすくなり、それが多くのリスクを生み出す原因となるのです。

本章では、議事録の紛失や検索できないことによって起こる具体的なリスクを、「意思決定のミス」と「監査対応の不備」という2つの視点から解説します。

2-1. 過去の会議情報を見逃すことで意思決定に支障

組織での意思決定は、過去の議論や経緯を正しく把握した上で行われるべきものです。しかし、過去の議事録がすぐに参照できない状態にあると、以下のような問題が発生します。

過去に否決された提案が再浮上する
顧客との打ち合わせで、過去に合意された内容を見落とし、契約条件に誤認が生じる
社内の方針が会議ごとに一貫せず、部署間で矛盾が発生する

このようなミスは、単なる手戻りだけでなく、顧客や取引先からの信頼低下、余計なコストや時間の浪費にもつながります。

たとえば、あるIT企業では、新規サービス立ち上げにあたり、過去の製品トラブルの再発防止策を共有する目的で、関連する会議の議事録を検索しました。しかしファイル名が統一されておらず保管先もバラバラで結局見つからず、同じトラブルが再発。結果として、取引先からの信頼を失うことになったのです。

【図1：議事録が検索できないことで起こる意思決定ミスのフロー】

意思決定において過去の会議内容を参照できるか否かは、組織全体の生産性と信頼性に直結する問題です。

2-2. 監査対応で議事録が提出できない事例

近年では、外部監査や内部監査ではコンプライアンス確認のため「会議の意思決定プロセス」の証明が求められます。契約承認や経営判断の経緯を示す議事録の提示は、ガバナンス強化に不可欠な要素となっています。

しかし、そのときに「該当する議事録が見つからない」「誰が保管していたか不明」といった状況では、企業としての信頼性に疑問符がつきます。

特に以下のようなケースでは、議事録の提出が義務や慣例となっていることが多く、紛失や検索不能は大きなリスクとなります。

上場企業における取締役会・監査役会の監査
個人情報保護や品質保証に関する外部監査
労務・安全衛生に関する社内検証
ISO・ISMSなどの認証審査

このような監査対応で必要な議事録が「見つからない」「最新版がわからない」「証拠として認められない」といった状態にあると、以下のようなリスクが現実化します。

【表2：議事録が果たす役割と提出不能によるリスク】

対応内容	議事録が果たす役割	提出不能によるリスク
内部監査・ガバナンス確認	会議での方針・判断・責任者の記録	組織判断の透明性を示せず、指摘対象になる
外部監査（法令・規格対応）	対応内容の合意・履歴・報告の証拠	認証不合格、行政指導、取引先からの信頼喪失
労務・安全・品質関連の確認	社内での報告・協議・対応の記録	労使トラブル・品質事故時の証拠不足

2-3. 実例：議事録不備による監査対応トラブル

実際に多くの企業で、議事録の管理が属人的であることが原因となり、監査対応に支障が出るケースが報告されています。

たとえば、ある上場企業では、監査役会の議事録のうち一部の会議記録が所在不明となり、監査法人からの確認依頼に即時対応できず、文書の再作成や補足資料の提出を余儀なくされました。議事録はメール添付や紙による保存で分散管理されていたため、関係部署でも所在を特定できず、提出が期限に間に合わなかったといいます。

このように、会議記録の管理体制が不明確なままだと、内部統制やガバナンス上の不備と見なされ、監査法人や認証機関からの信頼を損なう可能性もあります。とくに上場企業やISO、ISMSなどの認証を取得している企業においては、議事録が監査対象となる頻度も高く、提出不能による指摘や是正要求が発生するリスクは見過ごせません。

議事録は「とりあえず残しておくもの」ではなく、過去の判断を裏付け、現在の判断を支える重要な資産です。紙やWordファイルによる属人的な管理では、この資産を有効に活用することは困難であり、確実に蓄積・検索・共有できる仕組みが不可欠です。

3. 議事録管理に文書管理システムを導入すべき理由

紙やWordによる属人的な議事録管理では、「探せない」「見つからない」「提出できない」といったリスクがつきまといます。こうした課題を根本から解決する手段として、近年注目されているのが「文書管理システム」の導入です。

文書管理システムとは、議事録をはじめとする社内文書を一元的に保存・整理・検索できる仕組みであり、単なる保管庫にとどまらず、「探す」「使う」ための実用性に特化しています。

どのようなシステムがあり、どのような機能が議事録管理に役立つのかを知りたい方は、【2025年版】おすすめのドキュメント管理ツール16選｜機能比較と選び方ガイドもあわせてご覧ください。

ここでは、文書管理システムによってどのように議事録の管理が最適化されるのか、具体的な機能とその効果を紹介します。

3-1. 会議名・日付・議題で簡単に検索できる

文書管理システムの最大の特長は、蓄積された議事録を「必要なときに、必要な情報だけ」簡単に検索できる点です。

従来のフォルダ保存では、ファイル名や保存場所を記憶していない限り、目的の議事録を探し出すのは困難でした。しかし、文書管理システムでは、以下のような検索項目を活用することで直感的なアクセスが可能となります。

会議名：「月次営業会議」「全社会議」などの名称で絞り込み
開催日：「2024年4月15日」などの開催日付から検索
議題：「販売戦略」「新製品」などのキーワードで検索

さらに、ファイルの本文に含まれるキーワードや、メタ情報（作成者・登録日時など）からの検索も可能なため、「キーワードは覚えているが保存場所がわからない」といったケースでも素早く該当議事録にたどり着けます。

【表3：文書管理システムの検索画面イメージ】

🔍 検索ワード：月次営業会議 2024年

文書タイトル	発行日
月次営業会議_2024年12月	2024/12/15
月次営業会議_2024年11月	2024/11/15
月次営業会議_2024年10月	2024/10/15

こうした検索性の向上によって、探す時間や確認ミス、重複対応といった無駄が大幅に削減され、業務効率と意思決定の正確性が飛躍的に向上します。

3-2. 添付ファイルも一元管理で探す手間ゼロに

議事録には、当日の資料や配布物、会議後のフォローアップ資料が添付されることが少なくありません。従来の運用では、議事録と資料が別々に管理されていたために、「資料は見つかるが議事録がない」「最新版の資料が議事録に添付されていない」といった不整合が生じていました。

文書管理システムでは、1つの議事録ファイルに対して関連資料（Excel、PDF、PowerPoint、画像ファイルなど）をまとめて添付し、一元管理することが可能です。さらに、これら添付ファイルも検索対象となるため、「議事録に添付された予算案の資料」なども簡単に見つけ出せます。

3-3.実例：情報通信業における改善効果

実際に多くの企業で、文書管理システムの導入によって議事録の検索性や共有性が大きく向上し、業務効率の改善が報告されています。

たとえば、ある情報通信企業では、導入前は部門ごとにExcelやWordで議事録を作成・保存し、関連資料と議事録が別々のフォルダに保管されていたため、会議内容を社内に展開する際に確認作業に多くの時間と労力を要していました。

導入後は、議事録と関連資料を一元管理できるようになり、「プロジェクト名」「開催日」「議題」などによる複合検索が可能となったことで、必要な情報へのアクセスが迅速化し、社内での情報共有にかかる時間が大幅に削減されました。

また、検索精度が上がったことで、過去の議論を正確に参照できるようになり、同じ議題の重複議論や認識の食い違いといったムダを防ぐ効果も見られています。

【表4：文書管理システムと従来運用の比較】

比較項目	従来の紙・Wordファイル管理	文書管理システムによる管理
検索性	ファイル名や保存場所を知らないと探しにくい	会議名・日付・議題などで即検索可能
関連資料の管理	資料と議事録が別管理で混在しやすい	議事録に添付ファイルを一括登録・閲覧可能
社内共有	メール添付や手作業のファイル移動が必要	権限設定によるフォルダ共有でスムーズに展開可能
管理負荷	担当者ごとの属人的運用で手間がかかる	一元管理により属人化を排除、業務効率が向上

このように、文書管理システムは、議事録の保存だけでなく「検索性」や「関連資料との一元管理」といった実務上のニーズにしっかり対応しており、属人化・手作業の限界を超えた管理の最適化を実現します。

4. セキュリティとアクセス制御で議事録を安全に守る

議事録には、経営判断、機密案件、契約交渉内容など、企業にとって極めて重要な情報が含まれていることが少なくありません。とくに取締役会や経営会議、M&A検討などの議事録は、社内でも限られたメンバーのみが閲覧・編集できるようにしておく必要があります。

しかし、紙やメール添付、共有フォルダといった従来の運用方法では、情報漏洩や改ざんリスクを完全に排除するのは困難です。

文書管理システムは、これらのリスクを最小化し、安全かつ適切に議事録を保護するためのセキュリティ機能を標準で備えています。本章では、「閲覧制限」と「操作ログ管理」に焦点を当て、議事録のセキュリティをどのように担保するかを詳しく解説します。

4-1. 機密会議の閲覧制限で情報漏洩を防止

文書管理システムでは、文書ごとに「誰が」「どの範囲まで」アクセスできるかを細かく設定できます。これにより、全社共有が必要な議事録と、特定の役職者やプロジェクトメンバーだけが見るべき議事録を明確に分けて管理することが可能です。

部署・役職単位でのアクセス制限：経営層だけに限定された会議録など
グループごとの権限管理：プロジェクトメンバー間での共有、外部委託先への限定公開など
読み取り専用設定：改変不可で閲覧のみ可能にし、情報の保全性を担保

このように厳格な閲覧制限を設けることで、情報漏洩リスクを抑制しつつ、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる環境を実現できます。

【表5：文書管理システムにおけるアクセス制限のイメージ】

会議名	経営戦略会議
閲覧可能者	取締役
編集可能者	総務部長
他部署	閲覧不可

4-2. 操作ログで改ざん対策と内部統制を強化

機密性の高い議事録に対しては、誰が、いつ、どのような操作を行ったのかを記録しておくことが非常に重要です。万が一、誤って編集・削除されたり、意図的な改ざんがあった場合でも、操作ログを確認することで原因特定が容易になり、適切な対応が取りやすくなります。

文書管理システムには、次のようなログ管理機能が備わっています。

文書の登録日時と登録者
編集・削除を行ったユーザーと内容の変更点
権限変更や共有設定の変更履歴

【表6：操作ログ機能とその活用例】

記録項目	管理目的	活用シーン・リスク対策例
登録ログ	誰がいつ登録したかを把握	議事録の作成日・担当者の特定、証跡の確保
編集履歴	内容変更の履歴と責任者を明確に	改ざんや無断修正の発見と復元、内部統制の強化
アクセス権の変更記録	権限の変更が適切に行われているか確認	権限の誤設定による情報漏洩を防止

これにより、万が一のインシデント発生時にも迅速な原因特定と証跡の確保が可能となり、内部統制やガバナンス面でも非常に有効です。

4-3. 実例：金融機関でのセキュリティ活用事例

ある金融機関では、取締役会やコンプライアンス委員会など機密性の高い会議の議事録を、文書管理システムに集約し、部門や役職ごとに閲覧・編集権限を厳格に設計しました。さらに、社外監査や認証審査の際には、操作ログ（アクセス履歴や編集履歴）を提出することで、透明性と信頼性の証明につなげています。

監査法人や規格認証機関からは、「誰が、いつ、どのような変更を行ったのかが明確に追跡できる点」が評価され、コンプライアンス対応や認証審査の効率化に貢献したと報告されています。

議事録という重要な情報資産を守るためには、「どこに保存するか」だけでなく、「誰がアクセスできるか」「改ざんをどう防ぐか」という視点が欠かせません。文書管理システムは、こうしたリスクに対して、実務レベルで機能するソリューションを提供します。

5. 文書管理システムの導入ステップと注意点

文書管理システムの導入は、単なるツールの切り替えではなく、業務プロセスそのものを見直し、情報資産の運用を最適化する大きな転換点です。特に議事録のような機密性や業務上の重要度が高い文書を扱う場合は、導入ステップと設計段階での検討を慎重に進める必要があります。

この章では、導入時に押さえておきたい2つの重要なポイント ―― 「移行対象の選定と運用ルールの整備」「権限管理設計の重要性」について解説します。導入後に混乱を招かないためにも、これらのポイントを事前に明確化しておくことが成功の鍵です。

5-1. 移行対象の選定と運用ルール整備のポイント

文書管理システムの導入にあたって、最初に必要となるのが「どの文書を移行対象とするか」の選定です。議事録に関しては、以下のような分類が考えられます。

全社的に共有される重要会議（取締役会、経営会議など）
外部監査や法的証拠に使われる可能性のある会議
過去の意思決定を参照する頻度の高い定例会議
社内プロジェクトで進捗管理の基礎となるミーティング

過去のすべての議事録を一度に移行しようとすると、作業が膨大になるため、まずは上記のような優先度をつけて段階的に移行するのが現実的です。

また、移行と同時に整備すべきなのが、運用ルールです。システムを導入しても、誰が・いつ・どのように議事録を登録するかが明確でなければ、現場で混乱が生じ、属人化が温存されたままになります。

まず整備すべきは「命名ルール」です。たとえば「会議名_開催日_作成者名」のように、ファイル名に一定のルールを持たせることで、検索性と整合性が大きく向上します。また「登録期限（例：会議開催から3営業日以内）」や「管理責任者（各部門の庶務など）」も定めることで、登録漏れや遅延を防止できます。

加えて、誤って個人のフォルダに保存されたり、ルール逸脱を防ぐために、初期段階で全社員にルールを周知徹底することも重要です。できればマニュアルや社内ポータルに手順を掲載し、誰でも確認できる状態を保つとよいでしょう。

このように、システム導入時に明確な運用ルールを整備することで、業務の標準化と議事録の正確な管理体制が実現します。

5-2. 閲覧・編集の権限設計で安全な管理体制を構築

文書管理システムの真価は、「誰がどの文書にアクセスできるか」を柔軟かつ確実に制御できる点にあります。そのため、システム導入時には、議事録の管理に適した「権限管理の設計」が非常に重要です。

閲覧権限：部署全体で共有する会議と、役員だけが閲覧可能な会議を明確に分類
編集権限：議事録の修正を許可するのは誰か（議事録作成者／部門長など）
ダウンロード・印刷権限：持ち出し制限をかける必要があるか

設計の際には、「最小権限の原則（必要最低限の人だけに権限を付与する）」をベースに考えるとよいでしょう。過剰な権限付与は情報漏洩や誤操作の原因になります。

【表7：議事録の分類と推奨権限設計】

会議種別	閲覧権限の対象	編集権限の対象
取締役会議事録	取締役・監査役のみ	経営企画部・法務部など
部門定例会議議事録	部門メンバー全員	議事録担当者・部門長
プロジェクト進捗会議議事録	プロジェクト関係者のみ	プロジェクトリーダー・事務局担当者

このように文書の種類ごとに権限パターンをテンプレート化しておくと、運用時の手間が減り、管理ミスも防げます。

5-3. 実例：製造業における運用ルールと導入効果

ある製造業の企業では、文書管理システム導入前、議事録を紙やWordで各部門に分散管理していたため、検索や共有に時間と手間がかかっていました。導入後は、過去3年分の定例会議議事録を優先的に移行し、「会議名_開催日_作成者」型の命名ルールを全社統一。さらに、部門ごとに閲覧・編集・印刷の権限を設定しました。

この結果、検索時間の大幅な削減と誤って不要な共有が行われるリスクの低減につながりました。従業員からは「必要な資料がすぐに見つかるようになった」「操作ミスによる誤共有が無くなった」といった声が上がり、システムの定着と運用改善の実感が得られています。

6. まとめ：今こそ議事録管理を見直すべき理由とは？

本記事では、「議事録管理」における属人化や検索性の低さ、セキュリティリスクといった課題に対し、文書管理システムの導入によってどのように最適化できるかを解説してきました。紙やWordファイルからの脱却により、一元管理・高度な検索機能・適切なアクセス制御が実現し、組織の意思決定や監査対応が大幅に改善されます。

6-1. 各章のポイント振り返り

以下に、各章で取り上げた要点を整理します。

【表8：議事録管理における課題と文書管理システム導入の効果まとめ】

観点	従来の課題	文書管理システム導入後の効果
管理の属人化	ファイル保存場所や運用が担当者任せで、異動・退職時に所在不明になる	組織単位での一元管理により、引き継ぎ・継続運用が可能に
書式・命名のバラつき	各自が自由な形式で作成し、検索や判別が困難	命名ルールの統一で整然とした保管が可能に
検索性の低さ	保存場所やファイル名を知らないと検索できず、目的の議事録に辿り着けない	会議名・日付・議題・本文による検索が可能で、すぐに目的の文書へ到達
資料との分散管理	議事録と関連資料が別々に保管され、探しにくい	議事録と添付資料をまとめて一元管理、全体をスムーズに把握可能
セキュリティの不備	閲覧制限が曖昧で、機密会議の情報が漏洩するリスクがある	閲覧・編集権限を細かく制御でき、アクセスログで監査にも対応可能