OPTiM 文書管理サービス プライバシーポリシー

株式会社オプティム（以下「当社」といいます）は、当社が提供する「OPTiM 文書管理サービス」（「OPTiM Contract」「OPTiM 電子帳簿保存」「OPTiM 文書管理with AI-OCR」を含みます）及びこれに付随して当社が提供するサービス（以下「本サービス」といいます）を通じて取得する利用者の情報（外部サービスから取得する情報を含むものとし、以下「利用者情報」といいます）を、本プライバシーポリシーに従い取り扱います。利用者は本サービスをご利用する際に、本プライバシーポリシーをご確認いただき、内容をご理解のうえご利用ください。

1. 1. 利用者情報の取得と利用目的

   当社は、本サービスの提供にあたり、次の利用目的の達成に必要な範囲で下記に記載する利用者情報を取得し、取り扱います。なお、当社は、利用者情報を、広告配信、マーケティングには利用しないものとし、利用者から同意を得た場合に限り、利用者情報をAI・機械学習モデルの学習に利用できるものとします。

   1. 利用者情報及び利用目的

      【利用者情報】

      1. 利用者が本サービス契約締結時に入力した利用者の情報
      2. 利用者が本サービスの利用時に入力した契約書・帳票・文書管理情報（以下、総称して「書類情報」といいます）
      3. 利用者が本サービスの利用時にアップロードした書類情報
      4. 利用者が本サービスを操作した履歴情報・動作ログ
      5. 利用者が本サービスと外部連携することに同意した外部サービス（以下「外部サービス」といいます）から取得する情報（外部サービスアカウントの識別情報及びメールアドレス、外部サービスによる認証・認可に必要な情報、利用者が連携対象として指定した外部サービス上のフォルダー及びファイルに関する情報、当該ファイルに保存された書類情報等）

      【利用目的】

      1. 本サービスの提供
      2. 本サービスの利用状況の把握
      3. 本サービスで取り扱われる書類情報の保存・検索・解析・OCR処理
      4. 本サービスで生じた読取エラー等についての利用者への連絡
      5. 本サービスやその他関連するサービスに関するご案内
      6. 本サービスに関する統計データの作成・利用・開示・提供
      7. 本サービスと外部サービスとの連携
      8. 外部サービス上の連携対象ファイルの検知及び取得
      9. 外部サービスから取得したファイル・企業情報等の保存
      10. 外部サービスとの連携の際に必要なシークレットキー、キュー等の暗号化
      11. 外部サービスとの連携履歴の管理
      12. お問い合わせへの対応
      13. お問い合わせ対応の品質向上及びお問い合わせ内容等の正確な把握
   2. 第三者へ外部送信する利用者情報及び利用目的
      

      送信先―１

      【送信先名称】
      国税庁

      【送信する利用者情報】

      1. 利用者が本サービス利用時にアップロードした企業名（代表者名）、インボイス番号
      2. 外部サービスから取得したファイル内の企業名（代表者名）、インボイス番号

      【送信する目的】

      利用者が本サービス利用時にアップロードした又は外部サービスから取得した書類情報における企業情報の取得

      【送信先に関連する情報】

      1. 送信先が所在する国の名称
         日本
      2. 国税庁が講ずる個人情報の保護のための措置
         国税庁 インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト 個人情報保護方針
         https://www.invoice-kohyo.nta.go.jp/privacy-policy.html

      送信先―２

      【送信先名称】
      Google LLC

      【送信する利用者情報】

      1. 利用者が本サービス利用時にアップロードした書類情報
      2. 外部サービスから取得した書類情報

      【送信する目的】

      1. 利用者が本サービス利用時にアップロードした又は外部サービスから取得した書類情報のOCR処理
      2. 利用者が本サービス利用時にアップロードした又は外部サービスから取得した書類情報の解析

      【送信先に関連する情報】

      1. 送信先が所在する国の名称
         アメリカ合衆国
      2. 上記外国における個人情報の保護に関する制度
         https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku
      3. Google LLCが講ずる個人情報の保護のための措置
         個人情報の保護に関する法律（以下「法」といいます。）に基づく開示事項等
         https://policies.google.com/privacy/additional

      送信先―３

      【送信先名称】
      Microsoft Corporation

      【送信する利用者情報】

      1. 利用者が本サービス利用時にアップロードした書類情報
      2. 外部サービスから取得した書類情報

      【送信する目的】

      利用者が本サービス利用時にアップロードした又は外部サービスから取得した書類情報の解析

      【送信先に関連する情報】

      1. 送信先が所在する国の名称
         アメリカ合衆国
      2. 上記外国における個人情報の保護に関する制度
         https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku
      3. Microsoft Corporationが講ずる個人情報の保護のための措置
         Data, privacy, and security for Azure OpenAI Service
         https://learn.microsoft.com/en-us/legal/cognitive-services/openai/data-privacy

      送信先―４

      【送信先名称】
      Amazon.com, Inc

      【送信する利用者情報】

      1. 利用者が本サービス利用時にアップロードした書類情報
      2. 外部サービスから取得した書類情報

      【送信する目的】

      利用者が本サービス利用時にアップロードした又は外部サービスから取得した書類情報の解析

      【送信先に関連する情報】

      1. 送信先が所在する国の名称
         アメリカ合衆国
      2. 上記外国における個人情報の保護に関する制度
         https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku
      3. Amazon.com, Incが講ずる個人情報の保護のための措置
         Privacy Notice
         https://aws.amazon.com/jp/privacy/

2. 2. 利用者情報の取得停止等

   本サービスでは、利用者情報の取得、利用を停止する手段を提供しておりません。これらを停止したい場合には、本サービスを解約してください。なお、当社は、既に取得済みの利用者情報については第1条に定める範囲で引き続き利用することがあります。
   利用者が外部サービスとの連携を解除した場合、当社は以後の外部サービスへのアクセスを停止し、連携に使用した認証情報を無効化又は削除します。ただし、連携解除前に本サービスへ取り込まれたファイル及び書類情報は、利用者が削除するか、契約終了等に伴う削除処理が行われるまで本サービス上に保持されます。

3. 3. 利用者情報の委託先等への提供

   当社は、取得した利用者情報を、本サービスの提供に必要な範囲で販売代理店、委託先へ提供することがあります。なお、当社は、販売代理店、委託先の利用者情報の取り扱いについて、適切な管理及び監督を行うものとします。

4. 4. 利用者情報の第三者提供

   当社は、取得した利用者情報を、第3条に該当する場合及び下記各号に該当する場合を除き第三者に提供いたしません。

   1. 本人から同意を得た場合
   2. 法令に基づく場合
   3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
   4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
   5. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが、法令の定めにより遂行することに協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによりその遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

5. 5. 情報収集モジュールの利用

   本サービスには以下の第三者の情報収集モジュールが含まれており、当社は情報収集モジュールで収集した情報を提供会社に送信したうえで、第1条の利用目的の範囲で利用いたします。

   情報収集モジュール名―１：Google Analytics
   提供会社：Google LLC
   提供会社に送信する利用者情報：
   

   1. 利用者が本サービスを操作した履歴情報・操作ログ（ユーザー識別情報、セッションデータ、オペレーティングシステム、ブラウザの種別、地域）

   当社が送信する目的：

   1. 本サービスの利用状況の把握
      提供会社の利用目的：提供会社のプライバシーポリシー参照
      プライバシーポリシー：https://policies.google.com/privacy?hl=ja

   情報収集モジュール名―２：Datadog, Datadog RUM
   提供会社：Datadog, Inc.
   提供会社に送信する利用者情報：
   

   1. 利用者が本サービスを操作した履歴情報・操作ログ（ユーザー識別情報、セッションデータ、サーバー上のログ、オペレーティングシステム、ブラウザの種別、地域）

   当社が送信する目的：

   1. 本サービスで生じた読取エラー等についての利用者への連絡
   2. お問い合わせへの対応
   3. お問い合わせ対応の品質向上及びお問い合わせ内容等の正確な把握

   提供会社の利用目的：提供会社のプライバシーポリシー参照
   プライバシーポリシー：https://www.datadoghq.com/ja/legal/privacy/

   情報収集モジュール名―３：Amazon CloudWatch
   提供会社：Amazon.com, Inc.
   提供会社に送信する利用者情報：
   

   1. 利用者が本サービスを操作した履歴情報・操作ログ（サーバレスのプログラム実行環境のログ）

   当社が送信する目的：

   1. 本サービスで生じた読取エラー等についての利用者への連絡
   2. お問い合わせへの対応
   3. お問い合わせ対応の品質向上及びお問い合わせ内容等の正確な把握

   提供会社の利用目的：提供会社のプライバシーポリシー参照
   プライバシーポリシー： https://aws.amazon.com/jp/privacy/

6. 6. 本プライバシーポリシーの変更

   当社は、法令の変更等に伴い、本プライバシーポリシーを変更することがあります。
   当社は、本プライバシーポリシーについて変更がある場合には、利用者への通知又は当社ウェブサイトでの公表をいたします。ただし、法令上同意が必要となるような内容の変更の場合は、利用者の同意を得るものといたします。

7. 7. その他情報取扱体制等

   その他、利用者情報の取扱体制及び個人情報の開示請求等につきましては、当社個人情報取扱方針をご確認ください。
   当社個人情報取扱方針：https://www.optim.co.jp/privacy

8. 附則

   本プライバシーポリシーは2026年10月16日に改定いたしました。

以上