全文検索
OPTiM文書管理の検索機能について：文書の素早い検索を可能にする多彩な機能とは
膨大な文書を扱う現場では、必要な書類をいかに素早く見つけ出せるかが業務効率を大きく左右します。
OPTiM 文書管理には、キーワード検索、詳細条件検索、そして全文検索といった多彩な検索機能が搭載されており、ユーザーの利便性を高めています。
本記事では、これらの検索機能について詳しくご紹介します。
1. OPTiM文書管理における検索の基本
文書管理システムでは、単にデータを保存するだけでなく、「すぐに探せる」ことが重要です。
OPTiM 文書管理では、文書一覧ページから以下の3つの方法で検索が可能です。
- キーワード検索：文書のタイトルや管理番号など、基本情報に対する検索
- 詳細条件検索：分類や作成者など、複数の条件でのフィルタリング
- 全文検索：文書の中身そのものを対象とした検索
画面上部の検索欄にキーワードを入力し、「検索」ボタンを押すだけで、該当する文書が一覧に表示されます。
2. キーワード検索の使い方と特長
キーワード検索では、検索欄に入力した語句が以下の項目に含まれる文書を表示します。
- 管理番号
- タイトル
- メモ
- ファイル名
たとえば「検証用」と入力すると、「検証用パソコン購入の件」や「セキュリティ検証用端末購入について」といった文書が一覧で表示されます。
文書名の一部にしか含まれていなくても該当するものは抽出されるため、あいまい検索にも対応しており、直感的に使いやすい点が魅力です。
3. 詳細条件検索でさらに絞り込む
より正確に目的の文書を探したい場合には、「詳細条件検索」が役立ちます。
以下のような複数の項目から絞り込みが可能です。
- 分類（例：議事録、稟議書など）
- タイトル
- ファイル名
- 所属グループ
- 登録者
- 登録日
- メモ
- カスタムフィールド（例：プロジェクト名、担当者名など）
AIによる解析や手動で入力されたカスタム情報を活用することで、検索精度が大幅に向上します。
文書の性質や管理体制に合わせた柔軟な検索が実現できます。
4. 文書の中身まで検索できる全文検索
OPTiM 文書管理の最大の特長の一つが「全文検索」です。これは、文書に記載された内容そのものを対象とした検索機能です。
- 入力したキーワードに完全または部分一致した箇所をハイライト表示
- フォントが埋め込まれていないPDFなどもOCRで自動解析し、検索対象に
検索結果画面では該当箇所が黄色くハイライトされ、視認性にも優れています。
5. よくある質問（FAQ）
Q1. タイトルやファイル名にキーワードが含まれていなくても検索できますか？
A1: はい、全文検索機能を使えば文書の本文まで検索対象になります。
Q2. キーワード検索と全文検索はどう違うのですか？
A2: キーワード検索は文書のメタ情報（タイトル、管理番号など）を対象とし、全文検索は文書本文までを対象とする点が異なります。
Q3. 画像だけのPDFも検索できますか？
A3: はい、OCR（文字認識）処理を行うことで、画像形式のPDFでも検索対象になります。
Q4. 複数条件を組み合わせて検索できますか？
A4: 詳細条件検索を使えば、分類や日付、登録者など複数の条件で絞り込み可能です。
Q5. 検索結果の文書をそのままダウンロードできますか？
A5: はい、検索後の画面から該当文書を選択してダウンロードすることが可能です。