OPTiM 文書管理とは？+

紙のスキャンデータや稟議書、報告書などの文書を一元管理できるクラウド型文書管理サービスです。文書タイトル・分類・記載内容などによる検索や、AIによる非定型文書の読み取り機能を備えています。

手書き文字も読み取れますか？+

はい。AI-OCRにより、手書きの文字を含むスキャン画像からも高精度で内容を読み取り可能です。

PDF以外に画像やOffice形式も対応していますか？+

はい。PDF、Word、Excel、画像（JPEG、PNG）、DocuWorks形式に対応しています。

非定型書類にも対応できますか？+

はい。文書分類や項目定義を事前に設定しておくことで、AIが内容を解析し、自動で分類・項目抽出を行います。

最大アップロード可能なファイルサイズは？+

1ファイルあたり最大5GBまでアップロード可能です。

台帳のカスタム項目は自由に設定できますか？+

はい。書類項目として任意の項目を形式（テキスト・日付・金額など）ごとに設定可能で、AI解析によって自動入力されます。

全文検索はどのように行われますか？+

文書内の記載文言を検索対象とし、キーワードが一致した箇所をハイライト表示します。OCR処理された画像ファイルも対象です。

期限通知機能はありますか？+

はい。カスタム項目に日付形式の項目を設定し、通知日数を指定することで、指定日数前にアラート通知が送信されます。

LLMを使った解析とは何ですか？+

AI解析機能として、アップロードした文書の情報を読み取り、管理台帳に必要なカスタムフィールド情報を自動で抽出・入力する機能です。

定型書類の対応はどのように行いますか？+

書類分類ごとに読み取り指示を設定することで、定型書式からの自動分類・抽出が可能になります。

OCRの精度は？+

実用上の精度は非常に高く、文字認識の精度は書類のレイアウトやスキャンの解像度に依存しますが、OCR処理で全文検索も可能です。

複数行の住所なども認識可能ですか？+

はい。テキストフィールドとして複数行の項目も定義・読み取りが可能です。

ゴム印などの印影文字も読み取れますか？+

はい。AI-OCRは印影文字も含め、画像から文字認識を行い台帳へ反映します。

ファイル単位でAI解析は実行されますか？+

はい。アップロード時に「AI解析」を選択することで、ファイル単位で自動的に解析されます。

同時利用ユーザーに制限はありますか？+

プランに応じてユーザー数に制限はありません。グループ単位でユーザー追加・管理が可能です。

アクセス制限は可能ですか？+

はい。ユーザー・グループ単位で文書の閲覧・編集・削除・ダウンロードの操作権限を細かく設定できます。

シングルサインオン（SSO）には対応していますか？+

はい。Azure AD、Oktaなどの外部認証基盤と連携してSSOが利用可能です。

ダウンロード・印刷制限などのセキュリティ機能はありますか？+

はい。文書単位でダウンロード・編集・削除などの操作制限を設定できます。

本サービスはクラウド型ですか？+

はい。システム構築不要で、Webブラウザからすぐに利用開始できるクラウド型文書管理サービスです。

セキュリティ面での実績は？+

官公庁・医療機関・大手企業などへの導入実績があり、権限管理や通信暗号化など多層的なセキュリティ対策を講じています。

料金プランは？+

以下の3プランを用意しています

• スターター：月額10万円（税別）、ストレージ300GB、年1,000件までのAI解析
• ビジネス：月額15万円（税別）、ストレージ1TB、年3,000件までのAI解析
• エンタープライズ：要お問い合わせ。ストレージや件数を柔軟に調整可能です。

プランについて：製品サイト(https://www.optim.co.jp/document/#price)

初期費用はかかりますか？+

いいえ。すべてのプランで初期費用は無料です。

ストレージの追加は可能ですか？+

はい。100GB単位でストレージを追加することができ、追加費用は月額1万円（税別）です（スターター・ビジネスプラン対象）。

プラン変更は途中でも可能ですか？+

はい。利用状況に応じて、いつでも上位プランへの変更やオプション追加が可能です。詳細は営業窓口までご相談ください。

年間AI解析件数を超えた場合はどうなりますか？+

超過分は追加オプションとして件数単位で購入いただくか、上位プランへのアップグレードが必要です。

無料トライアルは提供されていますか？+

はい。すべての機能を制限なしでお試しいただける無料トライアルをご提供しています。専任サポートも付きます。

トライアル期間はどのくらいですか？+

通常は30日間を目安にご提供しています。詳細は営業担当または申込時にご確認ください。

トライアル終了後のデータはどうなりますか？+

トライアル開始から6ヶ月を経過すると、トライアルで登録されたデータは物理削除されます。

トライアルデータをそのまま本契約に引き継げますか？+

はい。トライアル期間中に登録したデータは、本契約後もそのまま利用できます。

料金には消費税が含まれていますか？+

いいえ。製品サイトに記載されている月額費用はすべて税抜価格です。

年間契約や年払いは可能ですか？+

はい。個別対応により年払い契約や長期契約も可能です。詳細は営業窓口までご相談ください。

サービス解約の手続きはどうなっていますか？+

お問い合わせフォームまたは担当営業経由でいつでも申請可能です。詳細な解約条件は契約約款をご確認ください。

追加費用が発生するケースはありますか？+

基本的には追加費用が自動的に発生することはありません。ストレージ追加やAI解析件数の追加、プランアップのお手続き後に費用が発生します。

契約期間の縛りはありますか？+

年間契約が基本になっております。支払方法や運用方法により変動しますので、詳細は営業窓口までご相談ください。

請求書払いには対応していますか？+

はい。法人向けに請求書払い（月末締め・翌月末支払い等）に対応しています。

ボリュームディスカウントはありますか？+

はい。複数拠点導入や大容量ストレージ利用など、大口導入の場合は個別見積もりにより割引対応が可能です。

契約更新時に料金が変更されることはありますか？+

いいえ。原則的にございません。

契約プランの利用状況はどこで確認できますか？+

管理画面の「設定」メニューから現在のプラン種別、AI解析件数の使用状況、残ストレージ容量などを確認できます。

海外での利用は可能ですか？+

日本国内の法制度に基づく運用を前提としているため、日本国内の法制度が適用される場所でのご利用をお願いしております。

データのバックアップはどのように行われますか？+

システム全体で定期的なバックアップが実施されており、障害発生時にも復旧可能な体制が整備されています。詳細は利用開始時の利用約款に記載されています。

官公庁や医療機関でも利用されていますか？+

はい。官公庁、医療機関、自治体、大手企業など幅広い業種で導入実績があります。特にセキュリティと権限管理に対する高い要件に対応しています。

アカウントの不正利用対策は講じられていますか？+

はい。SSOやIP制限、権限設定に加え、一定時間操作がない場合の自動ログアウト設定により、不正利用リスクを低減しています。

多要素認証（MFA）は利用できますか？+

はい。2段階認証に対応しています。

IPアドレス制限には対応していますか？+

はい。特定のIPアドレス範囲に限定したアクセス制御を設定することができます。

データの暗号化は行われていますか？+

はい。通信時および保管時におけるデータの暗号化に対応しており、安全にデータを取り扱うことができます（TLS等を使用）。

アカウント管理の柔軟性はありますか？+

はい。ユーザー数の制限はなく、管理者によるユーザー・グループの作成・編集が可能です。

操作制限機能とは何ですか？+

文書ごとに、ダウンロード・印刷・削除などの操作を制限することができ、情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます。

文書の一括エクスポートは可能ですか？+

はい。文書台帳の情報をCSV形式で一括出力することが可能です。検索や絞り込みを行った結果に基づいて、対象の文書データを選択・出力できます。

ISOなどの認証取得はありますか？+

はい。オプティムは、情報セキュリティマネジメントに関する国際規格「ISO/IEC 27001」を取得しており、厳格なセキュリティ基準に基づいてサービスを提供しています。

情報漏洩対策にはどのような機能がありますか？+

権限設定、操作ログ記録、IP制限、ダウンロード制限、通信暗号化など複層的な情報漏洩対策機能を備えています。

セキュリティ関連の通知は受け取れますか？+

はい。システム通知やアラート通知は管理画面に表示されるほか、メールでの通知設定も可能です。

無料トライアルの申し込み方法は？+

製品サイトの「無料トライアル」ボタンからお申し込みいただけます。アカウント発行後、すぐに利用を開始できます。

トライアル中でもサポートは受けられますか？+

はい。無料トライアル期間中でも専任のサポート担当による導入支援や操作案内を受けられます。

操作説明やトレーニングはありますか？+

はい。導入時に操作マニュアルの提供および必要に応じてオンラインでの操作説明が可能です。

文書データの移行サポートはありますか？+

はい。既存の台帳情報をCSV形式でインポート・エクスポート可能です。必要に応じて初期移行のサポートも行います。

利用ユーザー数に制限はありますか？+

いいえ。ユーザー数に制限はなく、部署やプロジェクト単位で自由に追加・管理できます。

IP制限によるアクセス制御はできますか？+

はい。指定したIPアドレスのみアクセス可能とする設定が可能です。

複数部署で同時に利用できますか？+

はい。グループ単位での文書管理、ユーザー・権限管理に対応しており、部署ごとの分離運用が可能です。

フォルダ構成や分類は自由に設計できますか？+

はい。文書分類やカスタムフィールドを自由に設定・編集できます。

AI-OCRの読み取り結果は編集できますか？+

はい。読み取った台帳項目は文書詳細画面から手動で修正・保存が可能です。

よく使う検索条件は保存できますか？+

はい。詳細検索画面で設定した検索条件は保存することができ、保存済みの条件を呼び出して再利用することが可能です。

アラート通知はどのように設定しますか？+

カスタム項目として日付項目を設定し、通知タイミング（日数）を指定することで、期日前にアラートが表示されます。

サポートは導入後も継続されますか？+

はい。導入後も専任のカスタマーサクセス担当が継続的にサポートします。操作に関する問い合わせも随時対応しています。

システムの更新情報はどこで確認できますか？+

管理画面上部の「お知らせ一覧」から、最新のアップデート情報や障害情報をご確認いただけます。

どのような業種で導入されていますか？+

製造業、建設業、医療機関、自治体、教育機関など、紙文書の管理や電子帳簿対応が必要な幅広い業種で導入されています。

紙の文書管理から移行した際の主なメリットは？+

保管スペースの削減、検索性の向上、情報の属人化解消、期限漏れ防止など、管理負担とリスクの大幅な軽減が実現します。

工数削減につながった実例はありますか？+

はい。AI-OCRと自動台帳化により、1文書あたりの入力作業時間を大幅に削減した事例があります。

ペーパーレス化の成功事例はありますか？+

はい。紙で管理していた稟議書や報告書をすべて電子化し、検索・分類・共有までをシステムで一元化した事例があります。

文書の共有や再利用はしやすくなりますか？+

はい。文書ごとにURLを発行して共有できるため、部門間・拠点間での参照・活用がスムーズになります。

契約書管理にも活用できますか？+

はい。契約書を台帳化し、有効期限を設定して自動通知することで、更新漏れや管理ミスを防ぐ運用が可能です。

検査記録や品質管理文書にも対応できますか？+

はい。記録書式に応じてカスタム項目を設定することで、検査日やロット番号などの管理項目も自動的に台帳化できます。

作業日報・報告書の管理にも使えますか？+

はい。手書きの日報や点検記録もAI-OCRで自動読み取りし、日時や担当者情報を台帳に登録できます。

アンケートや自由記述の読み取りは可能ですか？+

はい。手書きの自由記述形式のアンケートもOCRで読み取り、テキスト化して集計・検索が可能です。

専用スキャナが必要ですか？+

いいえ。一般的な複合機やスマートフォンのスキャン機能で取り込んだPDF・画像ファイルで十分対応可能です。

非IT部門でも導入できますか？+

はい。専門知識がなくても操作可能なインターフェースで、文書の登録・検索・共有が簡単に行えます。

紙と電子が混在している環境でも使えますか？+

はい。紙文書はスキャンしてAI-OCRで取り込み、電子文書はそのままアップロード可能です。段階的な電子化にも対応します。

期限付き文書の管理は改善されますか？+

はい。有効期限を設定することで、所定日数前にメールでアラート通知され、期限管理が容易になります。

既存のファイルサーバーとの違いは？+

ファイルサーバーでは実現できない「AIによる台帳化」「期限通知」「全文検索」などの高度な文書管理が可能です。

台帳データを社内システムと連携することは可能ですか？+

はい。文書台帳をCSV形式でエクスポートできるため、社内の基幹システムや他の管理ツールに取り込んで活用することが可能です。検索・抽出した特定の文書群のみを出力することもできます。

なぜ導入を決めた企業が多いのですか？+

手書き・非定型文書への対応力、AIによる自動分類・自動抽出、高度な検索性、セキュリティ機能が高く評価されています。

導入時に業務改善の提案は受けられますか？+

はい。専任担当による業務ヒアリングを通じて、現場に即した運用設計と改善提案を行っています。

紙＋Excel管理からの移行事例はありますか？+

はい。紙とExcelで管理していた台帳業務をクラウド化することで、手入力や情報の突き合わせ作業が不要になり、業務効率を大幅に改善した事例があります。

文書検索の効率は上がりますか？+

はい。AIで読み取った文書内容や台帳項目により、必要な文書を瞬時に検索・抽出できます。

他社製品と比べての強みは？+

手書き対応AI-OCR、高精度の項目抽出、直感的な操作性、柔軟な権限管理など、文書管理の「自動化」と「属人化解消」に強みがあります。