項目のカスタマイズ
設定機能について、各種設定項目を管理する
本記事では、OPTiM 文書管理サービスにおける「設定機能」について解説します。
設定画面では、システム全体の基本的な設定や、文書分類・項目設定・通知など、文書管理業務に必要な各種設定を柔軟に管理できます。
この記事では、実際のUI画面をもとに、設定可能な項目とそれぞれの意味、操作方法について順にご紹介します。
1. 設定画面でできることの概要
設定画面は大きく分けて「全般設定」と「文書設定」に分類されます。
- 全般設定：通知設定や権限管理、削除履歴の確認など、運用全体に関する基本設定を行います
- 文書設定：アップロードされた文書に対して、分類名や書類項目、アラート設定などを行います
各設定項目は管理者ユーザーがアクセス可能であり、全社共通の設定として機能します。
2. 全般設定の基本項目
「全般設定」では、以下の設定が可能です。
- アップロード時の初期値：文書アップロード時に自動的に設定されるグループなどの初期値を指定
- グループ操作：ユーザーやグループの作成・編集・同期操作を行う
- 自動ログアウト設定：一定時間操作がない場合に自動でログアウトするまでの時間を設定
3. 文書分類の追加と編集
「文書設定」から「文書分類」を選択し、「＋文書分類の追加」をクリックすることで、新たな分類名を登録できます。
- 分類名：報告書、議事録、稟議書などアップロード文書の種類に応じた分類名を設定
- AI解析用説明：AIが文書内容から自動分類する際の補助情報として概要を記入します
分類は後から編集・削除も可能で、文書種別に応じた適切な分類体系を構築できます。
4. 書類項目の設定
「書類項目」では、各文書に付与するカスタム項目を自由に設定できます。
- 項目名：任意の名称を付けることができます（例：起案部署、発行日など）
- 形式：テキスト・日付・金額・URL・リストから選択可能
- AI解析概要：AIに読み取らせたい文書中の情報の特徴を記述することで、自動抽出が可能になります
これにより、文書ごとに必要な情報を柔軟に管理でき、台帳作成や検索精度の向上に寄与します。
5. アラート通知の設定
（※ 特定の書類項目（日付形式）に対してアラートを設定することができます。）
- 「+項目追加」から日付項目を設定
- アラート設定をONにし、アラート通知タイミング（例：30日前）を選択
設定後は、設定したアラート通知の開始タイミングになると自動で通知されるため、更新・契約満了などの管理が容易になります。
6. AI解析機能による自動分類・抽出
AI解析機能をONにすることで、AIが文書の内容から自動的に以下を実施します。
- 書類分類の自動識別
- 書類項目（例：起案部署、起案日など）の自動抽出と入力補完
AIの学習は文書の特徴や説明文から行われ、明確な特徴がある場合は高い精度で分類・抽出を行います。
7. よくある質問（FAQ）
Q1. 文書分類は最大いくつまで登録できますか？
A1: 文書分類は最大100件まで登録できます。
Q2. 書類項目に設定できる形式の制限はありますか？
A2: 書類項目は「テキスト」「日付」「金額」「URL」「リスト」の5種類の形式から選択可能です。
Q3. AI解析はどのくらいの精度で情報を抽出できますか？
A3: 文書の形式や記述の明確さに依存しますが、特徴が明確な項目については高精度で抽出可能です。100％の正確性を保証するものではありません。
Q4. アラート通知はどのように届きますか？
A4: 設定されたアラートは、システムからメールで通知されます。通知先はアカウントに紐づいたメールアドレスです。
Q5. 設定変更はユーザーごとに異なりますか？
A5: 設定は原則として企業単位で共通となり、管理者のみが変更可能です。