CSV出力
CSV出力機能について、文書情報を一括でエクスポートする
本記事では、OPTiM 文書管理 with AI-OCRにおける「CSV出力機能」について解説します。
この機能を使用することで、登録されている文書情報をCSV形式で一括出力し、Excelなどで確認・分析することが可能になります。
管理台帳作成や報告資料の作成に便利な機能です。
1. CSV出力機能とは
CSV出力機能とは、文書一覧に表示されている情報をCSVファイル形式で一括ダウンロードできる機能です。
タイトル、担当者、グループ、契約名など、複数の項目を含めた台帳データを抽出することができます。
2. 出力対象の選択手順
出力対象の文書は、検索・フィルタなどを活用して事前に絞り込みます。
- 左メニューから出力対象文書の種類を選択
- 必要に応じてキーワードや担当者・登録日などで検索
- 「まとめて操作」＞「CSV出力」を選択
3. CSVファイルの出力方法
- 出力対象の文書にチェックを入れます
- 「選択したものを出力」ボタンをクリック
- CSVファイルのダウンロードが自動で開始されます
ファイルは、ユーザーのダウンロードフォルダに保存されます。
4. 出力内容の確認方法
ダウンロードしたCSVファイルをExcelなどで開くと、以下のような情報を確認できます。
- 管理番号
- 文書タイトル
- 担当グループ・担当者
- 登録日
- 契約名や業務内容
- カスタムフィールドで追加した項目
データの一括管理、加工、集計などに活用可能です。
5. よくある質問（FAQ）
Q1. 出力される情報の項目は変更できますか？
A1: 現時点では固定の出力項目となっており、変更はできません。カスタムフィールドの情報も出力されます。
Q2. 特定の文書だけを出力したい場合は？
A2: 文書一覧で絞り込み検索を実施し、出力したい文書のみチェックして「選択したものを出力」を選んでください。
Q3. CSV出力時にファイル名を指定できますか？
A3: ファイル名は自動で付与されますが、ダウンロード後に手動で変更可能です。
Q4. 一度に何件まで出力できますか？
A4: 一度に選択できる件数は最大10,000件です。大量のデータは複数回に分けて出力してください。
Q5. 出力結果に不備がある場合の対処は？
A5: フィルタ条件やチェック漏れをご確認ください。それでも解決しない場合はオプティムサポート窓口までお問い合わせください。