操作権限管理
権限管理について、文書操作の制限を設定する
本記事では、OPTiM文書管理における「権限管理機能」について解説します
本機能を活用することで、一般ユーザーが閲覧・編集・削除・ダウンロードなどの操作を実行できるかどうかを細かく制御できます。
部署やユーザー権限に応じた柔軟なアクセス管理により、セキュリティ確保と業務効率の両立が可能になります。
1. 権限管理機能の概要
権限管理機能では、「一般」ユーザーに対して文書操作の範囲を「管理」ユーザーが制限することができます。設定に応じて、以下のような運用が可能になります。
- 一般ユーザーは文書の閲覧のみ可能（編集・ダウンロード・削除不可）
- 一般ユーザーでもダウンロードや編集は可能、削除のみ不可
- 一般ユーザーでも閲覧・編集・ダウンロード・削除可能
文書情報の保持や改ざん防止など、組織内でのセキュリティレベルに応じた制御が行えます。
2. 権限の種類と操作範囲
アクセス権限は以下のような種類があり、それぞれで可能な操作範囲が異なります。
| 権限グループ名 | 閲覧 | ダウンロード | 編集 | 削除 |
|---|---|---|---|---|
| 管理者のみ | × | × | × | × |
| 閲覧のみ（プレビュー・全文検索不可） | ○ | × | × | × |
| 閲覧のみ | ○ | × | × | × |
| 削除・ダウンロード不可 | ○ | × | ○ | × |
| 削除・編集不可 | ○ | ○ | × | × |
| 削除不可 | ○ | ○ | ○ | × |
| 制限なし | ○ | ○ | ○ | ○ |
これらの選択により、個々の文書またはグループ単位で柔軟にアクセス権限を設定できます。
3. 権限の設定方法
3-1. アップロード時の一括設定
文書をアップロードする際に、対象文書の権限をあらかじめ設定できます。
- 文書アップロード画面を開く
- 担当グループの選択欄で権限種別を指定（例：「閲覧のみ可能」）
- アップロードボタンを押して反映
これにより、アップロード直後から一般ユーザーの操作範囲が制限された状態で文書が登録されます。
3-2. アップロード後の個別設定
すでにアップロード済みの文書に対しても、後から権限を変更できます。変更は文書のアップロードグループの管理ユーザーのみ可能です。
- 文書詳細画面右上の「︙（3点リーダー）」をクリック
- 「アクセス権限」を選択
- 権限を変更して保存
これにより、文書単位でより細かくアクセス権限を調整できます。
4. よくある質問（FAQ）
Q1. 管理者だけが変更できる設定項目はありますか？
A1: 文書の権限設定は、文書をアップロードしたグループの「管理ユーザー」のみが変更可能です。
Q2. 一般ユーザーが文書を削除してしまうのを防ぎたいです。
A2: 「削除不可」や「閲覧のみ可能」に設定することで削除操作を制限できます。
Q3. 同じ文書でも、部署ごとに異なる権限を設定できますか？
A3: 担当グループと共有グループでそれぞれ異なる権限を設定できます。
Q4. アップロード後に一括で複数文書の権限を変更できますか？
A4: 現時点では文書ごとの個別変更のみ対応しており、一括変更はできません。
Q5. 「閲覧のみ（プレビュー・全文検索不可）」と「閲覧のみ」の違いは？
A5: 「閲覧のみ（プレビュー・全文検索不可）」は文書内容のプレビューや全文検索ができず台帳情報のみ閲覧可能です。「閲覧のみ」は編集、ダウンロード、削除はできませんが、文書内容のプレビューや全文検索も可能です。