メール連携
メール連携設定について、メール経由でファイルを自動アップロードする
本記事では、OPTiM文書管理における「メール連携機能」について解説します。
この機能を活用することで、指定のメールアドレスにファイルを送信するだけで、文書を自動的にアップロードできます。
業務の効率化や社外からの書類収集などに活用できる便利な機能です。
1. メール連携設定とは
メール連携設定を使用すると、登録済みの専用メールアドレスにファイルを添付して送信するだけで、OPTiM文書管理に自動的に文書がアップロードされます。
この機能を使えば、メールで送られてきた文書を一度手元にダウンロードしてからOPTiM 文書管理にアップロードするという工程を省くことができます。
2. メール連携の設定画面へのアクセス
以下の手順で設定画面にアクセスします。
- 左メニューから「設定」をクリック
- 「文書設定」を選択
- 「メール連携」タブを選択
メールアドレスの確認や、連携状態の変更がこの画面から行えます。
3. メールアドレスの確認と利用方法
設定画面内に記載されたメールアドレスが、ファイル送信先として利用できるアドレスです。「再発行」ボタンで新しいアドレスを発行することも可能です。
- ファイル添付のあるメールを送信すると、自動で文書としてアップロードされます。
- メール本文は無視され、添付ファイルのみが対象となります。
- 受信した文書は、指定のグループに自動的に紐づけられます。
- グループごとにアドレスを設定することが可能です。
- 「アドレス管理」ボタンよりファイル取込みの送信元を制限することが可能です。指定したメールアドレスまたはメールドメインから送付されたファイルのみ自動アップロードされます。
4. 注意点と活用例
注意点
- セキュリティの観点から、メールアドレスは社外に安易に公開しないよう注意してください
- 同一アドレスに大量送信する場合、アップロードにタイムラグが生じることがあります
活用例
- 顧客や外部業者からの書類を集約
- 営業担当が出先からスマホで書類送信
- 支店や店舗単位での分散入力の簡略化
5. よくある質問（FAQ）
Q1. メールの本文も保存されますか？
A1: 保存されるのは添付ファイルのみで、本文は無視されます。
Q2. 誤って別のメールアドレスから送ってしまいました。どうなりますか？
A2: 許可されたメールアドレス以外からでも受信は可能ですが、設定内容によりアップロードされないよう変更が可能です。詳細は管理者にご確認ください。
Q3. メールアドレスは変更できますか？
A3: はい、「再発行」ボタンから新しいアドレスを再発行できます。
Q4. 添付ファイルは複数送っても大丈夫ですか？
A4: 複数添付も対応していますが、ファイル数や容量に上限があるため注意してください。