保管スペース不足とデータ転記ミスを同時解決！経緯報告書（インシデントレポート）管理のAI革命
1. 経緯報告書管理における課題
経緯報告書（インシデントレポート）は、企業や組織において発生した事故、インシデント、ヒヤリハット等を記録する重要な文書です。
経緯報告書の管理は多くの企業や組織において行われている業務ですが、実際にはさまざまな課題が内在しており、現場担当者の業務負荷を増大させる一因となっています。
事例1：製造業の場合
ある製造業の品質管理部門では、不良品が発生するたびに現場から提出される紙の経緯報告書をもとに、担当者が手作業でエクセルの台帳へ転記し、その後、原本をファイリングして保管していました。
一見するとごく当たり前のフローのように思えますが、紙媒体からデジタル台帳への転記においては人為的な記入ミスや入力漏れが発生しやすいという問題が潜んでいます。
実際に同社では、転記時の品番入力ミスにより、後日発生件数が合わなくなり、調査に数日を要したという事例がありました。
事例2：建設業の場合
ある建設業の事例では、作業中の軽微な事故やヒヤリハットを記録した経緯報告書が日々蓄積されていく一方で、保管スペースが逼迫し、過去の報告書を探すだけでも大変な手間となっていました。
特に労働基準監督署の立ち入りや、社内監査があった際には、該当する報告書を探し出すのに多くの時間と労力がかかるという課題が浮き彫りになっています。
事例3：医療機関の場合
ある医療機関では、看護師や医師が患者対応の傍らで経緯報告書を記入し、それを事務スタッフがシステムへ入力するという運用がされていましたが、報告書のフォーマットが紙ベースであるがゆえに、記載内容が読みにくい、重要情報が抜け落ちる、などの問題が頻発。
特に文字の読み間違いによって、患者の識別情報が誤って記録された事例も報告されており、業務品質の確保という観点でも大きなリスクが存在していました。
事例4：ホテル業の場合
ある宿泊施設では、客室清掃後の不備報告や、宿泊客からの苦情・トラブルに関する内容を、スタッフが紙の経緯報告書に手書きで記入し、フロントのマネージャーがそれを毎日集めて台帳に転記、原本をファイリングするという運用が行われていました。
しかし、観光シーズンなどで宿泊客が多い時期には、報告件数が一気に増え、1日の終わりにまとめて処理しようとすると内容の記憶が曖昧になったり、報告書自体が紛失したりすることが頻発していました。
ある時は、客室に忘れ物があったことを清掃スタッフが報告書に記載していたにも関わらず、転記ミスでその情報が台帳に残らず、後日その件でクレームが発生。
確認に時間がかかり、対応が遅れて信頼を損なうという事態につながりました。
このように、台帳転記と報告書の保管という一連の業務は、単なる事務作業に見えて、実は「ヒューマンエラーの温床」「保管効率の悪化」「情報の検索性の低さ」といった複数の課題を孕んでいます。
現場が忙しい中で「後でまとめて転記しよう」と考えた結果、内容の記憶が曖昧になり、詳細な経緯が不明確なまま記録されてしまうことも珍しくありません。
こうした状況が続けば、事象に対する組織的な対策の精度も低下してしまいます。
このような課題を解消するためには、経緯報告のデジタル化や入力の自動化、さらに保管・検索機能のある文書管理システムの導入が有効です。
2. こんなお客様におすすめ！
- 転記時のミスにより後日データの不整合が発生し、調査に多くの時間を費やしている企業
- 日々蓄積される報告書の保管スペース不足に悩んでいる企業
- 全国で10件以上の拠点があり、各拠点の報告書の管理を一元化したい企業
- 労働基準監督署の立ち入りや社内監査の際に過去の報告書を探すのに膨大な時間がかかっている企業
- 報告書の管理に毎月数十時間割いているものの、新しく人を雇うのも大変なのでシステムで効率化したい企業
3. 経緯報告書管理の課題を解決するおすすめ機能・サービス
3-1 作業者による記載内容のバラつきなし！AI-OCRによる自動台帳作成
課題例
- 報告書をシステムに手入力して管理しているため、入力遅延や転記ミスが発生している
- 拠点・現場ごとに異なるフォーマットで報告書を作成しているため全社的な事象分析や傾向把握が困難
- 報告書作成とシステムへの入力の二重作業による非効率
解決方法
- 文書をアップロードするだけでAIが自動で読み取り、台帳を作成します。手入力だと1件2時間かかっていたものも、OPTiM 文書管理を使えば10分（作業時間92%削減）で行えます。これまで入力に割いていた時間を別業務に回せるため、費用対効果も十分に得られます。
- 手書きの文書についても読み取り、台帳作成が可能です。実運用においても修正の手間をほとんど感じさせない高精度です。
AIによる項目情報の抽出例
- 発生日
- 報告日
- 収束日
- 発生箇所
- 要約
3-2 自社の報告体系に合わせてアレンジ！カスタマイズ可能な台帳項目設定
課題例
- 標準的な項目だけでなく自社の管理番号も台帳化したい
- 報告書ごとにメモや特記事項を残す欄がないと情報共有が不十分
解決方法
- 標準項目とは別に独自項目を設定可能です。お客様固有の管理番号やメモ欄など、必要な項目を自由に追加できます。
- 項目ごとにAI解析する／しないを選択でき、お客様ごとに自由に管理体制を構築できます。「AI解析しない」を選択すると、入力欄だけ作成され、文書内に記載のない特記事項等も自由に入力できます。
3-3 再発防止に貢献！全文検索で過去事例を有効活用
課題例
- 紙で保管しており、保管場所が分散しているため重要書類の検索に時間がかかる
- 複数の拠点で報告書をメールでやりとりしているため過去事例の検索性が低い
- 台帳に記載のない情報で検索できない、一方、すべての情報を台帳化するのは負担
- 再発防止策を議論する優先順位をつけるために、報告書を重大度の高さでしぼりこみたい
解決方法
- 原本は各拠点においていても、OPTiM 文書管理にアップロードすれば遠隔地からも確認できます。
- 文書に記載された文言で簡単にファイルを探すことができます。台帳化されていない部分の文言でも検索可能です。
- 自社カスタマイズ項目でも検索可能です。たとえば「重大度」という項目を作成し、「高」「中」「低」の3分類で入力していくと、あとから「高」の文書のみをしぼりこむことができます。
3-4 情報漏洩も誤操作も防ぐ！細やかな閲覧・操作制御で安心運用
課題例
- 報告書が拠点ごとに管理されているため、全社的な把握が困難
- 社内の機密情報や関係者の個人情報も含まれるため情報漏洩は絶対に避けたい
- 担当者以外がうっかり台帳情報を修正・削除してしまうことがないようにしたい
解決方法
- グループ・ユーザー設定で文書ごとに閲覧範囲を設定でき細かな情報統制が可能です。
- 管理者以外のユーザーを対象に文書に対して行える操作を制限できます。意図しない管理台帳データ修正や文書データの不正な持ち出しを防ぐことが可能です。
- グループ数・ユーザー数ともに無制限に作成・登録可能です。1つのプランで会社全体の管理をリーズナブルに対応可能です。
4. 導入効果：数字で見る業務効率化
OPTiM 文書管理の導入により、台帳作成や検索などの作業時間が大幅に短縮され、具体的な数値で効果が表れています。
人件費や物理的保管コストの削減にも直結し、ROIを明確に把握できます。
時間削減効果
- 台帳作成時間：92%削減（1件あたり2時間→10分）
- ファイルやキャビネットからの捜索時間：95%削減（平均15分→45秒）
コスト削減効果
- 年間人件費削減額：約440万円（月間100件の経緯報告書処理、平均時間削減1時間50分／件、時給2,000円で計算）
- 書類保管スペース：物理的な保管スペース削減によるコスト削減
- ペーパーレス化：印刷コスト・消耗品費の削減
5. 経緯報告書だけじゃない！幅広い文書管理に対応
許可通知書、社内規程、議事録、履歴書などもOPTiM 文書管理で管理可能！
OPTiM 文書管理では文書の種類ごとにフォルダをわけて管理できます。
文書をアップロードするだけでフォーマットごとに自動分類の上、AIが重要情報を抽出し管理台帳を自動で作成します。
独自項目についても文書ごとに設定可能です。
AIによる項目情報の抽出例
- 許可通知書：申請年月日、申請者、行政機関名
- 社内規程：担当部署、作成日、版数
- 議事録：開催日、出席者、決議事項
- 履歴書：氏名、生年月日、年齢、現住所、メールアドレス、電話番号、免許・資格
6. まとめ
ここまで見てきたように、経緯報告書は事故やインシデント対応の要となる重要文書であり、その適切な管理は再発防止やコンプライアンス対応に直結します。
OPTiM 文書管理は、経緯報告書特有の課題である「記載内容のバラつき」「検索性の低さ」「期限管理の煩雑さ」を一挙に解決し、さらに拠点間の情報共有や機密度に応じた権限設定も可能にします。
AI-OCRによる自動台帳化機能は、現場の負担を軽減しながら、経緯報告書の本来の目的である「事象の可視化」と「再発防止策の共有」を強力に支援します。
監査対応時の資料提出もスピーディに行え、業務効率化と同時にリスク管理体制の強化にも貢献します。
管理業務の負担から現場を開放し、企業の成長エンジンとなるコア業務に集中できる環境を実現する、DX推進の強力なパートナーです。
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