過去の意思決定を組織の資産に変える！稟議書のAI管理で経営判断を蓄積

解決方法

• 文書をアップロードするだけでAIが自動で読み取り、台帳を作成します。手入力だと1件8分（ダブルチェックの時間含む）かかっていたものも、OPTiM 文書管理を使えば1分（作業時間88%削減）で行えます。これまで台帳入力に割いていた時間を別業務に回せるため、費用対効果も十分に得られます。
• アップロードするだけで台帳化ができるため稟議書の申請者個人で台帳作成が対応可能で、管理本部の担当者がまとめて入力する必要がなくなります。

AIによる項目情報の抽出例

• タイトル
• 稟議番号
• 申請者
• 承認者
• 作成日
• 購入品名
• 価格
• 申請目的

解決方法

• 標準項目とは別に独自項目を設定可能です。お客様固有の予算区分やメモ欄など、必要な項目を自由に追加できます。
• 項目ごとにAI解析する／しないを選択でき、お客様ごとに自由に管理体制を構築できます。「AI解析しない」を選択すると、入力欄だけ作成され、文書内に記載のない特記事項等も自由に入力できます。

解決方法

• 部門にかかわらずすべての稟議書をOPTiM 文書管理にアップロードいただくことで一元管理ができます。
• 文書に記載された文言で簡単にファイルを探すことができます。台帳化されていない部分の文言でも検索可能です。
• 複数キーワードを組み合わせた検索（AND検索）も可能です。

• 自社カスタマイズ項目でも検索可能です。たとえば「対応」という項目を作成し、「通常対応」「特例対応」と分けて入力していくと、あとから「特例対応」の文書のみをしぼりこむことができます。
• 登録日や作成日、価格の項目については範囲指定での検索も可能です。

解決方法

• 保管期限等管理する日付項目から指定した期間（90日前等）に、事前通知を行うことで期限の管理・把握漏れを防止できます。
• 日付項目ごとに個別に通知期限を設定することが可能です。会計処理期限、承認有効期限、保管期限等複数の期限も管理できます。
• 期限通知は、文書を保管するグループの所属ユーザーおよび担当者にアプリ・メールで通知を行います。
• 未対応の間は毎日繰り返し通知を行うためリマインドの手間をかけずに関係者周知が可能です。

解決方法

• グループ・ユーザー設定で文書ごとに閲覧範囲を設定でき細かな情報統制が可能です。
• 文書アップロード時に他グループに共有する設定も可能です。部門をまたいだ共有も簡単に行えます。

• 管理者以外のユーザーを対象に文書に対して行える操作を制限できます。意図しない管理台帳データ修正や文書データの不正な持ち出しを防ぐことが可能です。
• グループ数・ユーザー数ともに無制限に作成・登録可能です。1つのプランで会社全体の管理をリーズナブルに対応可能です。