OPTiM 文書管理サービスにおけるスキャン代行サービス個別規約

本個別規約は、「OPTiM 文書管理サービス」（以下「本サービス」といいます。）の利用をお申込みいただいた申込者のうち、本サービスのオプションであるスキャン代行サービスをお申込みいただいた申込者（以下「申込者」といいます。）と当社間の本個別サービスの利用に関する法的権利義務について定めるものです。
本個別規約に定めの無い用語については、「OPTiM 文書管理サービス 共通利用規約」（以下「原規約」といいます。）と同一とし、本個別規約と原規約の内容に齟齬が生じた場合、本個別規約が優先するものとします。

  1. 第1条 （定義）

    1. 本個別規約における用語の定義は以下のとおりとします。
      1. 「本個別サービス」とは、本サービスのオプションであるスキャン代行サービスをいいます。
      2. 「対象書類」とは、申込者が本個別サービスの対象として指定する書面をいいます。
      3. 「スキャンデータ」とは、契約書スキャン作業、OCR作業、リネーム作業を実施した結果作成されるデータをいいます。
      4. 「契約書スキャン作業」とは、スキャン代行サービスのうち、対象書類をスキャンしPDFデータの作成を行う作業をいいます。
      5. 「OCR作業」とは、スキャン代行サービスのうち、契約書スキャン作業を実施した対象書類のスキャンデータに関してOCRによる文字埋め込みを行う作業をいいます。
      6. 「リネーム作業」とは、スキャン代行サービスのうち、契約書スキャン作業を実施した対象書類のファイルに関してファイル名のリネームを行う作業をいいます。

  2. 第2条 （本個別サービス）

    1. 当社が提供する本個別サービスは、契約書スキャン作業、OCR作業、リネーム作業のうち申込者が申込書によって指定した作業及びそれに伴う対象書類の返送作業とします。
    2. 当社が提供する本個別サービスには、以下の物品の受取は含まれていません。万が一、該当する物品が受け渡された場合、当社は返送、破棄等の措置を行えるものとし、申込者は返送、破棄等された物品について当社が一切責任を負わないことに同意するものとします。
      1. 現金を含む郵便物等
      2. 生き物
      3. 危険物若しくは危険物と推測されるもの
      4. 特別送達
      5. 本人限定郵便
      6. 対面により受け取らなければならないもの
      7. 法令に違反するものを含む郵便物等、若しくは法令に違反するものを含むと推測されるもの
      8. 法令により受け取りが制限されているもの
      9. その他、郵便局、配送業者の判断により配送ができないと判断されたもの

  3. 第3条（本個別サービス利用契約）

    1. 本個別サービス利用契約の具体的内容、実施件数、実施期間等は、当社と申込者間で事前協議のうえ定めるものとし、申込者からの本個別サービスにおける申込書を当社が承諾した時点をもって、当社と申込者間での本個別サービス利用契約が成立するものとします。

  4. 第4条（納品・報告）

    1. 当社は、本個別サービス実施後、申込者へ対象書類の返却、スキャンデータの納品を行ったうえで、本個別サービスにおいて契約書スキャン作業・OCR作業・リネーム作業を実施した書類（以下「業務実施書類」といいます。）の件数、各作業を実施できなかった書類（以下「業務未実施書類」といいます。）の件数及び各作業を実施できなかった対象書類を書面による報告書（以下「報告書」といいます。）によって通知するものとします。
    2. 申込者は、納品されたスキャンデータの内容及び前項の報告書の内容を確認し、報告書の内容に異議がない場合には、報告書受領後5営業日以内に書面又は電磁的方法によって承諾するものとし、当該承諾をもって本個別サービスは完了といたします。なお、報告書受領後5営業日以内に申込者からの通知がない場合、申込者は報告書の内容に同意したものとします。
    3. 申込者は、業務実施書類及び報告書の内容に異議がある場合は、別途双方協議のうえ、対応するものとします。なお、業務未実施書類については、当社は対応を行わないものとします。

  5. 第5条（利用料）

    1. 申込者は、申込時に定めた利用料を、申込時に定めた内容に従って支払うものとします。なお、お支払いは当社が指定する金融機関への振り込みとし、振込手数料は申込者にご負担いただきます。
    2. 前項の定めにかかわらず、申込時の利用料と申込者が承諾した報告書に記載された利用料が異なる場合、報告書に記載された利用料が優先されるものとします。なお、業務未実施書類については利用料の対象外とします。
    3. 前各項の定めにかかわらず、申込者が当社パートナーへお支払いいただく場合は、当社パートナーの定めるところに従いお支払いいただきます。
    4. 当社が定める支払期日を超えて利用料が支払われない場合、当社は支払期日の翌日から支払いの日の前日までの日数に応じ年14.6％の割合で計算した額を遅延利息として請求する権利を有するものとします。

  6. 第6条（承諾事項）

    1. 申込者は、本個別サービスを利用するにあたり、申込者が送付する郵送物等(対象書類を含むものとし、以下「郵送物等」といいます。)について、当社及び再委託先が開封及び複製することを承諾するものとし、申込者は、当社に対し信書開封罪等の告訴その他関連法令に基づく責任追及を行わないものとします。

  7. 第7条（郵送物等の廃棄）

    1. 申込者は、本個別サービスを利用するにあたり、郵送物等について第2条（本個別サービス）第2項に該当する場合、又は郵送物等を廃棄処分等する必要性が高いと当社が判断することが合理的である場合において、当社が郵送物等を廃棄することについて承諾するものとします。なお、申込者は当社による当該処分に対して異議申し立てや損害賠償等の請求を行わないものとします。

  8. 第8条（非保証）

    1. 当社は、本個別サービスにおける申込者の収益向上、費用削減その他の期待する効用の実現等の特定の目的への適合、期待する価値及び有用性を生じることは保証しません。
    2. 当社は、郵送物等について、問題なく申込者に郵送されること、紛失、破損されないことも含め、いかなる保証も行いません。
    3. 当社は、本個別規約に定めるものの他、本個別サービス及び申込者に納品されたスキャンデータにおける事実上又は法律上の瑕疵(安全性、信頼性、正確性、完全性、有効性、特定の目的への適合性、セキュリティなどに関する欠陥、エラーやバグ、権利侵害などを含みます。)がないことを、明示的であるか黙示的であるかを問わず保証しません。
    4. 当社は、以下の事項により申込者に生じた損害については一切の責任を免れるものとします。
      1. 申込者の誤入力、誤登録その他誤操作
      2. 申込者による本個別規約等に定める事項の違反
      3. 申込者による郵送物等の郵送
      4. 本個別サービスに起因しないトラブル
      5. 当社の責めに帰すべき事由によらず生じた第三者サービスに起因するトラブル
      6. 当社の責めに帰すべき事由によらず生じた申込者のID・パスワード等の漏洩、バックアップ等により復旧できないデータの消失
      7. ネットワークの途絶、感染症の流行、天災、戦争、テロ行為、暴動、サーバー設置国の法令の改廃・制定、公権力による処分・命令、その他の不可抗力により生じた本個別サービスの提供不能
      8. その他当社の責めに帰すべき事由によらず生じた本個別サービスの提供不能

  9. 第9条（終了）

    1. 申込者が本個別サービスの解約を希望する場合は、当社又は当社パートナーへ所定の方法により申し込むものとします。
    2. 当社又は当社パートナーは、解約日をもって解約に必要な処置を実施します。
    3. 申込者が本個別サービス実施期間の開始日の20日前以降に本個別サービスを解約した場合においては、当社は、申込者が既にお支払いいただいた利用料の返金又はお支払いいただく利用料の減額は行わず、又スキャンデータの納品も行われません。
    4. 当社と申込者間の原規約に基づく本サービス利用契約が終了した場合、当社と申込者間の本個別サービスの利用契約も終了するものとします。

  10. 第10条（損害賠償）

    1. 当社は、申込者による本個別サービスの利用に関連して、債務不履行、不法行為その他の請求原因にかかわらず申込者に対する責任を負う場合には、申込者に現実に生じた通常かつ直接の範囲の損害に限り、これを賠償します。なお、特別な事情から生じた損害（損害の発生を予見し、又は、予見し得た場合を含みます。）については、責任を負わないものとします。
    2. 当社が申込者に対し負う損害賠償額は、当社の故意又は重大な過失による場合を除き、申込時に定めた利用料を上限とします。

  11. 第11条（原規約の準用）

    1. 本個別規約には、原規約第8条（お客様による届出）、第10条（本サービスの中断・変更）から第17条（反社会的勢力の排除）、第20条（本サービス提供業務の委託）から第25条（本規約の変更）までを準用します。

以上

制定日 2026年10月1日