アクセス権限管理
グループごとのアクセス制限設定｜部外者閲覧を防ぐ
文書を誰が見られるかを制御できなければ、情報漏洩や混乱の原因となります。
本記事では、グループやユーザー単位で文書の閲覧・編集・削除を制限する方法を、設定画面のスクリーンショットとともに解説し、安全な運用を支援します。
1. アクセス制限
グループに所属しているユーザーのみ、グループで保管している文書ファイルを閲覧できます。
OPTiM文書管理では、ユーザーが所属するグループごとに文書の閲覧・編集権限を設定することができます。
この仕組みにより、部署や役職ごとに適切な文書管理が可能になります。
たとえば、図のように「オプティム（全体）」と「営業マネージャー」という2つのグループがある場合、管理者Aはどちらの文書にもアクセスできます。
これは、管理者Aが両方のグループに所属し、それぞれの権限を持っているためです。
一方で、「オプティム（全体）」にのみ所属している一般ユーザー（一般A〜D）は、「営業マネージャー」グループに属する文書にはアクセスできません。
これは、所属していないグループの文書には権限が付与されていないためで、セキュリティと情報の管理を強化するための設計です。
このように、誰がどの文書にアクセスできるかをグループベースで管理できることにより、社内の情報統制や部門間の閲覧制限を柔軟に行うことができます。
2. よくある質問（FAQ）
Q1. 部門ごとの閲覧制限はどうやって設定する？
A1: 設定画面からグループ単位の権限を設定できます。閲覧のみ・編集不可など細かい制御が可能です。
Q2. 一部のユーザーにだけ見せたいときは？
A2: 一部ユーザーの閲覧権限を変更するか、文書ごとの個別権限設定を使えば、限定したユーザーのみに閲覧を許可できます。
Q3. アクセスできる文書が少ないのはなぜ？
A3: 自分の所属グループ以外の文書にはアクセスできない仕様のため、正しいグループ割り当てが必要です。